Slovník WBS je podpůrný dokument ke struktuře členění prací (WBS). Poskytuje podpůrné údaje o projektových úkolech ve WBS. Tyto informace mohou být libovolného typu a formátu, od textových informací přes číselné údaje až po data milníků.
Zkrátka je to informační banka pro metadata o projektových úkolech.
Například,
| Úkol WBS | Slovník WBS |
|---|---|
| Postavit plot |
|
Struktura rozdělení prací (WBS) zaznamenává názvy úkolů, například Postavit plot. A většina názvů úkolů je poměrně srozumitelná, pokud jde o práci, která má být vykonána, nicméně název úkolu sám o sobě mnoho informací nesděluje. Slovník WBS poskytuje další informace, které neposkytuje samotný název úkolu.
Definice
Oficiální definice slovníku WBS (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) zní:
- Dokument, který poskytuje podrobné informace o dodávkách, činnostech a časovém rozvrhu každé součásti struktury členění prací.
Formát
Pro slovník WBS není předepsaný žádný formát, ale obvykle má podobu textového dokumentu.
Stejně platný je však i rozpis nákladů ve stylu tabulkového procesoru nebo zápis do softwarového produktu pro řízení projektů.
Obsah
Slovník WBS může obsahovat jakékoli informace, které jsou považovány za nezbytné pro sdělení sekundárních informací o prvku WBS, například těchto 12 položek:
- Kód nebo identifikátor účtu
Identifikační kód projektu, například 4. Kód projektu.5 Plant Tree, nebo kód organizačního úkolu, například 351674 Plant Tree - Popis práce
Někdy dobrý popis práce poskytuje silný základ pro úkol a je skvělým komunikačním nástrojem, který umožňuje porovnat výsledky s očekáváním. Lze jej také sdělit všem, kteří potřebují vědět, co mají v daném okamžiku udělat. - Předpoklady a omezení
Téměř každý úkol má předpoklady a omezení tam, kde se kříží s jinými úkoly projektu, vybavením, členy týmu a vlastnickými hranicemi. Plánování těchto předpokladů a omezení v rámci WBS je fantastický způsob, jak je mít na očích. - Zodpovědná organizace
Každý úkol by měl mít někoho, kdo je za něj zodpovědný, ať už je to osoba nebo organizační jednotka. - Rozvrh milníků
Data zahájení a ukončení úkolů jsou nedílnou součástí harmonogramu projektu, který je důležitou součástí plánu řízení projektu. Tato data zahájení a ukončení, stejně jako důležité průběžné milníky, lze zaznamenat ve slovníku WBS. Například datum nákupu stromu. - Související činnosti harmonogramu
Podle PMBOK je WBS spíše než seznamem úkolů členěním projektu orientovaným na výsledky. V praxi se však často jedná o jedno a totéž. V každém případě lze úkoly projektu, které odpovídají prvku WBS, zahrnout do slovníku WBS. - Potřebné zdroje
To je velmi praktické. Pokud úkol potřebuje nástroj, materiál nebo zařízení, je slovník WBS skvělým místem pro zahrnutí těchto informací. - Odhady nákladů
Každý úkol dostává v rámci řízení nákladů projektu odhad, který je sice oddělen od WBS, ale může být zahrnut do slovníku WBS. Často je čas potřebný k dokončení úkolu hlavním faktorem ovlivňujícím jeho náklady. - Požadavky na kvalitu
V dnešní době má téměř vše napsanou normu kvality. Buď od Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO), nebo od normalizačních organizací specifických pro danou zemi, nebo od normalizačních organizací specifických pro dané odvětví. Pokud tomu tak není, můžete si pro svůj projekt vytvořit vlastní normy kvality, ale neexistuje žádná omluva pro to, že pro žádný prvek WBS nemáte napsané normy kvality. - Kritéria přijatelnosti
Toto je skvělý prvek WBS. Kdo rozhoduje o tom, že úkol byl splněn přijatelně? Jaká kritéria používají? Pokud tato kritéria neexistují, možná by stálo za to je definovat na začátku projektu. - Technické reference
Většina úkolů plní nějakou technickou funkci. V dnešní době mají téměř všechny technické funkce nějaký druh technických referencí, kterými se řídí, například směrnice, příručky nebo normy. - Informace o smlouvě
Mnoho úkolů se řídí podnikovou dohodou, smlouvou nebo podobně.
Všeobecně řečeno, slovník WBS by měl obsahovat dostatek informací, aby umožnil požadovanou úroveň kontroly projektu. Při původní tvorbě WBS se prvky vybírají převážně na základě kontroly nákladů, to znamená, že projektový manažer musí zajistit, aby žádný úkol WBS nepřekročil rozpočet nebo se nezpozdil za harmonogramem (nebo jinými kritérii úspěšnosti projektu). Proto slovník WBS poskytuje všechny informace za WBS, které jsou nezbytné pro řízení každého úkolu.
Kontrola projektu může zahrnovat více než jen čas a náklady. Každý úkol může mít kritéria úspěchu, která zahrnují například zlepšení kvality, snížení zmetkovitosti, zlepšení morálky, snížení absencí, získání budoucí práce, zlepšení životního prostředí, zvýšení reputace a mnoho dalších.
Příklad
Řekněme, že máme projekt, který zahrnuje výsadbu stromu. Struktura rozdělení prací je výpisem projektových úkolů, například takto:
| 1 | Odstranit stávající strom |
| 2.1 | Vykopat jámu |
| 2.2 | Vysadit strom |
| 3 | Příprava terénu |
Slovník WBS obsahuje sekundární informace o každém úkolu, jako je tento:
- Odstranit stávající strom
Na odstranění starého stromu bude povolán dodavatel. Předpokládá se, že poškodí trávník v blízkosti stromu, který bude nutné znovu zatravnit. Předpokládá se tedy, že vlastní náklady budou činit 1 500 USD. - Vykopat jámu
Tento úkol vyžaduje minirypadlo, které lze zapůjčit v železářství na konci ulice. Bude třeba absolvovat jednodenní školení. - Zasadit strom
K zasazení stromu je třeba z bezpečnostních důvodů zaměstnat pomocníka. Strom musí být vysazen v souladu s předpisy města. - Terénní úpravy
Tento úkol vyžaduje položení ornice a výsadbu několika květin, které budou zakoupeny ve skleníku.
.