Účetnictví fondů: osvědčené postupy
Financování neziskových organizací ze zdrojů, jako jsou granty, významné dary a dotace, je často spojeno s určitými omezeními. V některých případech jsou tato omezení časová – s tím, že prostředky jsou drženy měsíce nebo roky, než je lze použít, nebo naopak prostředky, které musí být použity do určitého data. V jiných případech mohou být prostředky určeny na konkrétní účely, například na nákup určitého zboží, materiálu nebo služeb.
Neziskové organizace, které dostávají omezené prostředky, obvykle praktikují fondové účetnictví, které vyžaduje, aby prostředky z různých zdrojů a prostředky určené na konkrétní účely byly účtovány odděleně.
Ačkoli se omezené fondy mohou zdát jako bolest hlavy, zejména pro menší neziskové organizace, umožnit dárcům určitý podíl na využití jejich finančních darů je jedním ze způsobů, jak motivovat k poskytování velkých darů. Dárci, kteří mají možnost ovlivnit způsob využití svých finančních prostředků, mohou lépe pocítit – a vidět – přímý přínos svých darů.
Jaké typy omezení jsou povoleny?
Omezení jsou požadavky, které dárce nebo poskytovatel grantu klade na použití finančních prostředků. Podle zákona může dárce – a pouze dárce – uložit neziskové organizaci omezení týkající se použití finančních prostředků. Nezisková organizace je pak ze zákona povinna tato omezení dodržovat.
Prostředky darované na konkrétní kampaně nebo účely jsou standardně považovány za omezené, ať už se jedná o investiční kampaň nebo o sbírku zimních kabátů. Pokud dárce věnuje byť jen několik dolarů na konkrétní účel, uzavřeli jste v podstatě právně závaznou smlouvu, která vyžaduje, aby tyto prostředky byly použity na zamýšlený účel.
Nadační fondy, které jsou často podmnožinou omezených fondů, jsou dary určené jako investice. Jistina zůstává omezena, ale nezisková organizace může použít úroky a veškeré výnosy získané z investice. Někdy mohou být omezeny i samotné výnosy – například na podporu stipendijních fondů nebo konkrétních programů či iniciativ.
Jaké jsou osvědčené účetní postupy pro omezené fondy?
I když není nutné vést různé bankovní účty, omezené a neomezené prostředky musí být vedeny odděleně. To je smyslem účtování o fondech a důvodem, proč neziskové organizace často mají výkaz o finanční situaci ve formě mřížky, a nikoli jednosloupcovou rozvahu.
Každý fond je v jistém smyslu samostatným podnikem s vlastními aktivy a pasivy. Jako takový by měl mít každý fond vlastní účetní knihu. Pokud máte více omezených fondů, budete potřebovat více účtů a více účetních knih. Jakkoli se to může zdát složité, účetní software vytvořený pro neziskové organizace je obvykle navržen tak, aby tyto oddělené fondy zvládal – díky tomu jsou účetní postupy přehledné, jednoduché a zvládnutelné.
Zvažte tyto klíčové body týkající se omezených fondů:
- Věnujte pozornost načasování. Finanční prostředky je třeba zaúčtovat do rozvahy v okamžiku, kdy jsou přislíbeny, například když obdržíte dopis o udělení grantu nebo jiný příslib financování – nikoliv v okamžiku, kdy obdržíte samotné peníze. Jedná se o akruální účetnictví.
- Vymezené prostředky je třeba vést odděleně od ostatních prostředků. Při sestavování rozpočtu oddělujte omezené a neomezené prostředky. Stejně tak sledujte využití výnosů a úroků z investovaných prostředků.
- Zjistěte, kdy jsou omezení splněna. Když jsou splněna časová nebo účelová omezení (jako v případě dočasně omezených prostředků), můžete zbývající prostředky převést do neomezené účetní knihy. V ostatních případech je nutné nevyužité prostředky vrátit dárci nebo poskytovateli dotace.
- Počítají se vnitřní kontroly. Vnitřní kontroly by měly zahrnovat jasné sledování omezení aktiv i přesunů prostředků při změně nebo vypršení omezení.
- Sledujte výsledky. Vzhledem k tomu, že omezení jsou často založena na účelu, je důležité sledovat, jak dobře je tento účel naplňován. To je důležité nejen pro účely účetnictví, ale může to být důležitý nástroj fundraisingu, který vám pomůže sdělit dopad konkrétního daru původním dárcům i získat potenciální nové podporovatele.