WBS-sanakirja on työnjakorakennetta (Work Breakdown Structure, WBS) tukeva asiakirja. Se tarjoaa tukitietoja WBS:ssä olevista projektitehtävistä. Nämä tiedot voivat olla minkä tahansa tyyppisiä ja muotoisia, aina tekstitiedoista numeerisiin tietoihin ja virstanpylväspäivämääriin.
Lyhyesti sanottuna se on tietopankki projektin tehtäviä koskeville metatiedoille.
Esimerkiksi,
| WBS Task | WBS Dictionary |
|---|---|
| Build Fence |
|
Työnjakorakenteeseen (Work Breakdown Structure, WBS) kirjataan tehtävien nimet, esimerkiksi Rakenna aita. Ja useimmat tehtävänimet ovat melko itsestään selviä suoritettavan työn osalta, mutta tehtävän nimi ei kuitenkaan yksinään kerro paljon tietoa. WBS-sanakirja antaa lisätietoa, jota tehtävän nimi itsessään ei anna.
Määritelmä
Projektinhallinnan virallisen tietoperustan (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) määritelmä WBS-sanakirjalle on:
- Dokumentti, joka antaa yksityiskohtaista tietoa toimitettavista tuloksista, toiminnoista ja aikataulusta jokaisesta työnjakorakenteen komponentista.
Muoto
WBS-sanakirjalle ei ole määrättyä muotoa, mutta se on yleensä tekstidokumentin muodossa.
Yhtä lailla kelpaa kuitenkin myös taulukkolaskentatyylinen kustannusten erittely tai merkintä projektinhallintaohjelmistotuotteeseen.
Sisältö
WBS-sanakirja voi sisältää mitä tahansa tietoja, joita pidetään tarpeellisina WBS-elementin toissijaisten tietojen välittämiseksi, kuten nämä 12 kohtaa:
- Koodi tai tilitunnus
Hankkeen tunnistekoodi, esimerkiksi 4.5 Plant Tree, tai organisaatiotehtävän koodi, esimerkiksi 351674 Plant Tree - Description of Work
Joskus hyvä kuvaus työstä antaa vahvan perustan tehtävälle ja on hyvä viestintäväline, jonka avulla tuloksia voidaan verrata odotuksiin. Se voidaan myös välittää kaikille, joiden on tiedettävä, mitä heidän on tehtävä tiettynä ajankohtana. - Oletukset ja rajoitukset
Lähes jokaisessa tehtävässä on oletuksia ja rajoituksia, joissa se risteää muiden projektitehtävien, laitteiden, ryhmän jäsenten ja kiinteistörajojen kanssa. Näiden oletusten ja rajoitusten suunnittelu WBS:ssä on loistava tapa pysyä ajan tasalla. - Vastuuorganisaatio
Jokaiseen tehtävään tulisi liittää joku, joka vastaa siitä, olipa kyseessä sitten henkilö tai organisaatioyksikkö. - Aikataulun välitavoitteet
Tehtävien alku- ja päättymispäivämäärät ovat olennainen osa projektiaikataulua, joka on tärkeä osa projektinhallintasuunnitelmaa. Nämä aloitus- ja lopetuspäivämäärät sekä tärkeä välivaiheen virstanpylväs voidaan kirjata WBS-sanakirjaan. Esimerkiksi puun ostopäivämäärä. - Liittyvät aikataulutoiminnot
PmBOK:n mukaan WBS on pikemminkin projektin suorituspainotteinen alajaottelu kuin tehtäväluettelo. Käytännössä nämä kaksi ovat kuitenkin usein yksi ja sama asia. Joka tapauksessa WBS-elementtiä vastaavat projektitehtävät voidaan sisällyttää WBS-sanastoon. - Tarvittavat resurssit
Tämä on erittäin kätevä. Jos tehtävä tarvitsee työkalun, materiaalin tai laitteen, WBS-sanasto on hyvä paikka sisällyttää nämä tiedot. - Kustannusarviot
