Fondsenadministratie: best practices
Aan non-profitfinanciering uit bronnen zoals subsidies, grote giften en schenkingen zijn vaak bepaalde beperkingen verbonden. In sommige gevallen zijn deze beperkingen tijdgebonden – waarbij de fondsen maanden of jaren worden vastgehouden voordat ze kunnen worden gebruikt of, omgekeerd, fondsen die vóór een bepaalde datum moeten worden gebruikt. In andere gevallen kunnen de fondsen worden bestemd voor bepaalde doeleinden, zoals de aankoop van specifieke goederen, benodigdheden of diensten.
Non-profitorganisaties die beperkte middelen ontvangen, passen gewoonlijk een fondsboekhouding toe, wat vereist dat middelen uit verschillende bronnen en middelen die voor specifieke doeleinden zijn bestemd, afzonderlijk worden geboekt.
Hoewel beperkte fondsen misschien een hoofdpijn lijken, vooral voor kleinere non-profitorganisaties, is het geven van inspraak aan donoren over het gebruik van hun financiële giften een manier om het geven van grote giften aan te moedigen. Donoren die inspraak hebben in hoe hun fondsen worden gebruikt, kunnen de directe voordelen van hun giften beter voelen – en zien.
Welke soorten beperkingen zijn toegestaan?
Beperkingen zijn eisen die een donor of schenker stelt aan het gebruik van fondsen. Volgens de wet kan de donor – en alleen de donor – beperkingen opleggen aan het gebruik van fondsen door een non-profitorganisatie. Op zijn beurt is de non-profit wettelijk verplicht zich aan die beperkingen te houden.
Gelden die worden gedoneerd voor specifieke campagnes of doeleinden worden standaard als beperkt beschouwd, of het nu gaat om een kapitaalcampagne of voor een winterjasactie. Als een donor zelfs maar een paar dollar geeft voor een specifiek doel, bent u in wezen een juridisch bindend contract aangegaan dat vereist dat die fondsen worden gebruikt voor het beoogde doel.
Schenkingsfondsen, die vaak een subgroep vormen van fondsen waarvoor beperkingen gelden, zijn schenkingen die bedoeld zijn als beleggingen. De hoofdsom blijft beperkt, maar de non-profit kan de rente en eventuele opbrengsten uit de belegging gebruiken. Soms kunnen de inkomsten zelf beperkt zijn – bijvoorbeeld om studiebeursfondsen of bepaalde programma’s of initiatieven te ondersteunen.
Wat zijn enkele boekhoudkundige best practices voor fondsen waarvoor beperkingen gelden?
Hoewel het niet nodig is om verschillende bankrekeningen aan te houden, moeten beperkte en onbeperkte fondsen gescheiden worden gehouden. Dit is het doel van de fondsadministratie en de reden waarom non-profitorganisaties vaak een rasterachtige balans hebben in plaats van een balans met één kolom.
Elk fonds is in zekere zin zijn eigen bedrijf, met zijn eigen activa en passiva. Als zodanig moet elk fonds zijn eigen grootboek hebben. Als u meerdere beperkte fondsen hebt, hebt u meerdere rekeningen en meerdere grootboeken nodig. Hoe ingewikkeld dit ook lijkt, boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties is meestal ontworpen om met deze afzonderlijke fondsen om te gaan – waardoor boekhoudpraktijken duidelijk, ongecompliceerd en beheersbaar zijn.
Denk aan deze belangrijke punten over beperkte fondsen:
- Besteed aandacht aan timing. Fondsen moeten op de balans worden opgenomen wanneer ze zijn toegezegd, zoals wanneer u een toekenningsbrief of andere toezegging van financiering ontvangt – in plaats van wanneer u het geld zelf ontvangt. Dit is boekhouding op transactiebasis.
- Fondsen waarvoor beperkingen gelden, moeten gescheiden worden gehouden van andere fondsen. Scheid fondsen waarvoor beperkingen gelden en fondsen waarvoor geen beperkingen gelden tijdens het begrotingsproces. Bewaak ook het gebruik van opbrengsten en rente van belegde middelen.
- Weet wanneer aan de beperkingen is voldaan. Wanneer aan tijds- of doelbeperkingen is voldaan (zoals in het geval van tijdelijk beperkte fondsen), kunt u mogelijk resterende fondsen overbrengen naar het onbeperkte grootboek. In andere gevallen moeten ongebruikte middelen worden teruggegeven aan de donor of subsidiegever.
- Interne controles tellen. Interne controles moeten een duidelijke monitoring van activabeperkingen omvatten, evenals de verplaatsing van fondsen als beperkingen veranderen of aflopen.
- Resultaten bijhouden. Aangezien beperkingen vaak op een doel zijn gebaseerd, is het belangrijk om te controleren hoe goed dat doel wordt bereikt. Dit is niet alleen belangrijk voor boekhoudkundige doeleinden, maar kan ook een belangrijk fondsenwervingsinstrument zijn dat u helpt de impact van een bepaalde schenking aan de oorspronkelijke donoren te communiceren, evenals potentiële nieuwe supporters te werven.