Hur man ”värmekartlägger” kolumner med siffror i Excel

Det kan ofta vara svårt att få ett mått på siffrorna i ett kalkylblad, men Excel erbjuder många tekniker för datavisualisering.

I den här artikeln beskriver jag hur du kan tillämpa värmekartläggningsformatering på en kolumn med siffror. Vi åstadkommer detta med funktionen Villkorlig formatering som finns i Excels meny Hem.

Figur 1 visar vilka steg som ingår:

1. Klicka på en enskild cell i listan.
2. Välj Excels meny Data.
3. Klicka på kommandot Sortera Z-A för att sortera siffrorna från högst till lägst.
4. Välj siffrorna som du vill formatera.
5. Välj Villkorlig formatering från Excels meny Hem.
6. Välj Färgskalor från menyn Villkorlig formatering.
7. Välj ett färgschema. Excel erbjuder en levande förhandsgranskning när du håller muspekaren över varje schema, så att du kan se effekten innan du bestämmer dig för det.
8. Siffrorna är nu formaterade som en värmekarta.

Figur 1: Funktionen för villkorlig formatering av färgskalor gör det enkelt att skapa värmekartor.

Som du kan se är den villkorliga formateringen Färgskalor enkel att tillämpa, men tyvärr är den begränsad till celler som innehåller siffror. Du kan inte använda Color Scales för att formatera en hel rad. Du kan manuellt skapa villkorliga formateringsregler som kan formatera hela rader.

Notera att de första stegen i figur 1 innebar att sortera data. Detta är ett valfritt steg, men resulterar i ett jämnare utseende och känsla för värmekartan. Figur 2 illustrerar två problem som kan uppstå om du inte sorterar data innan du tillämpar villkorlig formatering.

I det här scenariot sorterades inte data innan den villkorliga formateringen Färgskala tillämpades:

1. Cellerna som du vill sortera kan redan vara förvalda från när du tillämpade villkorlig formatering, men om inte så väljer du intervallet med siffror.
2. Välj Excel-menyn Data.
3. Välj kommandot Sortera Z-A.
4. Välj Fortsätt med det aktuella urvalet i dialogrutan Sortera varning. Detta är avsiktligt för att illustrera en nyans i Excel.
5. Klicka på Sortera.
6. De flesta men inte alla siffror är nu i fel position. Det här felet uppstår när användare i onödan väljer en del av en lista, i motsats till en enskild cell i listan.
7. Klicka på kommandot Ångra från Excels verktygsfält för snabbåtkomst eller tryck på Ctrl-Z för att ångra sorteringen och återställa den ursprungliga ordningen.

Figur 2: Att lämna en del av en lista markerad när man sorterar kan leda till att data förvrängs.

Om du ändrar dig när du tillämpar villkorlig formatering klickar du antingen på Ångra direkt efter att du har tillämpat formateringen, eller så utför du stegen som visas i Figur 3:

1. Välj Excels meny Hem.
2. Välj kommandot Villkorlig formatering.
3. Välj Rensa regler.
4. Välj Rensa regler från hela arket.

Figur 3: Du kan ta bort villkorlig formatering från hela kalkylbladet eller bara från valda celler.

Om du har tillämpat villkorlig formatering på andra områden i arbetsbladet kanske du istället vill markera de celler som innehåller villkorlig formatering och istället välja Rensa regler från valda celler.