Buchführung über Mittel: bewährte Praktiken
Die Finanzierung gemeinnütziger Organisationen aus Quellen wie Zuschüssen, Großspenden und Stiftungen ist oft mit bestimmten Einschränkungen verbunden. In einigen Fällen sind diese Beschränkungen zeitlich begrenzt, d.h. die Gelder müssen Monate oder Jahre aufbewahrt werden, bevor sie verwendet werden können, oder umgekehrt müssen die Gelder vor einem bestimmten Datum verwendet werden. In anderen Fällen können die Mittel für bestimmte Zwecke verwendet werden, z. B. für den Kauf bestimmter Waren, Lieferungen oder Dienstleistungen.
Gemeinnützige Organisationen, die zweckgebundene Mittel erhalten, führen in der Regel eine Fondsbuchhaltung, bei der die Mittel aus verschiedenen Quellen und die für bestimmte Zwecke bestimmten Mittel getrennt verbucht werden.
Auch wenn zweckgebundene Mittel vor allem kleineren gemeinnützigen Organisationen Kopfzerbrechen bereiten mögen, ist es doch eine Möglichkeit, den Spendern einen gewissen Einfluss auf die Verwendung ihrer finanziellen Zuwendungen zu gewähren, um einen Anreiz für größere Spenden zu schaffen. Spender, die ein Mitspracherecht bei der Verwendung ihrer Gelder haben, spüren – und sehen – den unmittelbaren Nutzen ihrer Spenden besser.
Welche Arten von Einschränkungen sind zulässig?
Beschränkungen sind Auflagen, die ein Spender oder Zuwendungsgeber für die Verwendung der Mittel macht. Laut Gesetz kann der Spender – und nur der Spender – die Verwendung der Mittel einer gemeinnützigen Organisation einschränken. Im Gegenzug ist die gemeinnützige Organisation gesetzlich verpflichtet, sich an diese Beschränkungen zu halten.
Gelder, die für bestimmte Kampagnen oder Zwecke gespendet werden, gelten standardmäßig als zweckgebunden, egal ob es sich um eine Kapitalkampagne oder eine Wintermantelaktion handelt. Wenn ein Spender auch nur ein paar Dollar für einen bestimmten Zweck spendet, sind Sie einen rechtlich bindenden Vertrag eingegangen, der vorschreibt, dass diese Mittel für den vorgesehenen Zweck verwendet werden müssen.
Stiftungsfonds, die oft eine Untergruppe der zweckgebundenen Fonds sind, sind Spenden, die als Investitionen gedacht sind. Das Kapital bleibt zweckgebunden, aber die gemeinnützige Organisation kann die Zinsen und Erträge aus der Investition verwenden. Manchmal können auch die Erträge selbst beschränkt werden – zum Beispiel zur Unterstützung von Stipendienfonds oder bestimmten Programmen oder Initiativen.
Welche bewährten Rechnungslegungspraktiken gibt es für zweckgebundene Mittel?
Auch wenn es nicht notwendig ist, verschiedene Bankkonten zu führen, müssen zweckgebundene und nicht zweckgebundene Mittel getrennt gehalten werden. Dies ist der Zweck der Fondsbuchhaltung und der Grund, warum gemeinnützige Organisationen oft eine Bilanz in Form eines Gitters statt einer einspaltigen Bilanz haben.
Jeder Fonds ist in gewisser Weise ein eigenes Unternehmen mit eigenen Aktiva und Passiva. Als solcher sollte jeder Fonds sein eigenes Hauptbuch haben. Wenn Sie mehrere zweckgebundene Fonds haben, benötigen Sie mehrere Konten und mehrere Hauptbücher. So kompliziert dies auch erscheinen mag, Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen ist in der Regel so konzipiert, dass sie diese getrennten Fonds handhaben kann, was die Buchhaltung klar, einfach und überschaubar macht.
Beachten Sie diese wichtigen Punkte über zweckgebundene Mittel:
- Achten Sie auf den Zeitpunkt. Mittel müssen in der Bilanz ausgewiesen werden, wenn sie zugesagt werden, z. B. wenn Sie ein Bewilligungsschreiben oder eine andere Finanzierungszusage erhalten – und nicht, wenn Sie das Geld selbst erhalten. Dies ist die periodengerechte Buchführung.
- Zweckgebundene Mittel müssen von anderen Mitteln getrennt gehalten werden. Trennen Sie zweckgebundene und nicht zweckgebundene Mittel während des Budgetierungsprozesses. Überwachen Sie auch die Verwendung von Erträgen und Zinsen aus investierten Mitteln.
- Wissen, wann die Einschränkungen erfüllt sind. Wenn zeitliche oder zweckgebundene Beschränkungen erfüllt sind (wie im Fall von zeitlich begrenzten Mitteln), können Sie die verbleibenden Mittel möglicherweise in das nicht zweckgebundene Buch übertragen. In anderen Fällen müssen nicht verwendete Mittel an den Spender oder Zuwendungsgeber zurückgegeben werden.
- Interne Kontrollen sind wichtig. Interne Kontrollen sollten eine klare Überwachung von Vermögensbeschränkungen sowie die Bewegung von Mitteln bei Änderungen oder Auslaufen von Beschränkungen umfassen.
- Verfolgen Sie die Ergebnisse. Da Beschränkungen oft zweckgebunden sind, ist es wichtig, zu überwachen, wie gut dieser Zweck erfüllt wird. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung wichtig, sondern kann auch ein wichtiges Instrument für die Mittelbeschaffung sein, das Ihnen hilft, die Wirkung einer bestimmten Spende den ursprünglichen Spendern zu vermitteln und potenzielle neue Unterstützer zu gewinnen.