Un dicționar WBS este un document de sprijin pentru structura de defalcare a lucrărilor (WBS). Acesta furnizează date de sprijin despre sarcinile proiectului din WBS. Aceste informații pot fi de orice tip și format, de la informații textuale la date numerice și până la date de etapă.
În concluzie, este o bancă de informații pentru meta-date despre sarcinile proiectului.
De exemplu,
| WBS Task | WBS Dictionary |
|---|---|
| Build Fence |
|
Structura de defalcare a muncii (WBS) înregistrează numele sarcinilor, de exemplu, Build Fence. Și cele mai multe nume de sarcini sunt destul de explicite în ceea ce privește activitatea care trebuie îndeplinită, cu toate acestea, un nume de sarcină nu transmite prea multe informații de unul singur. Dicționarul WBS furnizează informații suplimentare care nu sunt furnizate de numele sarcinii în sine.
Definiție
Definiția oficială a Project Management Body of Knowledge (PMBOK) a unui dicționar WBS este:
- Un document care furnizează informații detaliate despre livrabile, activități și programări despre fiecare componentă din structura de defalcare a muncii.
Format
Nu există un format prescris pentru Dicționarul WBS, dar, de obicei, acesta ia forma unui document text.
Cu toate acestea, o detaliere a costurilor în stil foaie de calcul sau introducerea într-un produs software de management al proiectului este la fel de valabilă.
Contenit
Dicționarul WBS poate conține orice informație considerată necesară pentru a comunica informațiile secundare despre elementul WBS, cum ar fi aceste 12 elemente:
- Cod sau identificator de cont
Codul de identificare a proiectului, de exemplu, 4.5 Plant Tree, sau codul sarcinii organizaționale, de exemplu 351674 Plant Tree - Descrierea lucrării
Câteodată, o bună descriere a lucrării oferă o bază solidă pentru sarcină și este un instrument de comunicare excelent care permite compararea rezultatelor cu așteptările. De asemenea, poate fi comunicată tuturor celor care trebuie să știe ce trebuie să facă la un moment dat. - Ipoteze și constrângeri
Chiar fiecare sarcină are ipoteze și constrângeri acolo unde se intersectează cu alte sarcini de proiect, echipamente, membri ai echipei și linii de proprietate. Planificarea acestor ipoteze și constrângeri în cadrul WBS este o modalitate fantastică de a nu le scăpa din vedere. - Organizația responsabilă
Care sarcină ar trebui să aibă pe cineva care să fie responsabil pentru ea, fie că este vorba de o persoană sau de o unitate organizațională. - Reperele calendaristice
Datele de început și de sfârșit ale sarcinilor sunt parte integrantă a calendarului proiectului, care este o componentă importantă a planului de management al proiectului. Aceste date de început și de sfârșit, precum și o etapă intermediară importantă pot fi înregistrate în Dicționarul WBS. De exemplu, data de achiziție a copacului. - Activități de planificare asociate
Potrivit PMBOK, WBS este o subdiviziune orientată spre livrabile a proiectului, mai degrabă decât o listă de sarcini. Cu toate acestea, cele două sunt adesea unul și același lucru în practică. În orice caz, sarcinile proiectului care corespund unui element WBS pot fi incluse în dicționarul WBS. - Resurse necesare
Acest lucru este foarte util. Dacă o sarcină are nevoie de o unealtă, un material sau o piesă de echipament, dicționarul WBS este un loc excelent pentru a include aceste informații. - Estimări de costuri
Care sarcină primește o estimare ca parte a gestionării costurilor proiectului care, deși este separată de WBS, poate fi inclusă în dicționarul WBS. Adesea, timpul necesar pentru a finaliza o sarcină este un considerent important pentru costul acesteia. - Cerințe de calitate
În zilele noastre, aproape orice lucru are un standard de calitate scris pentru el. Fie de la Organizația Internațională de Standardizare (ISO), fie de la organizații de standardizare specifice unei țări, fie de la organizații de standardizare specifice unei industrii. Dacă nu, vă puteți crea propriile standarde de calitate pentru proiectul dumneavoastră, dar nu există nicio scuză pentru a nu avea standarde de calitate scrise pentru niciun element WBS. - Criterii de acceptare
Este un element WBS excelent. Cine decide că sarcina a fost finalizată în mod acceptabil? Ce criterii folosesc aceștia? Dacă aceste criterii nu există, poate că ar merita să fie definite la începutul proiectului. - Referințe tehnice
Majoritatea sarcinilor îndeplinesc un anumit tip de funcție tehnică. În zilele noastre, aproape toate funcțiile tehnice au un fel de referințe tehnice care o guvernează, de exemplu ghiduri, manuale sau standarde. - Informații despre acord
Multe sarcini sunt guvernate de un acord corporativ, un contract sau altele asemenea.
În general, dicționarul WBS ar trebui să aibă suficiente informații pentru a permite un nivel dorit de control al proiectului. La crearea inițială a WBS, elementele sunt alese în mare parte pe baza controlului costurilor, adică managerul de proiect trebuie să se asigure că orice sarcină din WBS nu depășește bugetul sau întârzierea programului (sau orice alt criteriu de succes al proiectului). Prin urmare, dicționarul WBS furnizează toate informațiile din spatele WBS care sunt necesare pentru a gestiona fiecare sarcină.
Controlul proiectului poate implica mai mult decât pur și simplu timp și costuri. Fiecare sarcină ar putea avea criterii de succes care să includă lucruri cum ar fi îmbunătățirea calității, scăderea factorilor de rebut, îmbunătățirea moralului, scăderea absenteismului, obținerea de lucrări viitoare, îmbunătățirea mediului, creșterea reputației și multe altele.
Exemplu
Să spunem că avem un proiect care implică plantarea unui copac. Work Breakdown Structure este o listă de sarcini ale proiectului, ca aceasta:
| 1 | Îndepărtați copacul existent |
| 2.1 | Săpați groapa |
| 2.2 | Plantează copacul |
| 3 | Amenajare peisagistică |
Dicționarul WBS conține informații secundare despre fiecare sarcină, cum ar fi:
- Îndepărtarea copacului existent
Se va apela la un antreprenor pentru îndepărtarea copacului vechi. Se anticipează că aceștia vor deteriora gazonul din apropierea copacului, care va necesita refacerea gazonului. Astfel, costurile din buzunar se estimează a fi de 1.500 de dolari. - Săpați groapa
Această sarcină necesită un mini-excavator care poate fi închiriat de la magazinul de bricolaj din josul străzii. Va trebui urmat un curs de formare de o zi. - Plantarea copacului
Pentru a planta copacul, trebuie angajat un ajutor din motive de siguranță. Arborele trebuie să fie plantat în conformitate cu regulamentele orașului. - Amenajare peisagistică
Această sarcină necesită așezarea pământului vegetal și plantarea mai multor flori, care vor fi achiziționate de la seră.
.