Redovisning av fonder: bästa praxis
Ideell finansiering från källor som bidrag, större gåvor och donationer är ofta förenad med vissa begränsningar. I vissa fall är dessa begränsningar tidsbaserade – med medel som hålls i månader eller år innan de kan användas eller, tvärtom, medel som måste användas före ett visst datum. I andra fall kan medlen vara avsedda för särskilda ändamål, t.ex. inköp av specifika varor, förnödenheter eller tjänster.
Ideella organisationer som får begränsade medel tillämpar vanligtvis fondredovisning, vilket kräver att medel från olika källor och medel avsedda för särskilda ändamål redovisas separat.
Även om begränsade medel kan tyckas vara en huvudvärk, särskilt för mindre ideella organisationer, är det ett sätt att uppmuntra till större gåvor att låta givarna få inflytande över hur deras ekonomiska gåvor används. Givare som har inflytande över hur deras medel används kan bättre känna – och se – de direkta fördelarna med sina gåvor.
Vilka typer av begränsningar är tillåtna?
Begränsningar är krav som en givare eller bidragsgivare ställer på användningen av medel. Enligt lag kan givaren – och endast givaren – införa restriktioner för en ideell förenings användning av medel. Den ideella föreningen är i sin tur juridiskt skyldig att följa dessa begränsningar.
Medel som doneras för specifika kampanjer eller ändamål betraktas som begränsade som standard, oavsett om det handlar om en kapitalkampanj eller för en vinterpälsinsamling. Om en givare ger ens några få dollar för ett specifikt ändamål har ni ingått vad som i princip är ett juridiskt bindande kontrakt som kräver att dessa medel används för det avsedda ändamålet.
Stiftelsefonder, som ofta är en delmängd av bundna fonder, är gåvor som är avsedda som investeringar. Kapitalet förblir begränsat, men den ideella föreningen kan använda räntan och eventuell avkastning från investeringen. Ibland kan själva avkastningen vara begränsad – till exempel för att stödja stipendiefonder eller särskilda program eller initiativ.
Vilka är de bästa redovisningsmetoderna för begränsade medel?
Även om det inte är nödvändigt att ha olika bankkonton måste begränsade och obegränsade medel hållas åtskilda. Detta är syftet med fondredovisning, och därför har ideella organisationer ofta en balansräkning i form av ett rutnät i stället för en balansräkning med en enda kolumn.
Varje fond är på sätt och vis ett eget företag, med egna tillgångar och skulder. Som sådan bör varje fond ha sin egen huvudbok. Om du har flera fonder med restriktioner behöver du flera konton och flera huvudböcker. Hur komplicerat detta än kan verka är bokföringsprogram som skapats för ideella organisationer vanligtvis utformade för att hantera dessa separata fonder – vilket gör bokföringsrutinerna tydliga, enkla och hanterbara.
Tänk på dessa viktiga punkter om begränsade fonder:
- Var uppmärksam på tidpunkten. Medel måste bokföras i balansräkningen när de utlovas, t.ex. när du får ett tilldelningsbrev eller ett annat löfte om finansiering – snarare än när du får själva pengarna. Detta är periodiserad redovisning.
- Restriktiva medel måste hållas åtskilda från andra medel. Separera begränsade och obegränsade medel under budgetprocessen. Övervaka på samma sätt användningen av avkastning och ränta från investerade medel.
- Vet när begränsningarna är uppfyllda. När tidsbegränsningar eller ändamålsbegränsningar är uppfyllda (som i fallet med tillfälligt begränsade medel) kan du eventuellt överföra återstående medel till den obegränsade huvudboken. I andra fall måste oanvända medel återlämnas till givaren eller bidragsgivaren.
- Interna kontroller räknas. De interna kontrollerna bör innefatta en tydlig övervakning av tillgångsbegränsningar samt av hur medel flyttas när begränsningar ändras eller löper ut.
- Uppföljning av resultat. Eftersom begränsningar ofta är ändamålsbaserade är det viktigt att övervaka hur väl ändamålet uppnås. Detta är viktigt inte bara för bokföringsändamål, utan kan vara ett viktigt verktyg för insamling av medel som hjälper dig att kommunicera effekten av en viss gåva till de ursprungliga givarna samt att rekrytera potentiella nya givare.