Fondsregnskab: bedste praksis
Almennyttige midler fra kilder som tilskud, større gaver og fonde er ofte forbundet med visse begrænsninger. I nogle tilfælde er disse begrænsninger tidsbaserede – med midler, der skal opbevares i måneder eller år, før de kan anvendes, eller omvendt midler, der skal anvendes inden en bestemt dato. I andre tilfælde kan midlerne være rettet mod bestemte formål, f.eks. køb af bestemte varer, leverancer eller tjenesteydelser.
Almennyttige organisationer, der modtager begrænsede midler, anvender typisk fondsregnskab, hvilket kræver, at midler fra forskellige kilder og midler, der er afsat til specifikke formål, bogføres separat.
Selv om begrænsede midler kan virke som en hovedpine, især for mindre nonprofitorganisationer, er det en måde at give donorerne indflydelse på brugen af deres finansielle gaver på at tilskynde til at give større gaver. Donorer, der har indflydelse på, hvordan deres midler anvendes, kan bedre føle – og se – de direkte fordele ved deres gaver.
Hvilke typer begrænsninger er tilladt?
Restriktioner er krav, som en donor eller tilskudsgiver stiller til anvendelsen af midlerne. I henhold til loven kan donoren – og kun donoren – pålægge restriktioner for en almennyttig forenings anvendelse af midler. Til gengæld er den almennyttige organisation lovmæssigt forpligtet til at overholde disse begrænsninger.
Midler, der doneres til specifikke kampagner eller formål, betragtes som standard som begrænsede midler, uanset om der er tale om en kapitalkampagne eller til en vinterjakkekampagne. Hvis en donor giver bare et par dollars til et specifikt formål, har du indgået en juridisk bindende kontrakt, der kræver, at disse midler skal anvendes til det tilsigtede formål.
Legatfonde, som ofte er en delmængde af båndlagte fonde, er gaver, der er beregnet som investeringer. Hovedstolen forbliver begrænset, men den almennyttige organisation kan bruge renterne og eventuelle afkast fra investeringen. Nogle gange kan selve afkastet være begrænset – f.eks. til at støtte stipendiefonde eller bestemte programmer eller initiativer.
Hvad er nogle af de bedste regnskabspraksis for begrænsede midler?
Selv om det ikke er nødvendigt at have forskellige bankkonti, skal begrænsede og ikke-begrænsede midler holdes adskilt. Dette er formålet med fondsregnskab, og derfor har nonprofitorganisationer ofte en opgørelse af finansiel stilling i form af et gitter i stedet for en balance med kun én kolonne.
Hver fond er på en måde sin egen virksomhed med sine egne aktiver og passiver. Som sådan bør hver fond have sin egen hovedbog. Hvis du har flere begrænsede fonde, har du brug for flere konti og flere hovedbøger. Hvor kompliceret dette end kan virke, er regnskabssoftware til nonprofitorganisationer typisk designet til at håndtere disse separate fonde – hvilket gør bogføringspraksis klar, ligetil og overskuelig.
Overvej disse vigtige punkter om begrænsede fonde:
- Vær opmærksom på timingen. Midler skal registreres på balancen, når de er lovet, f.eks. når du modtager et tildelingsbrev eller et andet løfte om finansiering – og ikke når du modtager selve pengene. Dette er periodiseret regnskab.
- Restriktive midler skal holdes adskilt fra andre midler. Adskil de bundne og ubundne midler i forbindelse med budgetteringsprocessen. Tilsvarende skal du overvåge anvendelsen af afkast og renter fra investerede midler.
- Vid, hvornår restriktionerne er opfyldt. Når tidsbegrænsninger eller formålsbegrænsninger er opfyldt (som i tilfælde af midlertidigt begrænsede midler), kan du muligvis overføre de resterende midler til den ubegrænsede hovedbog. I andre tilfælde skal ubrugte midler returneres til donoren eller tilskudsyderen.
- Interne kontroller tæller. Interne kontroller bør omfatte en klar overvågning af aktivrestriktioner samt flytning af midler, når restriktioner ændres eller udløber.
- Opfølgning af resultater. Da begrænsninger ofte er formålsbaserede, er det vigtigt at overvåge, hvor godt formålet er opfyldt. Dette er ikke kun vigtigt af regnskabsmæssige årsager, men kan også være et vigtigt værktøj til fundraising, som hjælper dig med at kommunikere virkningen af en bestemt gave til de oprindelige donorer og med at rekruttere potentielle nye støtter.