Un dizionario WBS è un documento di supporto alla Work Breakdown Structure (WBS). Fornisce dati di supporto sulle attività del progetto nella WBS. Queste informazioni possono essere di qualsiasi tipo e formato, dalle informazioni testuali ai dati numerici alle date delle pietre miliari.
In breve, è una banca di informazioni per i meta dati sulle attività del progetto.
Per esempio,
| WBS Task | WBS Dictionary |
|---|---|
| Build Fence |
|
La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) registra i nomi delle attività, per esempio, Costruire la recinzione. E la maggior parte dei nomi dei compiti sono abbastanza autoesplicativi nel loro lavoro da compiere, tuttavia un nome di compito non trasmette molte informazioni da solo. Il dizionario WBS fornisce informazioni aggiuntive che non sono fornite dal nome stesso del compito.
Definizione
La definizione ufficiale del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) di un dizionario WBS è:
- Un documento che fornisce informazioni dettagliate su deliverable, attività e pianificazione di ogni componente nella struttura di suddivisione del lavoro.
Formato
Non c’è un formato prescritto per il dizionario della WBS, ma di solito prende la forma di un documento di testo.
Tuttavia, è ugualmente valida un’elencazione dei costi in stile foglio di calcolo, o un inserimento in un prodotto software di gestione del progetto.
Contenuti
Il dizionario WBS può contenere qualsiasi informazione ritenuta necessaria per comunicare le informazioni secondarie sull’elemento WBS, come queste 12 voci:
- Codice o identificatore di conto
Il codice di identificazione del progetto, per esempio, 4.5 Plant Tree, o il codice organizzativo del compito, per esempio 351674 Plant Tree - Descrizione del lavoro
A volte una buona descrizione del lavoro fornisce una forte base per il compito ed è un grande strumento di comunicazione che permette di confrontare i risultati con le aspettative. Può anche essere comunicata a chiunque abbia bisogno di sapere cosa deve fare in un dato momento. - Ipotesi e vincoli
Quasi ogni attività ha ipotesi e vincoli dove si interseca con altre attività del progetto, attrezzature, membri del team e linee di proprietà. Pianificare questi presupposti e vincoli all’interno della WBS è un modo fantastico per tenerli sotto controllo. - Organizzazione responsabile
Ogni attività dovrebbe avere qualcuno che ne è responsabile, che sia una persona o un’unità organizzativa. - Pietre miliari di schedulazione
Le date di inizio e fine attività sono parte integrante della schedulazione del progetto, che è una componente importante del piano di gestione del progetto. Queste date di inizio e fine, così come un’importante pietra miliare intermedia possono essere registrate nel dizionario della WBS. Per esempio, la data di acquisto dell’albero. - Attività di schedulazione associate
Secondo il PMBOK, la WBS è una suddivisione del progetto orientata ai deliverable, piuttosto che una lista di attività. Tuttavia, i due sono spesso la stessa cosa nella pratica. In ogni caso, i compiti del progetto che corrispondono ad un elemento della WBS possono essere inclusi nel dizionario della WBS. - Risorse richieste
Questo è molto utile. Se un’attività ha bisogno di uno strumento, un materiale o un pezzo di equipaggiamento, il dizionario WBS è un ottimo posto per includere queste informazioni. - Stime dei costi
Ogni attività riceve una stima come parte della gestione dei costi del progetto che, sebbene separata dalla WBS, può essere inclusa nel dizionario WBS. Spesso il tempo richiesto per completare un compito è una considerazione importante per il suo costo. - Requisiti di qualità
Oggi, quasi tutto ha uno standard di qualità scritto per esso. O dall’International Standards Organization (ISO), o da organizzazioni di standard specifici del paese, o da organizzazioni di standard specifici del settore. Se no, puoi creare i tuoi standard di qualità per il tuo progetto, ma non ci sono scuse per non avere standard di qualità scritti per qualsiasi elemento della WBS. - Criteri di accettazione
Questo è un grande elemento della WBS. Chi decide che il compito è stato completato in modo accettabile? Quali criteri stanno usando? Se questi criteri non esistono, forse varrebbe la pena di definirli all’inizio del progetto. - Riferimenti tecnici
La maggior parte dei compiti eseguono qualche tipo di funzione tecnica. Al giorno d’oggi quasi tutte le funzioni tecniche hanno una sorta di riferimenti tecnici che le governano, per esempio linee guida, manuali o standard. - Informazioni sull’accordo
Molte attività sono governate da un accordo aziendale, un contratto o simili.
In generale, il dizionario della WBS dovrebbe avere abbastanza informazioni per consentire un livello desiderato di controllo del progetto. Quando originariamente si crea la WBS, gli elementi sono scelti in gran parte in base al controllo dei costi, cioè il project manager deve assicurarsi che ogni attività della WBS non vada fuori budget o in ritardo rispetto al programma (o qualsiasi altro criterio di successo del progetto). Quindi, il dizionario della WBS fornisce tutte le informazioni dietro la WBS che sono necessarie per gestire ogni compito.
Il controllo del progetto può coinvolgere più del semplice tempo e costo. Ogni compito potrebbe avere criteri di successo che includono cose come migliorare la qualità, abbassare i fattori di scarto, migliorare il morale, diminuire l’assenteismo, ottenere lavoro futuro, migliorare l’ambiente, aumentare la reputazione, e molti altri.
Esempio
Diciamo di avere un progetto che comporta piantare un albero. La Work Breakdown Structure è un elenco di compiti del progetto, come questo:
| 1 | Rimuovere l’albero esistente |
| 2.1 | Scavo |
| 2.2 | Piantare l’albero |
| 3 | Landscaping |
Il dizionario WBS contiene informazioni secondarie su ogni compito, come questo:
- Rimuovere l’albero esistente
Una ditta di rimozione alberi sarà chiamata per rimuovere il vecchio albero. Si prevede che danneggeranno il prato vicino all’albero, il che richiederà una risemina. Quindi, i costi di tasca propria dovrebbero essere di $1,500. - Scava la buca
Questo compito richiede un mini-escavatore che può essere affittato al negozio di ferramenta in fondo alla strada. È necessario seguire un corso di formazione di un giorno. - Pianta l’albero
Per piantare l’albero, è necessario impiegare un aiutante per motivi di sicurezza. L’albero deve essere piantato secondo le leggi della città. - Giardinaggio
Questo compito richiede la posa di terriccio e la piantumazione di diversi fiori, che saranno acquistati alla serra.