En WBS-ordbog er et støttedokument til arbejdsfordelingsstrukturen (WBS). Den indeholder understøttende data om projektopgaver i WBS’en. Disse oplysninger kan være af enhver type og format, lige fra tekstoplysninger til numeriske data til milepælsdatoer.
Kort sagt er det en informationsbank for metadata om projektopgaverne.
For eksempel,
| WBS-opgave | WBS-ordbog |
|---|---|
| Byg hegn |
|
Arbejdsfordelingsstrukturen (WBS) registrerer opgavenavne, f.eks. bygge hegn. Og de fleste opgavenavne er ret selvforklarende med hensyn til det arbejde, der skal udføres, men et opgavenavn formidler dog ikke meget information helt i sig selv. WBS-ordbogen giver yderligere oplysninger, som ikke leveres af selve opgavenavnet.
Definition
Den officielle Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definition af en WBS-ordbog er:
- Et dokument, der giver detaljerede oplysninger om leverancer, aktiviteter og tidsplanlægning om hver enkelt komponent i arbejdsopdelingsstrukturen.
Format
Der er ikke noget foreskrevet format for WBS-ordbogen, men den har normalt form af et tekstdokument.
En specificering af omkostningerne i regnearksstil eller indtastning i et projektstyringssoftwareprodukt er dog lige så gyldig.
Indhold
WBS Dictionary kan indeholde alle de oplysninger, der anses for nødvendige for at kommunikere de sekundære oplysninger om WBS-elementet, f.eks. disse 12 punkter:
- Kode eller kontoidentifikator
Projektets identifikationskode, f.eks. 4.5 Plant Tree, eller den organisatoriske opgavekode, f.eks. 351674 Plant Tree - Beskrivelse af arbejdet
Sommetider giver en god beskrivelse af arbejdet et stærkt grundlag for opgaven og er et godt kommunikationsværktøj, som gør det muligt at sammenligne resultaterne med forventningerne. Det kan også kommunikeres til alle, der har brug for at vide, hvad de skal gøre på et givent tidspunkt. - Antagelser og begrænsninger
Næsten alle opgaver har antagelser og begrænsninger, hvor de krydser andre projektopgaver, udstyr, teammedlemmer og ejendomsgrænser. Planlægning af disse antagelser og begrænsninger i WBS’en er en fantastisk måde at holde styr på dem på. - Ansvarlig organisation
Hver opgave bør have en person, der er ansvarlig for den, hvad enten det er en person eller en organisatorisk enhed. - Milepæle i tidsplanen
Opgavernes start- og slutdatoer er en integreret del af projekttidsplanen, som er en vigtig del af projektstyringsplanen. Disse start- og slutdatoer samt en vigtig mellemliggende milepæl kan registreres i WBS-ordbogen. F.eks. købsdatoen for træet. - Tilknyttede planlægningsaktiviteter
I henhold til PMBOK er WBS’en en leveringsorienteret underopdeling af projektet snarere end en opgaveliste. I praksis er de to dog ofte en og samme ting. Under alle omstændigheder kan de projektopgaver, der svarer til et WBS-element, indgå i WBS-ordbogen. - Nødvendige ressourcer
Dette er meget praktisk. Hvis en opgave har brug for et værktøj, et materiale eller et stykke udstyr, er WBS-ordbogen et godt sted at medtage disse oplysninger. - Omkostningsoverslag
Hver opgave modtager et overslag som en del af projektets omkostningsstyring, som, selv om det er adskilt fra WBS’en, kan medtages i WBS-ordbogen. Ofte er den tid, der er nødvendig for at gennemføre en opgave, en vigtig faktor for dens omkostninger. - Kvalitetskrav
I dag har næsten alting en kvalitetsstandard skrevet for det. Enten fra den internationale standardiseringsorganisation (ISO), eller landespecifikke standardiseringsorganisationer eller branchespecifikke standardiseringsorganisationer. Hvis ikke, kan du oprette dine egne kvalitetsstandarder for dit projekt, men der er ingen undskyldning for ikke at have skriftlige kvalitetsstandarder for et hvilket som helst WBS-element. - Acceptance Criteria
Dette er et fantastisk WBS-element. Hvem beslutter, at opgaven er blevet udført acceptabelt? Hvilke kriterier bruger de? Hvis disse kriterier ikke findes, ville det måske være værd at definere dem ved projektets begyndelse. - Tekniske referencer
De fleste opgaver udfører en eller anden form for teknisk funktion. I dag har næsten alle tekniske funktioner en eller anden form for tekniske referencer, der regulerer den, f.eks. retningslinjer, manualer eller standarder. - Aftaleoplysninger
Mange opgaver er reguleret af en virksomhedsaftale, kontrakt eller lignende.
Generelt set bør WBS-ordbogen indeholde nok oplysninger til at muliggøre et ønsket niveau af projektstyring. Når WBS’en oprindeligt oprettes, vælges elementerne i høj grad ud fra omkostningskontrol, dvs. projektlederen skal sikre, at enhver WBS-opgave ikke overskrider budgettet eller kommer bagud i forhold til tidsplanen (eller andre succeskriterier for projektet). Derfor indeholder WBS-ordbogen alle de oplysninger bag WBS’en, der er nødvendige for at styre hver enkelt opgave.
Projektstyring kan involvere mere end blot tid og omkostninger. Hver opgave kan have succeskriterier, der omfatter ting som at forbedre kvaliteten, sænke skrotningsfaktorerne, forbedre moralen, mindske fraværet, opnå fremtidigt arbejde, forbedre miljøet, øge omdømmet og mange andre.
Eksempel
Lad os sige, at vi har et projekt, der involverer plantning af et træ. Arbejdsfordelingsstrukturen er en liste over projektopgaver, som denne:
| 1 | Fjernelse af eksisterende træ |
| 2.1 | Grab hul |
| 2.2 | Plante træ |
| 3 | Landskabspleje |
WBS-ordbogen indeholder sekundære oplysninger om hver opgave, som f.eks. denne:
- Fjernelse af eksisterende træ
Der vil blive tilkaldt en entreprenør til fjernelse af træer for at fjerne det gamle træ. Det forventes, at de vil beskadige græsplænen i nærheden af træet, som vil kræve en ny plæne. Der forventes således udgifter på 1 500 USD. - Grav hul
Denne opgave kræver en minigraver, som kan lejes i isenkræmmerbutikken længere nede ad gaden. Der skal tages et endags kursus. - Plant træ
For at plante træet skal der af sikkerhedshensyn ansættes en hjælper. Træet skal plantes i overensstemmelse med byens vedtægter. - Anlægsarbejde
Denne opgave kræver udlægning af muldjord og plantning af flere blomster, som skal købes i drivhuset.