Een WBS-woordenboek is een ondersteunend document bij de Work Breakdown Structure (WBS). Het verschaft ondersteunende gegevens over projecttaken in de WBS. Deze informatie kan van elk type en formaat zijn, variërend van tekstuele informatie tot numerieke gegevens tot mijlpaaldata.
In het kort, het is een informatiebank voor metagegevens over de projecttaken.
Voorbeeld,
| WBS Taak | WBS Woordenboek |
|---|---|
| Bouw Schutting |
|
De Work Breakdown Structure (WBS) legt taaknamen vast, bijvoorbeeld Bouw schutting. En de meeste taaknamen spreken voor zich wat betreft het te verrichten werk, maar een taaknaam geeft op zichzelf niet veel informatie. De WBS Dictionary verschaft aanvullende informatie die niet door de taaknaam zelf wordt verschaft.
Definitie
De officiële Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definitie van een WBS Dictionary is:
- Een document dat gedetailleerde deliverable, activiteit, en planningsinformatie verschaft over elke component in de work breakdown structure.
Format
Er is geen voorgeschreven format voor de WBS Dictionary, maar gewoonlijk neemt het de vorm aan van een tekstdocument.
Een opsomming van de kosten in een spreadsheet of invoer in een softwareproduct voor projectbeheer is echter evenzeer geldig.
Inhoud
De WBS Dictionary kan alle informatie bevatten die nodig wordt geacht om de secundaire informatie over het WBS-element mee te delen, zoals deze 12 items:
- Code of Account Identifier
De projectidentificatiecode, bijvoorbeeld 4.5 Plant Tree, of de organisatie taak code, bijvoorbeeld 351674 Plant Tree - Beschrijving van het werk
Soms biedt een goede beschrijving van het werk een sterke basis voor de taak en is een geweldig communicatie-instrument waarmee resultaten kunnen worden vergeleken met verwachtingen. Het kan ook worden gecommuniceerd aan iedereen die moet weten wat ze moeten doen op een bepaald moment. - Aannames en beperkingen
Al bijna elke taak heeft aannames en beperkingen waar het kruist met andere projecttaken, apparatuur, teamleden, en eigendomslijnen. Het plannen van deze aannames en beperkingen binnen de WBS is een fantastische manier om er bovenop te blijven zitten. - Verantwoordelijke organisatie
Elke taak zou iemand moeten hebben die er verantwoordelijk voor is, zij het een persoon of organisatorische eenheid. - Schedule Milestones
Start- en einddata van taken zijn een integraal onderdeel van het projectschema, dat een belangrijk onderdeel is van het projectmanagementplan. Deze start- en einddata, alsmede belangrijke tussentijdse mijlpalen kunnen worden vastgelegd in de WBS Dictionary. Bijvoorbeeld, de aankoopdatum van de boom. - Associated Schedule Activities
Volgens de PMBOK, is de WBS een deliverable-georiënteerde onderverdeling van het project, in plaats van een takenlijst. In de praktijk zijn de twee echter vaak één en hetzelfde. In ieder geval kunnen de projecttaken die overeenkomen met een WBS-element worden opgenomen in het WBS-woordenboek. - Benodigde middelen
Dit is erg handig. Als een taak een gereedschap, materiaal, of stuk apparatuur nodig heeft, is de WBS dictionary een goede plaats om die informatie op te nemen. - Kostenramingen
Elke taak krijgt een raming als onderdeel van projectkostenbeheer die, hoewel gescheiden van de WBS, kan worden opgenomen in de WBS dictionary. Vaak is de tijd die nodig is om een taak te voltooien een belangrijke overweging voor de kosten ervan. - Kwaliteitseisen
Vandaag de dag is er voor bijna alles een kwaliteitsnorm geschreven. Ofwel van de International Standards Organization (ISO), of land-specifieke normen organisaties, of industrie-specifieke normen organisaties. Zo niet, dan kunt u uw eigen kwaliteitsnormen voor uw project maken, maar er is geen excuus om geen geschreven kwaliteitsnormen te hebben voor welk WBS-element dan ook. - Acceptatie Criteria
Dit is een geweldig WBS-element. Wie bepaalt dat de taak aanvaardbaar is voltooid? Welke criteria gebruiken ze? Als deze criteria niet bestaan, is het misschien de moeite waard om ze aan het begin van het project te definiëren. - Technische referenties
De meeste taken voeren een of andere technische functie uit. Tegenwoordig hebben bijna alle technische functies een soort technische referenties die erop van toepassing zijn, bijvoorbeeld richtlijnen, handleidingen, of normen. - Informatie over overeenkomsten
Vele taken worden beheerst door een bedrijfsovereenkomst, contract, of iets dergelijks.
In het algemeen zou het WBS-woordenboek voldoende informatie moeten bevatten om een gewenst niveau van projectbeheersing mogelijk te maken. Bij het opstellen van de WBS worden de elementen grotendeels gekozen op basis van kostenbeheersing, dat wil zeggen dat de projectmanager ervoor moet zorgen dat een WBS-taak niet over het budget heen gaat of achterloopt op het schema (of op een ander criterium voor projectsucces). Vandaar dat het WBS-woordenboek alle informatie achter de WBS verschaft die nodig is om elke taak te beheren.
Projectbeheersing kan meer inhouden dan alleen tijd en kosten. Elke taak kan succescriteria hebben die dingen omvatten als het verbeteren van de kwaliteit, het verlagen van uitvalfactoren, het verbeteren van het moreel, het verlagen van het ziekteverzuim, het verkrijgen van toekomstig werk, het verbeteren van het milieu, het verhogen van de reputatie, en vele anderen.
Voorbeeld
Laten we zeggen dat we een project hebben waarbij een boom wordt geplant. De Work Breakdown Structure is een opsomming van projecttaken, zoals deze:
| 1 | Verwijder bestaande boom |
| 2.1 | Graaf gat |
| 2.2 | Boom planten |
| 3 | Landscaping |
De WBS Dictionary bevat secundaire informatie over elke taak, zoals deze:
- Bestaande boom verwijderen
Een boomverwijderaar zal worden ingeschakeld om de oude boom te verwijderen. Naar verwachting zal het gazon in de buurt van de boom worden beschadigd, zodat er opnieuw graszoden moeten worden gelegd. De out-of-pocket-kosten zullen dus naar verwachting $1.500 bedragen. - Graafgat
Voor deze taak is een minigraafmachine nodig, die kan worden gehuurd bij de bouwmarkt verderop in de straat. Er moet een eendaagse opleiding worden gevolgd. - Boom planten
Voor het planten van de boom moet om veiligheidsredenen een helper worden ingezet. De boom moet worden geplant volgens de verordeningen van de stad. - Landscaping
Deze taak vereist het leggen van bovengrond en het planten van verschillende bloemen, die zullen worden gekocht bij de kas.