Cum să „cartografiați” coloane de numere în Excel

De multe ori poate fi dificil să obțineți o măsură a numerelor într-o foaie de calcul, dar Excel oferă multe tehnici de vizualizare a datelor.

În acest articol voi descrie modul în care puteți aplica formatarea de tip „heat map” unei coloane de numere. Vom realiza acest lucru cu ajutorul funcției de formatare condiționată disponibilă în meniul Home al Excel.

Figura 1 prezintă pașii implicați:

1. Click pe orice celulă individuală din listă.
2. Selectați meniul Data al Excel.
3. Click pe comanda Sort Z-A pentru a sorta numerele de la cel mai mare la cel mai mic.
4. Selectați numerele pe care doriți să le formatați.
5. Selectați Conditional Formatting din meniul Home al Excel.
6. Selectați Color Scales din meniul Conditional Formatting.
7. Selectați o schemă de culori. Excel oferă o previzualizare live pe măsură ce treceți deasupra fiecărei scheme, astfel încât veți putea vedea impactul înainte de a vă angaja.
8. Numerele sunt acum formatate ca o hartă termică.

Figura 1: Funcția de formatare condiționată Color Scales Conditional Formatting face ca hărțile termice să fie ușor de creat.

După cum puteți vedea, Color Scales Conditional Format este ușor de aplicat, dar, din păcate, este limitată la celulele care conțin numere. Nu puteți utiliza Color Scales pentru a formata un întreg rând. Puteți crea manual reguli de formatare condiționată care vor formata rânduri întregi.

Rețineți că primii pași din figura 1 au implicat sortarea datelor. Acesta este un pas opțional, dar are ca rezultat un aspect mai uniform al hărții termice. Figura 2 ilustrează două probleme care pot apărea dacă nu sortați datele înainte de a aplica formatarea condiționată.

În acest scenariu, datele nu au fost sortate înainte de a fi aplicată formatarea condiționată Color Scale:

1. Celeulele pe care doriți să le sortați pot fi deja preselectate din momentul în care ați aplicat formatarea condiționată, dar dacă nu, selectați intervalul de numere.
2. Selectați meniul Date din Excel.
3. Selectați comanda Sortare Z-A.
4. Selectați Continue with the Current Selection în caseta de dialog Sort Warning. Acest lucru este intenționat pentru a ilustra o nuanță în Excel.
5. Click Sort.
6. Majoritatea, dar nu toate numerele sunt acum în poziție greșită. Această eroare apare atunci când utilizatorii selectează în mod inutil o porțiune dintr-o listă, spre deosebire de o singură celulă din listă.
7. Clic pe comanda Undo din bara de instrumente de acces rapid a Excel sau apăsați Ctrl-Z pentru a anula sortarea și a restabili ordinea inițială.

Figura 2: Lăsarea unei porțiuni dintr-o listă selectată în timpul sortării poate avea ca rezultat amestecarea datelor.

Dacă vă răzgândiți în legătură cu aplicarea formatării condiționate, fie faceți clic pe Undo imediat după ce ați aplicat formatarea, fie efectuați pașii prezentați în figura 3:

1. Selectați meniul Home al Excel.
2. Alegeți comanda Conditional Formatting.
3. Alegeți Clear Rules.
4. Alegeți Clear Rules from Entire Sheet.

Figura 3: Puteți elimina formatarea condiționată dintr-o întreagă foaie de lucru sau doar din celulele selectate.

Dacă ați aplicat formatarea condiționată în alte zone din foaia de lucru, este posibil să doriți mai degrabă să selectați celulele care conțin formatarea condiționată și în schimb să alegeți Clear Rules from Selected Cells.

.