En WBS-ordbok är ett stöddokument till arbetsfördelningsstrukturen (WBS). Det innehåller stöddata om projektuppgifter i WBS. Denna information kan vara av vilken typ och format som helst, allt från textinformation till numeriska data och milstolpsdatum.
Kort sagt är det en informationsbank för metadata om projektuppgifterna.
Till exempel,
| WBS Task | WBS Dictionary |
|---|---|
| Build Fence |
|
I Work Breakdown Structure (WBS) registreras uppgiftsnamn, till exempel Build Fence. De flesta uppgiftsnamn är ganska självförklarande när det gäller det arbete som ska utföras, men ett uppgiftsnamn förmedlar inte mycket information i sig självt. WBS-ordlistan ger ytterligare information som inte tillhandahålls av själva uppgiftsnamnet.
Definition
Den officiella PMBOK-definitionen (Project Management Body of Knowledge) av en WBS-ordlista är:
- Ett dokument som ger detaljerad information om leveranser, aktiviteter och schemaläggning för varje komponent i arbetsfördelningsstrukturen.
Format
Det finns inget föreskrivet format för WBS-ordlistan, men den har vanligtvis formen av ett textdokument.
En specificering av kostnaderna i kalkylbladsstil eller en inmatning i en programvara för projekthantering är dock lika giltig.
Innehåll
WBS Dictionary kan innehålla vilken information som helst som anses nödvändig för att kommunicera den sekundära informationen om WBS-elementet, t.ex. dessa 12 punkter:
- Kod eller kontoidentifiering
Projektidentifieringskoden, t.ex. 4.5 Plant Tree, eller den organisatoriska uppgiftskoden, till exempel 351674 Plant Tree - Beskrivning av arbetet
En bra beskrivning av arbetet ger ibland en stark grund för uppgiften och är ett utmärkt kommunikationsverktyg som gör det möjligt att jämföra resultaten med förväntningarna. Den kan också kommuniceras till alla som behöver veta vad de måste göra vid en viss tidpunkt. - Antaganden och begränsningar
Nästan varje uppgift har antaganden och begränsningar där den korsar andra projektuppgifter, utrustning, lagmedlemmar och fastighetsgränser. Att planera för dessa antaganden och begränsningar i WBS är ett fantastiskt sätt att hålla koll på dem. - Ansvarig organisation
Varje uppgift bör ha någon som är ansvarig för den, oavsett om det är en person eller organisatorisk enhet. - Milstolpar i schemat
Uppgifternas start- och slutdatum är integrerade i projektets tidsplan, som är en viktig del av projektledningsplanen. Dessa start- och slutdatum, liksom viktiga mellanliggande milstolpar, kan registreras i WBS-ordlistan. Till exempel inköpsdatum för trädet. - Tillhörande schemaaktiviteter
Enligt PMBOK är WBS en leveransorienterad indelning av projektet, snarare än en uppgiftslista. De två är dock ofta en och samma sak i praktiken. I vilket fall som helst kan de projektuppgifter som motsvarar ett WBS-element ingå i WBS-ordlistan. - Resurser som krävs
Detta är mycket praktiskt. Om en uppgift behöver ett verktyg, material eller utrustning är WBS-lexikonet ett bra ställe att inkludera den informationen. - Kostnadsberäkningar
Varje uppgift får en beräkning som en del av projektets kostnadshantering som, även om den är skild från WBS, kan inkluderas i WBS-lexikonet. Ofta är den tid som krävs för att slutföra en uppgift en viktig faktor för dess kostnad. - Kvalitetskrav
Nuförtiden har nästan allting en kvalitetsstandard skriven för det. Antingen från Internationella standardiseringsorganisationen (ISO), eller landsspecifika standardiseringsorganisationer, eller branschspecifika standardiseringsorganisationer. Om inte kan du skapa egna kvalitetsstandarder för ditt projekt, men det finns ingen ursäkt för att inte ha skrivna kvalitetsstandarder för något WBS-element. - Acceptanskriterier
Detta är ett utmärkt WBS-element. Vem bestämmer att uppgiften har slutförts på ett godtagbart sätt? Vilka kriterier använder de? Om dessa kriterier inte finns, kanske det skulle vara värt att definiera dem i början av projektet. - Tekniska referenser
De flesta uppgifter utför någon form av teknisk funktion. Numera har nästan alla tekniska funktioner någon form av tekniska referenser som styr den, till exempel riktlinjer, manualer eller standarder. - Avtalsinformation
Många uppgifter styrs av ett företagsavtal, kontrakt eller liknande.
Generellt sett bör WBS-ordlistan ha tillräckligt med information för att möjliggöra en önskad nivå av projektkontroll. När WBS ursprungligen skapas väljs elementen till stor del utifrån kostnadskontroll, det vill säga projektledaren måste se till att en WBS-uppgift inte överskrider budgeten eller ligger efter tidsplanen (eller något annat kriterium för projektets framgång). Därför ger WBS-ordboken all information bakom WBS som är nödvändig för att hantera varje uppgift.
Projektkontroll kan omfatta mer än bara tid och kostnad. Varje uppgift kan ha framgångskriterier som inkluderar saker som att förbättra kvaliteten, sänka skrotningsfaktorer, förbättra moralen, minska sjukfrånvaron, få framtida arbete, förbättra miljön, öka anseendet och många andra.
Exempel
Vad sägs om att vi har ett projekt som innebär att vi ska plantera ett träd. Arbetsfördelningsstrukturen är en förteckning över projektets uppgifter, så här:
| 1 | Förstör befintligt träd |
| 2.1 | Gräva hål |
| 2.2 | Plantera träd |
| 3 | Landskapsarkitektur |
WBS-ordlistan innehåller sekundär information om varje uppgift, som denna:
- Föra bort befintligt träd
En entreprenör för trädborttagning kommer att kallas för att ta bort det gamla trädet. Man räknar med att de kommer att skada gräsmattan nära trädet, vilket kommer att kräva ny gräsmatta. Kostnaderna beräknas därför uppgå till 1 500 dollar. - Gräv hål
För denna uppgift krävs en minigrävare som kan hyras på järnaffären längre ner på gatan. En endagsutbildning måste genomföras. - Plantera träd
För att plantera trädet måste en medhjälpare anställas av säkerhetsskäl. Trädet måste planteras enligt stadens stadgar. - Landskapsarkitektur
Denna uppgift kräver att man lägger ut matjord och planterar flera blommor, som kommer att köpas på växthuset.
.