Rahaston kirjanpito: parhaat käytännöt
Voittoa tavoittelemattomille yhteisöille myönnettävään rahoitukseen, kuten avustuksiin, suuriin lahjoituksiin ja lahjoituksiin, liittyy usein tiettyjä rajoituksia. Joissakin tapauksissa nämä rajoitukset ovat aikaperusteisia – varoja säilytetään kuukausia tai vuosia, ennen kuin niitä voidaan käyttää, tai päinvastoin varoja, jotka on käytettävä ennen tiettyä päivämäärää. Toisissa tapauksissa varat voidaan ohjata tiettyihin tarkoituksiin, kuten tiettyjen tavaroiden, tarvikkeiden tai palvelujen ostamiseen.
Yleishyödylliset yhteisöt, jotka saavat rajoitettuja varoja, noudattavat yleensä rahastokirjanpitoa, joka edellyttää, että eri lähteistä peräisin olevat varat ja tiettyihin tarkoituksiin tarkoitetut varat kirjataan erikseen.
Vaikka rajoitetut varat saattavat tuntua päänvaivalta etenkin pienemmille voittoa tavoittelemattomille yhteisöille, lahjoittajien vaikutusmahdollisuuksien antaminen rahalahjojensa käyttöön on yksi tapa kannustaa suurlahjojen antamiseen. Lahjoittajat, jotka voivat vaikuttaa siihen, miten heidän varojaan käytetään, voivat paremmin tuntea – ja nähdä – lahjoitustensa välittömän hyödyn.
Millaiset rajoitukset ovat sallittuja?
Rajoitukset ovat vaatimuksia, joita lahjoittaja tai avustuksen antaja asettaa varojen käytölle. Lain mukaan lahjoittaja – ja vain lahjoittaja – voi asettaa rajoituksia voittoa tavoittelemattoman yhteisön varojen käytölle. Voittoa tavoittelematon yhteisö on puolestaan lain mukaan velvollinen noudattamaan näitä rajoituksia.
Tiettyihin kampanjoihin tai tarkoituksiin lahjoitetut varat katsotaan lähtökohtaisesti rajoitetuiksi, olipa kyseessä sitten pääomakampanja tai talvitakkikampanja. Jos lahjoittaja antaa edes muutaman dollarin tiettyä tarkoitusta varten, olet tehnyt käytännössä oikeudellisesti sitovan sopimuksen, joka edellyttää, että varat käytetään aiottuun tarkoitukseen.
Lahjoitusrahastot, jotka ovat usein rajoitettujen rahastojen alaryhmä, ovat sijoituksiksi tarkoitettuja lahjoituksia. Pääoma pysyy rajoitettuna, mutta voittoa tavoittelematon yhteisö voi käyttää korkoa ja sijoituksen tuottoa. Joskus itse tuotot voidaan rajoittaa – esimerkiksi stipendirahastojen tai tiettyjen ohjelmien tai aloitteiden tukemiseen.
Mitkä ovat parhaita kirjanpitokäytäntöjä rajoitettujen varojen osalta?
Vaikka ei ole välttämätöntä pitää eri pankkitilejä, rajoitetut ja rajoittamattomat varat on pidettävä erillään. Tämä on rahastojen kirjanpidon tarkoitus, ja siksi voittoa tavoittelemattomilla yhteisöillä on usein ruudukkomuotoinen tase yhden sarakkeen taseen sijaan.
Kukin rahasto on tavallaan oma liiketoimintansa, jolla on omat varansa ja velkansa. Näin ollen jokaisella rahastolla tulisi olla oma pääkirjansa. Jos sinulla on useita rajoitettuja rahastoja, tarvitset useita tilejä ja useita pääkirjoja. Niin monimutkaiselta kuin tämä tuntuukin, voittoa tavoittelemattomille järjestöille luodut kirjanpito-ohjelmistot on yleensä suunniteltu käsittelemään näitä erillisiä rahastoja, mikä tekee kirjanpitokäytännöistä selkeitä, suoraviivaisia ja hallittavia.
Ota huomioon nämä keskeiset seikat rajoitetuista rahastoista:
- Kiinnitä huomiota ajoitukseen. Varat on kirjattava taseeseen silloin, kun ne on luvattu, esimerkiksi kun saat palkintokirjeen tai muun rahoitussitoumuksen – eikä silloin, kun saat itse rahat. Tämä on suoriteperusteista kirjanpitoa.
- Rajoitetut varat on pidettävä erillään muista varoista. Erottele rajoitetut ja vapaat varat toisistaan budjetointiprosessin aikana. Seuraa vastaavasti sijoitettujen varojen tuottojen ja korkojen käyttöä.
- Tiedä, milloin rajoitukset täyttyvät. Kun aikarajoitukset tai käyttötarkoitusrajoitukset täyttyvät (kuten tilapäisesti rajoitettujen varojen tapauksessa), voit ehkä siirtää jäljellä olevat varat rajoittamattomaan tilikirjaan. Muissa tapauksissa käyttämättömät varat on palautettava lahjoittajalle tai avustuksen antajalle.
- Sisäinen valvonta lasketaan. Sisäiseen valvontaan tulisi kuulua varojen rajoitusten selkeä seuranta sekä varojen siirtäminen rajoitusten muuttuessa tai päättyessä.
- Seuraa tuloksia. Koska rajoitukset perustuvat usein tarkoitukseen, on tärkeää seurata, miten hyvin tämä tarkoitus on saavutettu. Tämä ei ole tärkeää vain kirjanpidon kannalta, vaan se voi olla tärkeä varainhankinnan väline, joka auttaa sinua viestimään tietyn lahjoituksen vaikutuksesta alkuperäisille lahjoittajille sekä rekrytoimaan mahdollisia uusia tukijoita.