Contabilitatea fondurilor: cele mai bune practici
Finanțarea organizațiilor nonprofit din surse precum granturi, donații majore și dotări vine adesea cu anumite restricții. În unele cazuri, aceste restricții sunt bazate pe timp – fondurile fiind reținute timp de luni sau ani înainte de a putea fi utilizate sau, dimpotrivă, fonduri care trebuie utilizate înainte de o anumită dată. În alte cazuri, fondurile pot fi direcționate pentru anumite scopuri, cum ar fi achiziționarea de anumite bunuri, bunuri sau servicii.
Organizațiile fără scop lucrativ care primesc fonduri restricționate practică în mod obișnuit contabilitatea fondurilor, care impune ca fondurile din diferite surse și fondurile dedicate unor scopuri specifice să fie contabilizate separat.
Deși fondurile restricționate ar putea părea o bătaie de cap, în special pentru organizațiile nonprofit mai mici, a permite donatorilor o anumită contribuție la utilizarea donațiilor lor financiare este o modalitate de a stimula donațiile majore. Donatorii care au un cuvânt de spus în ceea ce privește modul în care sunt utilizate fondurile lor pot simți mai bine – și vedea – beneficiile directe ale donațiilor lor.
Ce tipuri de restricții sunt permise?
Restricțiile sunt cerințe pe care un donator sau un finanțator le impune în ceea ce privește utilizarea fondurilor. Prin lege, donatorul – și numai donatorul – poate impune restricții privind utilizarea fondurilor de către o organizație nonprofit. La rândul său, organizația nonprofit are obligația legală de a respecta aceste restricții.
Fondurile donate pentru campanii sau scopuri specifice sunt considerate restricționate în mod implicit, indiferent dacă este vorba de o campanie de capital sau pentru o campanie de colectare a hainelor de iarnă. Dacă un donator donează chiar și câțiva dolari pentru un scop specific, ați încheiat ceea ce este, în esență, un contract obligatoriu din punct de vedere juridic care impune ca acele fonduri să fie utilizate în scopul propus.
Fondurile de dotare, care sunt adesea un subset al fondurilor restricționate, sunt donații destinate ca investiții. Principalul rămâne restricționat, dar organizația nonprofit poate folosi dobânda și orice randament obținut din investiție. Uneori, câștigurile în sine pot fi restricționate – de exemplu, pentru a susține fonduri pentru burse sau anumite programe sau inițiative.
Care sunt unele dintre cele mai bune practici contabile pentru fondurile restricționate?
Deși nu este necesar să se mențină conturi bancare diferite, fondurile restricționate și cele nerestricționate trebuie să fie ținute separat. Acesta este scopul contabilității fondurilor și motivul pentru care organizațiile nonprofit au adesea o situație a poziției financiare în stil grilă, mai degrabă decât un bilanț cu o singură coloană.
Fiecare fond este, într-un fel, propria sa afacere, cu propriile sale active și pasive. Ca atare, fiecare fond ar trebui să aibă propriul registru contabil. Dacă aveți mai multe fonduri restricționate, veți avea nevoie de mai multe conturi și mai multe registre contabile. Oricât de complicat ar părea acest lucru, software-ul de contabilitate creat pentru organizațiile nonprofit este de obicei conceput pentru a gestiona aceste fonduri separate – făcând ca practicile de contabilitate să fie clare, simple și ușor de gestionat.
Luați în considerare aceste puncte cheie despre fondurile restricționate:
- Fiți atenți la momentul potrivit. Fondurile trebuie să fie înregistrate în bilanț atunci când sunt promise, cum ar fi atunci când primiți o scrisoare de atribuire sau o altă promisiune de finanțare – mai degrabă decât atunci când primiți banii în sine. Aceasta este contabilitatea de angajamente.
- Fondurile restricționate trebuie să fie păstrate separat de alte fonduri. Separați fondurile restricționate de cele nerestricționate în timpul procesului de elaborare a bugetului. În mod similar, monitorizați utilizarea randamentelor și a dobânzilor din fondurile investite.
- Știți când sunt îndeplinite restricțiile. Atunci când restricțiile de timp sau de scop sunt îndeplinite (ca în cazul fondurilor restricționate temporar), este posibil să puteți transfera fondurile rămase în registrul nerestricționat. În alte cazuri, fondurile neutilizate trebuie să fie returnate donatorului sau finanțatorului.
- Controalele interne contează. Controalele interne ar trebui să includă o monitorizare clară a restricțiilor activelor, precum și a mișcării fondurilor pe măsură ce restricțiile se modifică sau expiră.
- Urmăriți rezultatele. Având în vedere că restricțiile sunt adesea bazate pe scop, este important să se monitorizeze cât de bine este îndeplinit acel scop. Acest lucru este important nu numai în scopuri contabile, ci poate fi un instrument important de strângere de fonduri care vă ajută să comunicați impactul unui anumit cadou donator inițial, precum și să recrutați potențiali noi susținători.