Fund accounting: best practices
補助金、大口寄付、寄付などの非営利団体の資金には、しばしば一定の制限が付きます。 場合によっては、これらの制限は、資金を使用できるようになるまでに数ヶ月または数年間保持されたり、逆に、ある日付までに使用しなければならない資金など、時間に基づくものです。 また、特定の商品、供給品、サービスの購入など、特定の目的のために資金を提供する場合もあります。
制限付資金を受け取るNPOは通常、資金会計を実践しており、異なる資金源からの資金と特定の目的に充てられた資金を別々に会計処理することを義務づけている。
制限付き基金は、特に小規模の非営利団体にとっては頭痛の種に思えるかもしれませんが、寄付者が寄付金の用途について何らかの意見を述べることができるのは、大口寄付を奨励する1つの方法です。 自分の資金がどのように使われるかについて発言権を持つ寄付者は、自分の寄付の直接的な利益をより実感し、見ることができるかもしれません。
どのような種類の制約が認められますか？
制限とは、寄付者または助成者が資金の使用について課す要件です。 法律では、寄付者-そして寄付者だけが-非営利団体の資金使用に制限を加えることができます。 一方、非営利団体は、これらの制限を遵守することが法的に求められている。
特定のキャンペーンや目的のために寄付された資金は、それが資本キャンペーンであろうと、冬のコートドライブのためであろうと、デフォルトで制限付きと見なされます。 寄付者が特定の目的のために数ドルでも寄付した場合、その資金を意図した目的のために使用することを要求する、本質的に法的拘束力のある契約を締結したことになります。
寄付基金は、しばしば使途指定基金のサブセットであり、投資として意図された寄付です。 元本は制限されたままですが、非営利団体は投資によって得られた利子と収益を使用することができます。 例えば、奨学金や特定のプログラム、イニシアチブを支援するために、収益そのものが制限されることもあります。
使途指定資金に関する会計上のベストプラクティスにはどのようなものがありますか。
銀行口座を分ける必要はありませんが、使途指定資金と使途不指定資金は分けて管理する必要があります。 これが資金会計の目的であり、非営利団体がしばしば1列の貸借対照表ではなく、グリッド形式の財政状態計算書を持つ理由です。
各基金は、ある意味で、独自の資産と負債を持つ独立した事業です。 そのため、各ファンドは独自の元帳を持つ必要があります。 もし、複数の制限付きファンドがあれば、複数の勘定科目と複数の元帳が必要になります。 このように複雑に思えるかもしれませんが、非営利団体向けに作成された会計ソフトは、通常、これらの個別の資金を扱えるように設計されており、簿記の実務を明確で分かりやすく、管理しやすいものにしています。
制限付き資金に関するこれらの重要なポイントを考えてみましょう。
- タイミングに注意する。 資金は、資金そのものを受け取ったときではなく、賞状やその他の資金提供の誓約を受け取ったときなど、約束されたときに貸借対照表に記録しなければなりません。 これが発生主義会計である。
- 制限付資金は、他の資金と分けて管理しなければなりません。 予算編成の過程で、使途指定資金と使途不指定資金を分けてください。 同様に、投資された資金からのリターンや利子の使用も監視する。
- 制限がいつ満たされるかを知る。 時間や目的の制限が満たされたとき（一時的制限資金の場合）、残りの資金を非制限元帳に移すことができるかもしれません。 その他の場合、未使用の資金は寄付者または助成者に返却しなければなりません。
- 内部統制を数える。 内部統制は、資産制限の明確な監視と、制限の変更または期限切れによる資金の移動を含むべきである。
- 成果を追跡する。 制限はしばしば目的ベースであるため、その目的がどの程度達成されたかを監視することが重要である。 これは会計上重要なだけでなく、特定の寄付の影響を元の寄付者に伝えるだけでなく、潜在的な新しい支援者を募集するのに役立つ重要な資金調達ツールとなりえます。