Return Merchandise Authorization: Hvad er RMA og fælles RMA-politikattributter

Lforsyningskæden er fyldt med tilfælde, hvor et leveret produkt ikke nødvendigvis lever op til forhandlerens, forbrugerens eller andre køberes forventninger. Når et produkt skal returneres, skal det gennemgå en returproces, kaldet Reverse Logistics, og indhentning af en RMA-tilladelse (Return Merchandise Authorization) er typisk det første skridt i denne proces. Returgodkendelse af varer kan dog omfatte flere forskellige aspekter af service efter salget, f.eks. garantiforvaltning, serviceaftaler, analyse af returnerede varer og forvaltning af udtjent udstyr, leverandørstyring og udskiftning. Desuden kan mange RMA-politikker have subtile forskelle i forhold til disse fælles interesser. Lad os tage et kig på, hvordan RMA’er fungerer, og nogle almindelige eksempler på RMA-politik.

Hvad er Return Merchandise Authorization & funktionerne

RMA’er eksisterer som omvendte strømme af produkter inden for den omvendte logistikindustri. I hjertet af Return Merchandise Authorization-politikker hviler to primære funktioner for RMA’er: at forhindre ukorrekte returneringer og at indsamle oplysninger om returneringen. Nu har du sikkert troet, at din virksomhed kunne håndtere alle returneringer internt; men returneringshåndtering kan blive for kompleks og upraktisk til intern håndtering.

For eksempel kan en virksomhed sælge 1.000 varer online eller til genfremstillingsvirksomheder, som har kernereturneringer, og 25 procent af disse varer sendes til returnering på grund af en fabrikationsfejl. I stedet for at have 250 kunder, der kommer i butikken eller sender varerne til din virksomhed, har du brug for et middel til at fremme tilbagestrømningen af disse produkter til producenten og opnå økonomisk kompensation for at gøre det.

Dertil kommer, at små og mellemstore virksomheder måske ikke har de nødvendige ressourcer, som omfatter både finansielle og arbejdsmæssige ressourcer, til at håndtere massetilbageleveringer for defekte varer. Som følge heraf bliver det afgørende for din evne til at fortsætte driften at ansætte en tredjepartslogistikudbyder, der har teknologien til at håndtere RMA-processer problemfrit.

Fælles eksempler på RMA-politik

I moderniteten gennemføres de fleste RMA-forespørgsler via internettet, så det er blevet et afgørende aspekt af den teknologiske verden at have evnen til at behandle RMA’er. Efter at have modtaget den første anmodning skal repræsentanten, hjulpet af reverse logistics-teknologi, begynde at indsamle oplysninger om produktet. Disse oplysninger kan omfatte salgs-, ordre- og leveringsdato, den kanal, hvorigennem produktet blev købt, betalingsmetode, hvor mange varer der skal returneres, og årsagerne til returneringen. Med den rette teknologi og med responsivt design, så den webbaserede revlog-teknologi fungerer på alle enheder, kan det være lige så enkelt som at trykke på easy-knappen for en logistikchef. Dette kunne anspore til en konkurrencefordel med automatisk returtilladelse. Alt, hvad logistikchefen skal gøre, er at sende sit varenummer og serienummer, og teknologien godkender automatisk returneringen, så han/hun ikke behøver at røre ved returneringen, før den kommer til hans/hendes dok.

Indsamling af oplysninger

I forbindelse med informationsindsamlingsprocessen skal en politik for tilladelse til returnering af varer følge tre forskellige veje, som forklaret af Reverse Logistics Magazine®. Disse veje fokuserer på forholdet mellem leverandøren og transportkanalen, produktkvaliteten og forbrugertilpasning. Lad os se nærmere på disse områder.

Relation mellem leverandør og transportkanal

Når en vare returneres uden defekter, kan den bruges til flere formål. Den kan f.eks. sendes til et outletcenter, når den bliver forældet, genfremstilles for at genvinde værdien, genopføres i butikken, sendes til et andet center i lagerrotationen eller ombyttes efter en ordrefejl.

Produktkvalitet

Dette aspekt af informationsindsamlingen fokuserer på kvaliteten af varen til returnering. Var varen f.eks. defekt; skal den pakkes om, hvis den er åbnet; manglede den dele; eller passer den ikke til forbrugerens behov?

Kundetilpasning

Kundetilpasning henviser til, hvordan politikken for returneringstilladelse til varer søger at gøre forbrugeren hel igen. Dette kan omfatte tilbud om ombytning til et lignende produkt, ombytning af varen til det korrekte produkt eller som en del af en garantierstatning.

Efter indsamling af oplysninger bør en RMA-politik gå over til anden fase af RMA: validering af oplysninger.

Validering af oplysninger

Informationer kan betragtes som ugyldige eller gyldige af en række årsager. Returanmodningen kan ligge uden for refunderings- og ombytningsvinduet. Du skal dog også overveje, om omkostningerne ved at nægte returneringen vil forårsage permanent skade på forholdet mellem køber og sælger. F.eks. opvejer en returnering på 100 $ på en enkelt vare nemt omkostningerne ved at miste ordrer til en værdi af 10.000 $. For at hjælpe med at holde tingene enkle kan du følge følgende trin:

1. Kontroller vilkårene i returkontrakten.

2. Kontroller eksistensen af købsordren.

3. Kontroller identiteten på den person, der returnerer varen.

4. Kontroller varens købspris, især da varer kan have været på udsalg, da de blev købt.

5. Har køberen modtaget yderligere rabatter på andre varer som led i en kampagne?

6. Bør forbrugeren modtage godkendelsen af Return Merchandise Authorization som en del af garantien for kundetilfredshed?

Næst skal en RMA-politik have en kæde af begivenheder til gennemgang af følgende:

• Garantifragtpolitik.

• Køber-sælger-kontrakt.

• Politik for kundeservice.

• Specifikation af RMA-type: Ombytning, refusion eller reparation.

• Brugerens forventninger til varen.

• Reparation af produktet.

Dertil kommer, at politikken for tilladelse til returnering af varer skal tage hensyn til, hvordan forholdet mellem køber og sælger kan ændre sig på grund af returneringen, hvordan returneringen vil påvirke markedsføringsstrategien, har varen yderligere brug i produktets livscyklus, og hvordan kan en sådan returnering påvirke den fortsatte forretning med forbrugeren. Efter analyse af alle disse faktorer og efter at have fulgt disse processer kan forhandleren give eller nægte tilladelse til at returnere varen.

Har du brug for hjælp til at få styr på det hele? Tag kontakt til os i dag, så kan vi hjælpe dig med eventuelle RMA-strategier og udstyre dig med den teknologi, der er nødvendig for effektivt at udføre strategien.