Az alap elszámolása: bevált gyakorlatok
Az olyan forrásokból származó nonprofit finanszírozás, mint a támogatások, a nagy adományok és az alapítványok gyakran bizonyos korlátozásokkal járnak. Egyes esetekben ezek a korlátozások időalapúak – a pénzeszközöket hónapokig vagy évekig tartják, mielőtt felhasználhatók lennének, vagy fordítva, a pénzeszközöket egy bizonyos időpont előtt fel kell használni. Más esetekben a pénzeszközök meghatározott célokra irányulhatnak, például meghatározott áruk, felszerelések vagy szolgáltatások vásárlására.
Azok a nonprofit szervezetek, amelyek korlátozott pénzeszközökben részesülnek, jellemzően az alapok könyvelését gyakorolják, amely megköveteli, hogy a különböző forrásokból származó pénzeszközöket és a meghatározott célokra szánt pénzeszközöket elkülönítetten számolják el.
Bár a korlátozott alapok fejfájásnak tűnhetnek, különösen a kisebb nonprofit szervezetek számára, az adományozóknak némi beleszólást engedve pénzügyi adományaik felhasználásába, ez az egyik módja a nagyobb adományozás ösztönzésének. Azok az adományozók, akiknek beleszólásuk van abba, hogyan használják fel pénzeszközeiket, jobban érezhetik – és láthatják – adományaik közvetlen hasznát.
Milyen típusú korlátozások megengedettek?
A korlátozások olyan követelmények, amelyeket az adományozó vagy a támogató támaszt a pénzeszközök felhasználásával szemben. A törvény értelmében az adományozó – és csakis az adományozó – szabhat korlátozásokat a nonprofit szervezet pénzeszközök felhasználására. A nonprofit szervezetnek viszont jogilag kötelessége betartani ezeket a korlátozásokat.
A meghatározott kampányokra vagy célokra adományozott pénzeszközök alapértelmezés szerint korlátozottnak minősülnek, legyen szó tőkekampányról vagy téli kabátgyűjtésről. Ha egy adományozó akár csak néhány dollárt is ad egy adott célra, akkor lényegében egy jogilag kötelező érvényű szerződést kötött, amely előírja, hogy ezeket a pénzeszközöket a tervezett célra kell felhasználni.
Az alapítványi alapok, amelyek gyakran a korlátozott alapok egy alcsoportját képezik, befektetésre szánt adományok. A tőke korlátozott marad, de a nonprofit szervezet felhasználhatja a kamatokat és a befektetésből származó hozamokat. Néha maguk a hozamok is korlátozottak lehetnek – például ösztöndíjalapok vagy bizonyos programok vagy kezdeményezések támogatására.
Melyek a korlátozott alapokra vonatkozó legjobb számviteli gyakorlatok?
Bár nem szükséges különböző bankszámlákat vezetni, a korlátozott és nem korlátozott pénzeszközöket külön kell tartani. Ez a célja az alapok könyvelésének, és ezért van az, hogy a nonprofit szervezetek gyakran egy egyoszlopos mérleg helyett rácsos pénzügyi helyzetkimutatást készítenek.
Minden alap bizonyos értelemben saját vállalkozás, saját eszközökkel és kötelezettségekkel. Mint ilyen, minden alapnak saját főkönyvvel kell rendelkeznie. Ha több korlátozott alapod van, akkor több számlára és több főkönyvre lesz szükséged. Bármilyen bonyolultnak is tűnik ez, a nonprofit szervezetek számára létrehozott könyvelési szoftvereket általában úgy tervezték, hogy kezelni tudják ezeket a különálló alapokat – így a könyvelési gyakorlat világos, egyszerű és kezelhető lesz.
Vegyük figyelembe a következő kulcsfontosságú pontokat a korlátozott alapokkal kapcsolatban:
- Fordítson figyelmet az időzítésre. A pénzeszközöket akkor kell a mérlegben rögzíteni, amikor ígéretet kapnak, például amikor megkapja a díjról szóló levelet vagy más támogatási ígéretet – és nem akkor, amikor megkapja magát a pénzt. Ez az eredményszemléletű könyvelés.
- A korlátozott pénzeszközöket elkülönítve kell tartani a többi pénzeszköztől. A költségvetés készítése során különítse el a korlátozott és a nem korlátozott pénzeszközöket. Hasonlóképpen ellenőrizze a befektetett pénzeszközök hozamainak és kamatainak felhasználását.
- Tudja, hogy mikor teljesülnek a korlátozások. Ha az időbeli vagy célhoz kötött korlátozások teljesülnek (mint az átmenetileg korlátozott pénzeszközök esetében), előfordulhat, hogy a fennmaradó pénzeszközöket átvezetheti a korlátlan főkönyvbe. Más esetekben a fel nem használt pénzeszközöket vissza kell juttatni az adományozónak vagy a támogatónak.
- A belső ellenőrzések számítanak. A belső ellenőrzéseknek tartalmazniuk kell az eszközkorlátozások egyértelmű nyomon követését, valamint a pénzeszközök mozgását a korlátozások változása vagy lejárta esetén.
- Az eredmények nyomon követése. Mivel a korlátozások gyakran célhoz kötöttek, fontos nyomon követni, hogy a célt mennyire sikerült elérni. Ez nemcsak számviteli szempontból fontos, hanem fontos adománygyűjtési eszköz is lehet, amely segít kommunikálni egy adott adomány hatását az eredeti adományozók felé, valamint potenciális új támogatókat toborozni.