Contabilidade de fundos: melhores práticas
O financiamento sem fins lucrativos de fontes como subsídios, doações importantes e doações, muitas vezes vem com certas restrições. Em alguns casos, estas restrições são baseadas no tempo – com os fundos detidos durante meses ou anos antes de poderem ser utilizados ou, inversamente, fundos que devem ser utilizados antes de uma determinada data. Em outros casos, os fundos podem ser dirigidos para fins particulares, como a compra de bens, suprimentos ou serviços específicos.
Os fundos sem fins lucrativos que recebem fundos restritos normalmente praticam a contabilidade de fundos, o que requer que fundos de diferentes fontes e fundos dedicados a fins específicos sejam contabilizados separadamente.
Embora os fundos restritos possam parecer uma dor de cabeça, especialmente para as pequenas entidades sem fins lucrativos, permitir aos doadores algum contributo no uso das suas doações financeiras é uma forma de incentivar a maior doação de presentes. Os doadores que têm uma palavra a dizer sobre como os seus fundos são utilizados podem sentir melhor – e ver – os benefícios directos das suas doações.
Que tipos de restrições são permitidas?
As restrições são requisitos que um doador ou concedente impõe ao uso dos fundos. Por lei, o doador – e apenas o doador – pode impor restrições ao uso dos fundos por uma entidade sem fins lucrativos. Por sua vez, a entidade sem fins lucrativos é legalmente obrigada a respeitar essas restrições.
Fundos doados para campanhas ou fins específicos são considerados restritos por padrão, seja para uma campanha de capital ou para um passeio de casaco de inverno. Se um doador der mesmo alguns dólares para um propósito específico, você assinou o que é essencialmente um contrato legalmente vinculativo que exige que esses fundos sejam usados para o propósito pretendido.
Fundos de doação, que muitas vezes são um subconjunto de fundos restritos, são doações destinadas como investimentos. O capital permanece restrito, mas as entidades sem fins lucrativos podem usar os juros e quaisquer retornos obtidos pelo investimento. Às vezes os próprios ganhos podem ser restritos – por exemplo, para apoiar fundos de bolsas de estudo ou programas ou iniciativas particulares.
Quais são algumas das melhores práticas contábeis para fundos restritos?
Embora não seja necessário manter contas bancárias diferentes, fundos restritos e irrestritos devem ser mantidos separados. Este é o propósito da contabilidade de fundos, e porque as organizações sem fins lucrativos muitas vezes têm uma demonstração da posição financeira em forma de grelha em vez de um balanço de uma única coluna.
Cada fundo é, de certa forma, o seu próprio negócio, com os seus próprios activos e passivos. Como tal, cada fundo deve ter o seu próprio livro razão. Se você tiver vários fundos restritos, você precisará de várias contas e vários ledgers. Por mais complicado que isto possa parecer, o software de contabilidade criado para organizações sem fins lucrativos é normalmente concebido para lidar com estes fundos separados – tornando as práticas de contabilidade claras, simples e manejáveis.
Considere estes pontos-chave sobre fundos restritos:
- Preste atenção ao timing. Os fundos devem ser registrados no balanço quando são prometidos, como quando você recebe uma carta de premiação ou outra promessa de financiamento – ao invés de quando você recebe o dinheiro em si. Isto é contabilidade de exercício.
- Os fundos restritos devem ser mantidos separados de outros fundos. Separe os fundos restritos e irrestritos durante o processo de orçamentação. Da mesma forma, monitorar o uso de retornos e juros dos fundos investidos.
- Saber quando as restrições são cumpridas. Quando as restrições de tempo ou objetivo forem cumpridas (como no caso de fundos temporariamente restritos), você pode ser capaz de transferir fundos restantes para o ledger irrestrito. Em outros casos, os fundos não utilizados devem ser devolvidos ao doador ou ao doador.
- Contagem de controles internos. Os controles internos devem incluir uma monitorização clara das restrições do ativo, bem como a movimentação de fundos à medida que as restrições mudam ou expiram.
- Rastrear resultados. Uma vez que as restrições são frequentemente baseadas em propósitos, é importante monitorar o quão bem esse propósito é alcançado. Isto é importante não só para fins contábeis, mas pode ser uma ferramenta importante de levantamento de fundos que ajuda a comunicar o impacto de uma determinada doação aos doadores originais, assim como recrutar novos apoiadores potenciais.