A WBS-szótár a munkamegosztási struktúra (WBS) támogató dokumentuma. Támogató adatokat szolgáltat a WBS-ben szereplő projektfeladatokról. Ez az információ bármilyen típusú és formátumú lehet, a szöveges információktól kezdve a numerikus adatokon át a mérföldkő dátumokig.
Röviden, ez egy információs bank a projektfeladatokra vonatkozó metaadatokhoz.
Például,
| WBS Task | WBS Dictionary |
|---|---|
| Build Fence |
|
A munkamegosztási struktúra (WBS) rögzíti a feladatok nevét, például: Kerítés építése. És a legtöbb feladatnév eléggé magától értetődő az elvégzendő munkát illetően, azonban egy feladatnév önmagában nem sok információt közvetít. A WBS-szótár további információkat nyújt, amelyeket maga a feladatnév nem ad meg.
Definíció
A WBS-szótár hivatalos PMBOK (Project Management Body of Knowledge) definíciója szerint:
- Egy dokumentum, amely a munkabontási struktúra minden egyes komponenséről részletes információt nyújt a teljesítendő feladatokról, tevékenységekről és az ütemezésről.
Formátum
A WBS-szótárnak nincs előírt formátuma, de általában szöveges dokumentum formájában készül.
A költségek táblázatszerű részletezése vagy egy projektmenedzsment-szoftvertermékbe történő bevitel azonban ugyanúgy érvényes.
Tartalom
A WBS-szótár tartalmazhat minden olyan információt, amelyet szükségesnek ítélnek a WBS-elemre vonatkozó másodlagos információk közléséhez, például ezt a 12 elemet:
- Kód vagy számlaazonosító
A projekt azonosító kódja, például 4.5 Növényfa, vagy a szervezeti feladat kódja, például 351674 Növényfa - A munka leírása
Néha a munka jó leírása erős alapot nyújt a feladathoz, és nagyszerű kommunikációs eszköz, amely lehetővé teszi az eredmények összehasonlítását az elvárásokkal. Emellett bárkivel közölhető, akinek tudnia kell, hogy mit kell tennie egy adott időpontban. - Feltételek és korlátozások
Majdnem minden feladatnak vannak feltételezései és korlátai, ahol keresztezi a projekt más feladatait, berendezéseit, a csapattagokat és a telekhatárokat. Ezeknek a feltételezéseknek és korlátozásoknak a WBS-en belüli megtervezése fantasztikus módja annak, hogy mindig szem előtt tartsa őket. - Felelős szervezet
Minden feladatnak kell lennie valakinek, aki felelős érte, legyen az egy személy vagy szervezeti egység. - Ütemezés mérföldkövei
A feladatok kezdő és befejező időpontjai szerves részét képezik a projekt ütemtervének, amely a projektmenedzsment terv fontos összetevője. Ezek a kezdő- és befejezési dátumok, valamint egy fontos időközi mérföldkő rögzíthető a WBS-szótárban. Például a fa beszerzési dátuma. - Kapcsolódó ütemezési tevékenységek
A PMBOK szerint a WBS a projektnek nem feladatlista, hanem egy teljesítményekre orientált felosztása. A gyakorlatban azonban a kettő gyakran egy és ugyanaz. Mindenesetre a WBS-elemnek megfelelő projektfeladatok szerepelhetnek a WBS-szótárban. - Szükséges erőforrások
Ez nagyon praktikus. Ha egy feladatnak szüksége van egy szerszámra, anyagra vagy berendezésre, a WBS-szótár kiválóan alkalmas arra, hogy ezt az információt tartalmazza. - Költségbecslések
Minden feladat a projekt költségmenedzsmentjének részeként becslést kap, amely, bár a WBS-től elkülönül, a WBS-szótárban is szerepelhet. Gyakran előfordul, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges idő a feladat költségének egyik fő szempontja. - Minőségi követelmények
Most már szinte mindenre írnak valamilyen minőségi szabványt. Vagy a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO), vagy országspecifikus szabványügyi szervezetek, vagy iparágspecifikus szabványügyi szervezetek. Ha nem, akkor létrehozhatja saját minőségi szabványait a projektjéhez, de nincs mentség arra, hogy ne legyenek írott minőségi szabványok bármely WBS-elemhez. - Elfogadási kritériumok
Ez egy nagyszerű WBS-elem. Ki dönti el, hogy a feladatot elfogadhatóan teljesítették-e? Milyen kritériumokat használnak? Ha ezek a kritériumok nem léteznek, talán érdemes lenne a projekt kezdetén meghatározni. - Műszaki hivatkozások
A legtöbb feladat valamilyen műszaki funkciót lát el. Manapság szinte minden technikai funkciót valamilyen technikai hivatkozás szabályoz, például irányelvek, kézikönyvek vagy szabványok. - Megállapodásos információk
Sok feladatot vállalati megállapodás, szerződés vagy hasonló szabályoz.
A WBS-szótárnak általában elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy a projekt kívánt szintű ellenőrzését lehetővé tegye. A WBS eredeti létrehozásakor az elemek kiválasztása nagyrészt a költségellenőrzés alapján történik, azaz a projektmenedzsernek biztosítania kell, hogy bármelyik WBS-feladat ne lépje túl a költségvetést vagy az ütemtervet (vagy bármely más projektsikerkritériumot). Ezért a WBS-szótár biztosítja az összes olyan információt a WBS mögött, amely az egyes feladatok irányításához szükséges.
A projektellenőrzés többre is kiterjedhet, mint egyszerűen az idő és a költség. Minden feladatnak lehetnek olyan sikerkritériumai, amelyek olyan dolgokat tartalmaznak, mint a minőség javítása, a selejtfaktorok csökkentése, a morál javítása, a hiányzások csökkentése, a jövőbeli munka megszerzése, a környezet javítása, a hírnév növelése és még sok más.
Példa
Tegyük fel, hogy van egy projektünk, amely egy fa ültetésével jár. A munkamegosztási struktúra a projektfeladatok felsorolása, például így:
| 1 | Meglévő fa eltávolítása |
| 2.1 | Gödör ásása |
| 2.2 | Fa ültetése |
| 3 | Parkosítás |
A WBS-szótár másodlagos információkat tartalmaz az egyes feladatokról, például így:
- Meglévő fa eltávolítása
A régi fa eltávolítására fakivágó vállalkozót hívnak. Várhatóan kárt tesznek a fa melletti gyepben, ami újratrágyázást igényel. Így a költségek várhatóan 1500 dollárra rúgnak. - Gödröt ásni
Ez a feladat egy minibányát igényel, amelyet az utcában lévő barkácsboltban lehet bérelni. Egynapos tanfolyamot kell elvégezni. - Fát ültetni
A fa ültetéséhez biztonsági okokból segédmunkást kell alkalmazni. A fát a városi szabályzatnak megfelelően kell elültetni. - Tereprendezés
Ez a feladat a termőföld lerakását és néhány virág elültetését igényli, amelyeket az üvegházban kell megvásárolni.
.