Księgowość funduszy: najlepsze praktyki
Finansowanie non-profit ze źródeł takich jak dotacje, główne darowizny i fundusze wieczyste często wiąże się z pewnymi ograniczeniami. W niektórych przypadkach ograniczenia te mają charakter czasowy – środki są przechowywane przez miesiące lub lata, zanim mogą zostać wykorzystane, lub odwrotnie – środki muszą zostać wykorzystane przed upływem określonego terminu. W innych przypadkach, fundusze mogą być przeznaczone na konkretne cele, takie jak zakup konkretnych towarów, dostaw lub usług.
Organizacje non-profit, które otrzymują fundusze zastrzeżone, zazwyczaj stosują rachunkowość funduszową, która wymaga, aby fundusze z różnych źródeł i fundusze przeznaczone na określone cele były rozliczane oddzielnie.
Jakie rodzaje ograniczeń są dozwolone?
Ograniczenia to wymagania, które darczyńca lub grantodawca nakłada na wykorzystanie funduszy. Zgodnie z prawem, darczyńca – i tylko darczyńca – może nakładać ograniczenia na wykorzystanie funduszy przez organizację non-profit. Z kolei organizacja non-profit jest prawnie zobowiązana do przestrzegania tych ograniczeń.
Fundusze przekazane na konkretne kampanie lub cele są uważane za ograniczone domyślnie, czy jest to kampania kapitałowa lub dla zimowego dysku płaszcza. Jeśli darczyńca przekaże nawet kilka dolarów na konkretny cel, zawarłeś zasadniczo prawnie wiążący kontrakt, który wymaga, aby te fundusze zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.
Fundusze wieczyste, które są często podzbiorem funduszy zastrzeżonych, są darowiznami przeznaczonymi na inwestycje. Kapitał pozostaje zastrzeżony, ale organizacja non-profit może wykorzystać odsetki i wszelkie zyski uzyskane z inwestycji. Czasami same zyski mogą być ograniczone – na przykład do wspierania funduszy stypendialnych lub konkretnych programów lub inicjatyw.
Jakie są niektóre najlepsze praktyki księgowe dla funduszy zastrzeżonych?
Chociaż nie jest konieczne prowadzenie różnych rachunków bankowych, fundusze o ograniczonej i nieograniczonej możliwości dysponowania muszą być przechowywane oddzielnie. Taki jest cel rachunkowości funduszy i dlatego organizacje non-profit często mają sprawozdanie z sytuacji finansowej w formie siatki, a nie jednokolumnowego bilansu.
Każdy fundusz jest, w pewnym sensie, jego własny biznes, z własnych aktywów i pasywów. W związku z tym każdy fundusz powinien mieć swoją własną księgę. Jeśli masz wiele ograniczonych funduszy, będziesz potrzebował wielu kont i wielu ksiąg. Tak skomplikowane, jak może się to wydawać, oprogramowanie księgowe stworzone dla organizacji non-profit jest zazwyczaj zaprojektowane do obsługi tych oddzielnych funduszy – dzięki czemu praktyki księgowe są jasne, proste i łatwe do opanowania.
Rozważ te kluczowe punkty dotyczące funduszy zastrzeżonych:
- Zwróć uwagę na czas. Środki finansowe muszą zostać ujęte w bilansie w momencie ich przyrzeczenia, np. w momencie otrzymania listu z nagrodą lub innej obietnicy finansowania, a nie w momencie otrzymania samych pieniędzy. Jest to rachunkowość memoriałowa.
- Fundusze o ograniczonej możliwości dysponowania muszą być oddzielone od innych funduszy. Podczas procesu budżetowania należy rozdzielić fundusze o ograniczonym i nieograniczonym dostępie. Podobnie należy monitorować wykorzystanie zwrotów i odsetek z zainwestowanych środków.
- Wiedzieć, kiedy ograniczenia są spełnione. Kiedy ograniczenia czasowe lub celowe są spełnione (jak w przypadku funduszy czasowo ograniczonych), możesz być w stanie przenieść pozostałe fundusze do księgi bez ograniczeń. W innych przypadkach niewykorzystane środki muszą zostać zwrócone darczyńcy lub grantodawcy.
- Liczą się kontrole wewnętrzne. Kontrole wewnętrzne powinny obejmować wyraźne monitorowanie ograniczeń majątkowych, a także przemieszczanie środków w miarę zmiany lub wygaśnięcia ograniczeń.
- Śledzenie wyników. Ponieważ ograniczenia są często oparte na celu, ważne jest, aby monitorować, jak dobrze ten cel jest realizowany. Jest to ważne nie tylko ze względów księgowych, ale może być również ważnym narzędziem fundraisingowym, które pomaga informować o wpływie danego daru pierwotnych darczyńców, jak również pozyskiwać potencjalnych nowych zwolenników.