Jokainen tehtävä saa kustannusarvion osana projektin kustannusten hallintaa, joka voidaan sisällyttää WBS-sanastoon, vaikka se onkin WBS:stä erillinen. Usein tehtävän suorittamiseen kuluva aika on merkittävä tekijä sen kustannusten kannalta. - Laatuvaatimukset
Nykyään lähes kaikelle on kirjoitettu laatustandardi. Joko kansainvälisen standardisoimisjärjestön (ISO), tai maakohtaisten standardisoimisjärjestöjen, tai toimialakohtaisten standardisoimisjärjestöjen. Jos näin ei ole, voit luoda omia laatustandardeja projektiasi varten, mutta ei ole mitään tekosyytä sille, ettei millekään WBS-elementille ole kirjoitettuja laatustandardeja. - Hyväksymiskriteerit
Tämä on hyvä WBS-elementti. Kuka päättää, että tehtävä on suoritettu hyväksyttävästi? Mitä kriteerejä he käyttävät? Jos näitä kriteerejä ei ole olemassa, ehkä ne kannattaisi määritellä projektin alussa. - Tekniset viittaukset
Useimmat tehtävät suorittavat jonkinlaisen teknisen toiminnon. Nykyään lähes kaikilla teknisillä toiminnoilla on jonkinlaiset tekniset viitteet, jotka ohjaavat sitä, esimerkiksi ohjeet, käsikirjat tai standardit. - Sopimustiedot
Monia tehtäviä ohjaa jokin yrityssopimus, sopimus tai vastaava.
Yleisesti sanottuna WBS-sanakirjassa pitäisi olla tarpeeksi tietoa, jotta haluttu projektinhallinnan taso voidaan saavuttaa. Kun WBS:ää alun perin luodaan, elementit valitaan pitkälti kustannusten hallinnan perusteella, eli projektipäällikön on varmistettava, että mikään WBS-tehtävä ei ylitä budjettia tai myöhästy aikataulusta (tai muista projektin onnistumisen kriteereistä). Näin ollen WBS-sanakirjasta löytyvät kaikki WBS:n taustalla olevat tiedot, joita tarvitaan kunkin tehtävän hallintaan.
Projektin valvontaan voi liittyä muutakin kuin pelkkä aika ja kustannukset. Jokaisella tehtävällä voi olla menestyskriteerejä, jotka sisältävät sellaisia asioita kuin laadun parantaminen, romutuskertoimien alentaminen, työmoraalin parantaminen, poissaolojen vähentäminen, tulevien töiden saaminen, ympäristön parantaminen, maineen kasvattaminen ja monia muita.
Esimerkki
Esitettäköön, että meillä on hanke, johon kuuluu puun istuttaminen. Työnjakorakenne on listaus projektin tehtävistä, kuten tämä:
| 1 | Olemassa olevan puun poistaminen |
| 2.1 | Kaivaa reikä |
| 2.2 | Puu istutetaan |
| 3 | Maisemointi |
WBS-sanakirjassa on toissijaisia tietoja kustakin tehtävästä, kuten tämä:
- Olemassa olevan puun poisto
Kutsutaan puunpoistourakoitsija poistamaan vanha puu. On odotettavissa, että he vahingoittavat puun lähellä olevaa nurmikkoa, joka on kynnettävä uudelleen. Näin ollen kustannusten odotetaan olevan 1 500 dollaria. - Kaivaa kuoppa
Tähän tehtävään tarvitaan minikaivinkone, jonka voi vuokrata kadun varrella olevasta rautakaupasta. On suoritettava yhden päivän mittainen koulutus. - Puun istuttaminen
Puun istuttamiseksi on käytettävä apulaista turvallisuussyistä. Puu on istutettava kaupungin sääntöjen mukaisesti. - Maisemointi
Tämä tehtävä edellyttää pintamaan levittämistä ja useiden kukkien istuttamista, jotka ostetaan kasvihuoneesta.