Projektdokumentumok

A WBS-szótár a munkamegosztási struktúra (WBS) támogató dokumentuma. Támogató adatokat szolgáltat a WBS-ben szereplő projektfeladatokról. Ez az információ bármilyen típusú és formátumú lehet, a szöveges információktól kezdve a numerikus adatokon át a mérföldkő dátumokig.

Röviden, ez egy információs bank a projektfeladatokra vonatkozó metaadatokhoz.

Például,

WBS Task WBS Dictionary
Build Fence
  • A kerítés acél kerítésoszlopokra nyomással kezelt fából kell építeni.
  • A szomszédnak jóvá kell hagynia a kerítést. Az első rész megépítése után kérjen tőlük véleményt.

A munkamegosztási struktúra (WBS) rögzíti a feladatok nevét, például: Kerítés építése. És a legtöbb feladatnév eléggé magától értetődő az elvégzendő munkát illetően, azonban egy feladatnév önmagában nem sok információt közvetít. A WBS-szótár további információkat nyújt, amelyeket maga a feladatnév nem ad meg.

Definíció

A WBS-szótár hivatalos PMBOK (Project Management Body of Knowledge) definíciója szerint:

  • Egy dokumentum, amely a munkabontási struktúra minden egyes komponenséről részletes információt nyújt a teljesítendő feladatokról, tevékenységekről és az ütemezésről.

Formátum

A WBS-szótárnak nincs előírt formátuma, de általában szöveges dokumentum formájában készül.

A költségek táblázatszerű részletezése vagy egy projektmenedzsment-szoftvertermékbe történő bevitel azonban ugyanúgy érvényes.

Tartalom

A WBS-szótár tartalmazhat minden olyan információt, amelyet szükségesnek ítélnek a WBS-elemre vonatkozó másodlagos információk közléséhez, például ezt a 12 elemet:

  1. Kód vagy számlaazonosító
    A projekt azonosító kódja, például 4.5 Növényfa, vagy a szervezeti feladat kódja, például 351674 Növényfa
  2. A munka leírása
    Néha a munka jó leírása erős alapot nyújt a feladathoz, és nagyszerű kommunikációs eszköz, amely lehetővé teszi az eredmények összehasonlítását az elvárásokkal. Emellett bárkivel közölhető, akinek tudnia kell, hogy mit kell tennie egy adott időpontban.
  3. Feltételek és korlátozások
    Majdnem minden feladatnak vannak feltételezései és korlátai, ahol keresztezi a projekt más feladatait, berendezéseit, a csapattagokat és a telekhatárokat. Ezeknek a feltételezéseknek és korlátozásoknak a WBS-en belüli megtervezése fantasztikus módja annak, hogy mindig szem előtt tartsa őket.
  4. Felelős szervezet
    Minden feladatnak kell lennie valakinek, aki felelős érte, legyen az egy személy vagy szervezeti egység.
  5. Ütemezés mérföldkövei
    A feladatok kezdő és befejező időpontjai szerves részét képezik a projekt ütemtervének, amely a projektmenedzsment terv fontos összetevője. Ezek a kezdő- és befejezési dátumok, valamint egy fontos időközi mérföldkő rögzíthető a WBS-szótárban. Például a fa beszerzési dátuma.
  6. Kapcsolódó ütemezési tevékenységek
    A PMBOK szerint a WBS a projektnek nem feladatlista, hanem egy teljesítményekre orientált felosztása. A gyakorlatban azonban a kettő gyakran egy és ugyanaz. Mindenesetre a WBS-elemnek megfelelő projektfeladatok szerepelhetnek a WBS-szótárban.
  7. Szükséges erőforrások
    Ez nagyon praktikus. Ha egy feladatnak szüksége van egy szerszámra, anyagra vagy berendezésre, a WBS-szótár kiválóan alkalmas arra, hogy ezt az információt tartalmazza.
  8. Költségbecslések
    Minden feladat a projekt költségmenedzsmentjének részeként becslést kap, amely, bár a WBS-től elkülönül, a WBS-szótárban is szerepelhet. Gyakran előfordul, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges idő a feladat költségének egyik fő szempontja.
  9. Minőségi követelmények
    Most már szinte mindenre írnak valamilyen minőségi szabványt. Vagy a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO), vagy országspecifikus szabványügyi szervezetek, vagy iparágspecifikus szabványügyi szervezetek. Ha nem, akkor létrehozhatja saját minőségi szabványait a projektjéhez, de nincs mentség arra, hogy ne legyenek írott minőségi szabványok bármely WBS-elemhez.
  10. Elfogadási kritériumok
    Ez egy nagyszerű WBS-elem. Ki dönti el, hogy a feladatot elfogadhatóan teljesítették-e? Milyen kritériumokat használnak? Ha ezek a kritériumok nem léteznek, talán érdemes lenne a projekt kezdetén meghatározni.
  11. Műszaki hivatkozások
    A legtöbb feladat valamilyen műszaki funkciót lát el. Manapság szinte minden technikai funkciót valamilyen technikai hivatkozás szabályoz, például irányelvek, kézikönyvek vagy szabványok.
  12. Megállapodásos információk
    Sok feladatot vállalati megállapodás, szerződés vagy hasonló szabályoz.

A WBS-szótárnak általában elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy a projekt kívánt szintű ellenőrzését lehetővé tegye. A WBS eredeti létrehozásakor az elemek kiválasztása nagyrészt a költségellenőrzés alapján történik, azaz a projektmenedzsernek biztosítania kell, hogy bármelyik WBS-feladat ne lépje túl a költségvetést vagy az ütemtervet (vagy bármely más projektsikerkritériumot). Ezért a WBS-szótár biztosítja az összes olyan információt a WBS mögött, amely az egyes feladatok irányításához szükséges.

A projektellenőrzés többre is kiterjedhet, mint egyszerűen az idő és a költség. Minden feladatnak lehetnek olyan sikerkritériumai, amelyek olyan dolgokat tartalmaznak, mint a minőség javítása, a selejtfaktorok csökkentése, a morál javítása, a hiányzások csökkentése, a jövőbeli munka megszerzése, a környezet javítása, a hírnév növelése és még sok más.

Példa

Munkamegosztási struktúra - Faültetési projektTegyük fel, hogy van egy projektünk, amely egy fa ültetésével jár. A munkamegosztási struktúra a projektfeladatok felsorolása, például így:

1 Meglévő fa eltávolítása
2.1 Gödör ásása
2.2 Fa ültetése
3 Parkosítás

A WBS-szótár másodlagos információkat tartalmaz az egyes feladatokról, például így:

  • Meglévő fa eltávolítása
    A régi fa eltávolítására fakivágó vállalkozót hívnak. Várhatóan kárt tesznek a fa melletti gyepben, ami újratrágyázást igényel. Így a költségek várhatóan 1500 dollárra rúgnak.
  • Gödröt ásni
    Ez a feladat egy minibányát igényel, amelyet az utcában lévő barkácsboltban lehet bérelni. Egynapos tanfolyamot kell elvégezni.
  • Fát ültetni
    A fa ültetéséhez biztonsági okokból segédmunkást kell alkalmazni. A fát a városi szabályzatnak megfelelően kell elültetni.
  • Tereprendezés
    Ez a feladat a termőföld lerakását és néhány virág elültetését igényli, amelyeket az üvegházban kell megvásárolni.

.

Articles

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.