Contabilità dei fondi: le migliori pratiche
I finanziamenti non profit provenienti da fonti come sovvenzioni, doni importanti e dotazioni spesso sono accompagnati da alcune restrizioni. In alcuni casi, queste restrizioni sono basate sul tempo – con i fondi tenuti per mesi o anni prima di poter essere utilizzati o, al contrario, fondi che devono essere utilizzati prima di una certa data. In altri casi, i fondi possono essere diretti a scopi particolari, come l’acquisto di beni specifici, forniture o servizi.
Le organizzazioni non profit che ricevono fondi vincolati praticano tipicamente la contabilità dei fondi, che richiede che i fondi provenienti da fonti diverse e i fondi dedicati a scopi specifici siano contabilizzati separatamente.
Anche se i fondi vincolati possono sembrare un mal di testa, specialmente per le piccole organizzazioni non profit, permettere ai donatori di avere qualche idea sull’uso dei loro doni finanziari è un modo per incentivare le grandi donazioni. I donatori che hanno voce in capitolo su come vengono utilizzati i loro fondi possono sentire meglio – e vedere – i benefici diretti dei loro doni.
Quali tipi di restrizioni sono permesse?
Le restrizioni sono requisiti che un donatore o sovventore impone sull’uso dei fondi. Per legge, il donatore – e solo il donatore – può imporre restrizioni all’uso dei fondi da parte del nonprofit. A sua volta, il non profit è legalmente obbligato a rispettare tali restrizioni.
I fondi donati per specifiche campagne o scopi sono considerati limitati per impostazione predefinita, sia che si tratti di una campagna di capitale o di una raccolta di cappotti invernali. Se un donatore dona anche pochi dollari per uno scopo specifico, avete stipulato quello che è essenzialmente un contratto legalmente vincolante che richiede che quei fondi siano utilizzati per lo scopo previsto.
I fondi di dotazione, che sono spesso un sottoinsieme dei fondi vincolati, sono doni intesi come investimenti. Il capitale rimane vincolato, ma l’organizzazione no-profit può utilizzare gli interessi e qualsiasi rendimento guadagnato dall’investimento. A volte i guadagni stessi possono essere limitati – per esempio, per sostenere fondi per borse di studio o particolari programmi o iniziative.
Quali sono le migliori pratiche contabili per i fondi vincolati?
Anche se non è necessario tenere diversi conti bancari, i fondi vincolati e non vincolati devono essere tenuti separati. Questo è lo scopo della contabilità dei fondi e il motivo per cui le organizzazioni non profit spesso hanno una dichiarazione della posizione finanziaria a griglia piuttosto che un bilancio a colonna singola.
Ogni fondo è, in un certo senso, la propria attività, con le proprie attività e passività. Come tale, ogni fondo dovrebbe avere il proprio libro mastro. Se avete più fondi vincolati, avrete bisogno di più conti e più registri. Per quanto complicato possa sembrare, il software di contabilità creato per le organizzazioni non profit è in genere progettato per gestire questi fondi separati – rendendo le pratiche contabili chiare, semplici e gestibili.
Considerate questi punti chiave sui fondi vincolati:
- Fate attenzione ai tempi. I fondi devono essere registrati nel bilancio quando vengono promessi, come quando si riceve una lettera di premio o un’altra promessa di finanziamento – piuttosto che quando si riceve il denaro stesso. Questa è la contabilità per competenza.
- I fondi vincolati devono essere tenuti separati dagli altri fondi. Separate i fondi vincolati da quelli non vincolati durante il processo di budgeting. Allo stesso modo, controllate l’uso dei rendimenti e degli interessi dei fondi investiti.
- Sapere quando le restrizioni sono soddisfatte. Quando le restrizioni di tempo o di scopo sono soddisfatte (come nel caso dei fondi temporaneamente limitati), si può essere in grado di trasferire i fondi rimanenti al registro non vincolato. In altri casi, i fondi inutilizzati devono essere restituiti al donatore o al sovventore.
- I controlli interni contano. I controlli interni dovrebbero includere un chiaro monitoraggio delle restrizioni delle attività così come il movimento dei fondi quando le restrizioni cambiano o scadono.
- Tracciare i risultati. Poiché le restrizioni sono spesso basate su uno scopo, è importante monitorare quanto bene tale scopo sia stato raggiunto. Questo è importante non solo per scopi contabili, ma può essere un importante strumento di raccolta fondi che vi aiuta a comunicare l’impatto di una particolare donazione ai donatori originali e a reclutare nuovi potenziali sostenitori.