Sådan ‘Heat Map’ kolonner af tal i Excel

Det kan ofte være svært at få et mål af tal i et regneark, men Excel tilbyder mange datavisualiseringsteknikker.

I denne artikel beskriver jeg, hvordan du kan anvende heat map-formatering på en kolonne af tal. Det gør vi med funktionen Betinget formatering, der er tilgængelig i Excels startmenu.

Figur 1 viser de involverede trin:

1. Klik på en hvilken som helst enkelt celle i listen.
2. Vælg Excel’s menu Data.
3. Klik på kommandoen Sortér Z-A for at sortere tallene fra højeste til laveste.
4. Vælg de tal, du ønsker at formatere.
5. Vælg Betinget formatering fra Excel’s Home-menu.
6. Vælg Farveskalaer fra menuen Betinget formatering.
7. Vælg et farveskema. Excel tilbyder et live preview, når du holder musen over hvert skema, så du kan se virkningen, før du beslutter dig for det.
8. Tallene er nu formateret som et varmekort.

Figur 1: Funktionen Color Scales Conditional Formatting gør det nemt at oprette heat maps.

Som du kan se, er Color Scales Conditional Format nemt at anvende, men desværre er den begrænset til celler, der indeholder tal. Du kan ikke bruge Color Scales til at formatere en hel række. Du kan manuelt udarbejde betingede formateringsregler, der formaterer hele rækker.

Bemærk, at de første trin i figur 1 involverede sortering af dataene. Dette er et valgfrit trin, men det resulterer i et mere jævnt udseende af varmekortet. Figur 2 illustrerer to problemer, der kan opstå, hvis du ikke sorterer dataene, før du anvender betinget formatering.

I dette scenarie blev dataene ikke sorteret, før den betingede formatering Color Scale blev anvendt:

1. De celler, du ønsker at sortere, er måske allerede forvalgt fra, da du anvendte betinget formatering, men hvis ikke, skal du vælge talområdet.
2. Vælg Excel-menuen Data.
3. Vælg kommandoen Sortere Z-A.
4. Vælg Fortsæt med det aktuelle valg i dialogboksen Sorteringsadvarsel. Dette er med vilje for at illustrere en nuance i Excel.
5. Klik på Sortere.
6. De fleste, men ikke alle tallene står nu i den forkerte position. Denne fejl opstår, når brugere unødigt vælger en del af en liste i stedet for en enkelt celle i listen.
7. Klik på kommandoen Fortryd fra Excel-værktøjslinjen Hurtig adgang, eller tryk på Ctrl-Z for at fortryde sorteringen og genoprette den oprindelige rækkefølge.

Figur 2: Hvis man lader en del af en liste være markeret, mens man sorterer, kan det resultere i forvrængning af dataene.

Hvis du skifter mening om at anvende betinget formatering, skal du enten klikke på Fortryd umiddelbart efter, at du har anvendt formateringen, eller udføre de trin, der er vist i figur 3:

1. Vælg Excel’s Home-menu.
2. Vælg kommandoen Betinget formatering.
3. Vælg Ryd regler.
4. Vælg Ryd regler fra hele arket.

Figur 3: Du kan fjerne betinget formatering fra et helt regneark eller kun fra udvalgte celler.

Hvis du har anvendt betinget formatering på andre områder af dit regneark, kan du i stedet vælge de celler, der indeholder betinget formatering, og i stedet vælge Ryd regler fra valgte celler.