Contabilidad de los fondos: mejores prácticas
La financiación de las organizaciones no lucrativas procedente de fuentes como las subvenciones, las grandes donaciones y las dotaciones suele venir acompañada de ciertas restricciones. En algunos casos, estas restricciones se basan en el tiempo – con los fondos retenidos durante meses o años antes de que puedan ser utilizados o, por el contrario, fondos que deben ser utilizados antes de una fecha determinada. En otros casos, los fondos pueden destinarse a fines concretos, como la compra de bienes, suministros o servicios específicos.
Las organizaciones sin ánimo de lucro que reciben fondos restringidos suelen practicar la contabilidad de fondos, que requiere que los fondos de diferentes fuentes y los fondos dedicados a fines específicos se contabilicen por separado.
Aunque los fondos restringidos pueden parecer un quebradero de cabeza, especialmente para las organizaciones sin ánimo de lucro más pequeñas, permitir a los donantes participar en el uso de sus donaciones financieras es una forma de incentivar las donaciones importantes. Los donantes que tienen voz y voto en el uso de sus fondos pueden sentir -y ver- mejor los beneficios directos de sus donaciones.
¿Qué tipos de restricciones se permiten?
Las restricciones son requisitos que un donante o concedente impone al uso de los fondos. Por ley, el donante -y sólo el donante- puede imponer restricciones al uso de los fondos de una organización no lucrativa. A su vez, la organización no lucrativa está legalmente obligada a cumplir con esas restricciones.
Los fondos donados para campañas o propósitos específicos se consideran restringidos por defecto, ya sea una campaña de capital o para una colecta de abrigos de invierno. Si un donante da incluso unos pocos dólares para un propósito específico, usted ha entrado en lo que es esencialmente un contrato legalmente vinculante que requiere que esos fondos se utilicen para el propósito previsto.
Los fondos de dotación, que suelen ser un subconjunto de los fondos restringidos, son donaciones destinadas a la inversión. El principal permanece restringido, pero la organización no lucrativa puede utilizar los intereses y cualquier rendimiento obtenido por la inversión. A veces, los propios beneficios pueden estar restringidos, por ejemplo, para apoyar fondos de becas o programas o iniciativas particulares.
¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas contables para los fondos restringidos?
Aunque no es necesario mantener diferentes cuentas bancarias, los fondos restringidos y no restringidos deben mantenerse separados. Este es el propósito de la contabilidad de fondos, y la razón por la que las organizaciones sin fines de lucro a menudo tienen un estado de situación financiera de estilo cuadriculado en lugar de un balance de una sola columna.
Cada fondo es, en cierto modo, su propio negocio, con sus propios activos y pasivos. Como tal, cada fondo debe tener su propio libro de contabilidad. Si tiene varios fondos restringidos, necesitará varias cuentas y varios libros de contabilidad. Por muy complicado que parezca, el software de contabilidad creado para las organizaciones sin ánimo de lucro suele estar diseñado para manejar estos fondos separados, lo que hace que las prácticas de contabilidad sean claras, sencillas y manejables.
Considere estos puntos clave sobre los fondos restringidos:
- Preste atención a los plazos. Los fondos deben registrarse en el balance cuando se prometen, por ejemplo, cuando se recibe una carta de concesión u otra promesa de financiación, y no cuando se recibe el dinero en sí. Se trata de una contabilidad de devengo.
- Los fondos restringidos deben mantenerse separados de otros fondos. Separe los fondos restringidos de los no restringidos durante el proceso de elaboración del presupuesto. Del mismo modo, controle el uso de los rendimientos e intereses de los fondos invertidos.
- Saber cuándo se cumplen las restricciones. Cuando se cumplen las restricciones de tiempo o de propósito (como en el caso de los fondos restringidos temporalmente), es posible que pueda transferir los fondos restantes al libro sin restricciones. En otros casos, los fondos no utilizados deben devolverse al donante o concedente.
- Los controles internos cuentan. Los controles internos deben incluir una clara supervisión de las restricciones de los activos, así como el movimiento de los fondos a medida que las restricciones cambian o expiran.
- Haga un seguimiento de los resultados. Dado que las restricciones a menudo se basan en el propósito, es importante monitorear qué tan bien se cumple ese propósito. Esto es importante no sólo para fines contables, sino que puede ser una importante herramienta de recaudación de fondos que le ayuda a comunicar el impacto de una donación particular a los donantes originales, así como a reclutar nuevos partidarios potenciales.