Comptabilité des fonds : meilleures pratiques
Le financement des OSBL provenant de sources telles que les subventions, les dons majeurs et les dotations est souvent assorti de certaines restrictions. Dans certains cas, ces restrictions sont liées au temps – les fonds étant conservés pendant des mois ou des années avant de pouvoir être utilisés ou, à l’inverse, les fonds devant être utilisés avant une certaine date. Dans d’autres cas, les fonds peuvent être affectés à des fins particulières, comme l’achat de biens, de fournitures ou de services spécifiques.
Les OSBL qui reçoivent des fonds affectés pratiquent généralement la comptabilité par fonds, qui exige que les fonds provenant de différentes sources et les fonds dédiés à des fins particulières soient comptabilisés séparément.
Si les fonds affectés peuvent sembler être un casse-tête, surtout pour les petits organismes sans but lucratif, permettre aux donateurs d’avoir leur mot à dire sur l’utilisation de leurs dons financiers est une façon d’encourager les dons importants. Les donateurs qui ont leur mot à dire sur la façon dont leurs fonds sont utilisés peuvent mieux ressentir – et voir – les avantages directs de leurs dons.
Quels types de restrictions sont autorisés ?
Les restrictions sont des exigences qu’un donateur ou un subventionneur impose à l’utilisation des fonds. Selon la loi, le donateur – et lui seul – peut imposer des restrictions sur l’utilisation des fonds par un OSBL. À son tour, l’OSBL est légalement tenu de se conformer à ces restrictions.
Les fonds donnés pour des campagnes ou des objectifs spécifiques sont considérés comme restreints par défaut, qu’il s’agisse d’une campagne d’investissement ou d’une collecte de manteaux d’hiver. Si un donateur donne même quelques dollars dans un but précis, vous avez conclu ce qui est essentiellement un contrat juridiquement contraignant qui exige que ces fonds soient utilisés dans le but prévu.
Les fonds de dotation, qui sont souvent un sous-ensemble des fonds affectés, sont des dons destinés à être investis. Le principal reste affecté, mais l’OSBL peut utiliser les intérêts et tout rendement obtenu par l’investissement. Parfois, les revenus eux-mêmes peuvent être affectés – par exemple, pour soutenir des fonds de bourses d’études ou des programmes ou initiatives particuliers.
Quelles sont les meilleures pratiques comptables pour les fonds affectés ?
Bien qu’il ne soit pas nécessaire de tenir des comptes bancaires différents, les fonds affectés et non affectés doivent être séparés. C’est le but de la comptabilité par fonds, et la raison pour laquelle les organismes sans but lucratif ont souvent un état de la situation financière de type grille plutôt qu’un bilan à une seule colonne.
Chaque fonds est, en quelque sorte, sa propre entreprise, avec ses propres actifs et passifs. En tant que tel, chaque fonds devrait avoir son propre grand livre. Si vous avez plusieurs fonds affectés, vous aurez besoin de plusieurs comptes et de plusieurs grands livres. Aussi compliqué que cela puisse paraître, les logiciels de comptabilité créés pour les organismes à but non lucratif sont généralement conçus pour gérer ces fonds distincts – ce qui rend les pratiques comptables claires, simples et gérables.
Considérez ces points clés sur les fonds affectés :
- Faites attention au calendrier. Les fonds doivent être inscrits au bilan lorsqu’ils sont promis, par exemple lorsque vous recevez une lettre de récompense ou une autre promesse de financement – plutôt que lorsque vous recevez l’argent lui-même. C’est la comptabilité d’exercice.
- Les fonds affectés doivent être séparés des autres fonds. Séparez les fonds affectés et non affectés au cours du processus budgétaire. De même, surveillez l’utilisation des rendements et des intérêts des fonds investis.
- Sachez quand les restrictions sont respectées. Lorsque les restrictions de temps ou d’objectif sont respectées (comme dans le cas des fonds temporairement affectés), vous pouvez être en mesure de transférer les fonds restants vers le grand livre non affecté. Dans d’autres cas, les fonds non utilisés doivent être retournés au donateur ou au subventionneur.
- Les contrôles internes comptent. Les contrôles internes devraient inclure un suivi clair des restrictions sur les actifs ainsi que le mouvement des fonds lorsque les restrictions changent ou expirent.
- Suivi des résultats. Comme les restrictions sont souvent fondées sur un objectif, il est important de surveiller dans quelle mesure cet objectif est atteint. Ceci est important non seulement à des fins comptables, mais peut être un outil important de collecte de fonds qui vous aide à communiquer l’impact d’un don particulier aux donateurs originaux ainsi qu’à recruter de nouveaux supporters potentiels.