Słownik WBS jest dokumentem pomocniczym do struktury podziału pracy (WBS). Dostarcza on danych pomocniczych na temat zadań projektowych w WBS. Informacje te mogą być dowolnego typu i formatu, począwszy od informacji tekstowych, poprzez dane liczbowe, aż po daty kamieni milowych.
W skrócie, jest to bank informacji dla meta danych o zadaniach projektu.
Na przykład,
| Zadanie WBS | Słownik WBS |
|---|---|
| Buduj ogrodzenie |
|
W strukturze podziału pracy (WBS) zapisano nazwy zadań, na przykład Zbuduj ogrodzenie. Większość nazw zadań jest dość oczywista, jeśli chodzi o pracę do wykonania, jednak sama nazwa zadania nie przekazuje zbyt wielu informacji. Słownik WBS dostarcza dodatkowych informacji, które nie są dostarczane przez samą nazwę zadania.
Definicja
Oficjalna definicja Słownika WBS w Project Management Body of Knowledge (PMBOK) jest następująca:
- Dokument, który dostarcza szczegółowych informacji o dostawach, działaniach i harmonogramach dotyczących każdego komponentu w strukturze podziału pracy.
Format
Nie ma zalecanego formatu dla Słownika WBS, ale zazwyczaj przyjmuje on formę dokumentu tekstowego.
Jednakże równie ważna jest pozycja kosztów w arkuszu kalkulacyjnym lub wprowadzenie do oprogramowania do zarządzania projektami.
Zawartość
Słownik WBS może zawierać wszelkie informacje uznane za niezbędne do przekazania drugorzędnych informacji o elemencie WBS, takie jak te 12 pozycji:
- Kod lub identyfikator konta
Kod identyfikacyjny projektu, na przykład 4.5 Plant Tree, lub kod zadania organizacyjnego, na przykład 351674 Plant Tree - Opis pracy
Czasami dobry opis pracy stanowi mocną podstawę dla zadania i jest doskonałym narzędziem komunikacji, które umożliwia porównanie wyników z oczekiwaniami. Może być również przekazany każdemu, kto musi wiedzieć, co musi zrobić w danym czasie. - Założenia i ograniczenia
Prawie każde zadanie ma założenia i ograniczenia tam, gdzie krzyżuje się z innymi zadaniami projektu, sprzętem, członkami zespołu i liniami własności. Planowanie tych założeń i ograniczeń w ramach WBS jest fantastycznym sposobem na utrzymanie ich na wierzchu. - Odpowiedzialna organizacja
Każde zadanie powinno mieć kogoś, kto jest za nie odpowiedzialny, niezależnie od tego, czy jest to osoba, czy jednostka organizacyjna. - Kamienie milowe harmonogramu
Daty rozpoczęcia i zakończenia zadań są integralną częścią harmonogramu projektu, który jest ważnym składnikiem planu zarządzania projektem. Te daty rozpoczęcia i zakończenia, jak również ważne pośrednie kamienie milowe mogą być zapisane w słowniku WBS. Na przykład, data zakupu drzewa. - Powiązane działania harmonogramu
Zgodnie z PMBOK, WBS jest zorientowanym na wyniki podziałem projektu, a nie listą zadań. Jednak w praktyce te dwa elementy są często jednym i tym samym. W każdym razie zadania projektu, które odpowiadają elementowi WBS, mogą być zawarte w słowniku WBS. - Wymagane zasoby
Jest to bardzo przydatne. Jeśli zadanie wymaga narzędzia, materiału lub elementu wyposażenia, słownik WBS jest doskonałym miejscem do umieszczenia tej informacji. - Szacunki kosztów
Każde zadanie otrzymuje szacunek w ramach zarządzania kosztami projektu, który, choć jest oddzielony od WBS, może być uwzględniony w słowniku WBS. Często czas potrzebny do wykonania zadania jest głównym czynnikiem wpływającym na jego koszt. - Wymagania jakościowe
W dzisiejszych czasach prawie wszystko ma zapisaną normę jakości. Albo od Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO), albo od organizacji normalizacyjnych specyficznych dla danego kraju, albo od organizacji normalizacyjnych specyficznych dla danej branży. Jeśli nie, możesz stworzyć własne standardy jakości dla swojego projektu, ale nie ma usprawiedliwienia dla braku pisemnych standardów jakości dla jakiegokolwiek elementu WBS. - Kryteria akceptacji
Jest to świetny element WBS. Kto decyduje, że zadanie zostało wykonane w sposób akceptowalny? Jakimi kryteriami się posługuje? Jeśli takie kryteria nie istnieją, być może warto je zdefiniować na początku projektu. - Odniesienia techniczne
Większość zadań wykonuje jakąś funkcję techniczną. W dzisiejszych czasach prawie wszystkie funkcje techniczne mają jakieś odniesienia techniczne, które je regulują, na przykład wytyczne, podręczniki lub normy. - Informacje o umowie
Wiele zadań jest regulowanych przez umowę korporacyjną, kontrakt lub podobne.
Ogólnie rzecz biorąc, słownik WBS powinien zawierać wystarczająco dużo informacji, aby umożliwić pożądany poziom kontroli projektu. Podczas pierwotnego tworzenia WBS, elementy są wybierane w dużej mierze na podstawie kontroli kosztów, to znaczy, kierownik projektu musi zapewnić, że żadne zadanie WBS nie przekroczy budżetu lub nie będzie opóźnione w stosunku do harmonogramu (lub innych kryteriów powodzenia projektu). W związku z tym, słownik WBS dostarcza wszystkich informacji kryjących się za WBS, które są niezbędne do zarządzania każdym zadaniem.
Kontrola projektu może obejmować więcej niż tylko czas i koszty. Każde zadanie może mieć kryteria sukcesu, które obejmują takie rzeczy jak poprawa jakości, obniżenie współczynników złomowania, poprawa morale, zmniejszenie absencji, uzyskanie przyszłej pracy, poprawa środowiska, zwiększenie reputacji i wiele innych.
Przykład
Powiedzmy, że mamy projekt, który obejmuje sadzenie drzewa. Work Breakdown Structure to lista zadań projektu, jak poniżej:
| 1 | Usuń istniejące drzewo |
| 2.1 | Wykop dziurę |
| 2.2 | Zasadzić drzewo |
| 3 | Kształtowanie krajobrazu |
Słownik WBS zawiera drugorzędne informacje o każdym zadaniu, jak na przykład to:
- Usunąć istniejące drzewo
Do usunięcia starego drzewa zostanie wezwany wykonawca. Przewiduje się, że spowoduje on uszkodzenie trawnika w pobliżu drzewa, co będzie wymagało ponownego zasiania. W związku z tym, spodziewane koszty zewnętrzne wyniosą $1,500. - Wykopanie dziury
To zadanie wymaga minikoparki, którą można wynająć w sklepie z narzędziami w dół ulicy. Konieczne będzie odbycie jednodniowego szkolenia. - Sadzenie drzewa
Do sadzenia drzewa, ze względów bezpieczeństwa, musi być zatrudniony pomocnik. Drzewo musi być zasadzone zgodnie z prawem miejskim. - Architektura krajobrazu
To zadanie wymaga położenia wierzchniej warstwy gleby i zasadzenia kilku kwiatów, które zostaną zakupione w szklarni.
.