Een zelf ingevulde vragenlijst (ook wel gemailde vragenlijst genoemd) is een instrument voor gegevensverzameling waarbij schriftelijke vragen worden voorgelegd die door de respondenten in schriftelijke vorm moeten worden beantwoord.
Een schriftelijke vragenlijst kan op verschillende manieren worden beheerd, bijvoorbeeld:
- Versturen van vragenlijsten per post met duidelijke instructies voor het beantwoorden van de vragen en verzoeken om reacties per post;
- Alle of een deel van de respondenten op één plaats en op één tijdstip bijeenbrengen, mondelinge of schriftelijke instructies geven en de respondenten de vragenlijsten laten invullen; of
- Vragenlijsten aan de respondenten overhandigen en deze later verzamelen.
Andere leveringsmodaliteiten zijn onder meer computerondersteunde en onderscheppingsstudies.
In zelfbezorgde computerondersteunde vragenlijsten wordt gebruikgemaakt van intranetten, internet of on-linediensten van organisaties om de respondenten te bereiken. Interceptiestudies zijn die welke persoonlijk worden uitgevoerd, over het algemeen op een openbare plaats of een bedrijfspunt.
Zo zouden interviewers bijvoorbeeld klanten kunnen benaderen die een restaurant verlaten en vragen om hen te interviewen over hun ervaringen. Interviewers kunnen de vragen stellen of gewoon het project uitleggen en de vragenlijst aan de respondenten geven om in te vullen.
De enquêtes kunnen worden ingevuld op papier, op een tablet (iPod, Android, enz.), of een laptop.
Interceptstudies kunnen een traditionele vragenlijst of een geautomatiseerd instrument gebruiken in een vooraf bepaalde omgeving zonder de assistentie van de interviewer.
De vragen in de vragenlijst kunnen zowel open als gesloten zijn (met vooraf gecategoriseerde antwoorden).
Elektronische methode van zelfbevraging
In recente tijden kunnen elektronische enquêtes worden uitgevoerd via e-mail of worden beheerd op het internet of het web (Malhotra, 2007).
E-mail interviews
Om een e-mail enquête uit te voeren, wordt een lijst van e-mailadressen voorbereid. De enquête wordt in de hoofdtekst van het e-mailbericht geplaatst. De e-mails worden vervolgens via Internet verzonden.
E-mailenquêtes gebruiken zuivere tekst (ASCII) om vragenlijsten weer te geven en kunnen door iedereen met een e-mailadres worden ontvangen en beantwoord, ongeacht of zij al dan niet toegang tot het Web hebben.
Respondenten typen de antwoorden op een van de gesloten vragen op de daarvoor bestemde plaatsen en klikken op ‘beantwoorden’. De antwoorden worden ingevoerd in een vooraf ontworpen blad en getabelleerd. Merk op dat bij dergelijke enquêtes gegevensinvoer typisch is.
Internet-enquêtes
In tegenstelling tot e-mail-enquêtes gebruiken internet- of webenquêtes Hypertext Markup Language (HTML), de taal van het web, en worden ze op een website geplaatst.
Respondenten kunnen via internet worden geworven uit een potentiële respondentendatabase die door het onderzoeksbureau wordt onderhouden, of ze kunnen via conventionele methoden worden geworven (post, telefoon). De respondenten wordt gevraagd naar een bepaalde internetlocatie te gaan om de enquête in te vullen.
Vaak worden respondenten niet geworven. In plaats daarvan bezoeken zij toevallig de website waar de enquête is geplaatst (of andere populaire websites), en worden zij uitgenodigd om aan de enquête deel te nemen.
Veel nationale dagbladen houden momenteel opiniepeilingen over actuele kwesties van nationaal belang en maken daarbij gebruik van deze methode.
Voordelen van zelf in te vullen vragenlijst
Zeer lage kosten
De kostenbesparing is een van de meest voor de hand liggende voordelen van een per post verstuurde vragenlijst. De vragenlijst per post vereist geen opgeleide staf van interviewers en supervisors; het enige wat nodig is, zijn de kosten van planning, steekproeftrekking, duplicatie, verzending en het verstrekken van zelfgeadresseerde enveloppen voor de retourzendingen.
De kosten van verwerking en analyse zijn gewoonlijk eenvoudiger en goedkoper dan voor andere enquêtemethoden.
Gemak bij het lokaliseren van respondenten
Behoudens in extreme gevallen is het lokaliseren van respondenten in een gemaild vragenlijstonderzoek soms gemakkelijker, vooral als het onderzoek wordt uitgevoerd met gespecialiseerde en homogene steekproeven.
Tijdwinst
De gemailde vragenlijst kan naar alle respondenten tegelijk worden gestuurd, en de meeste antwoorden zullen binnen een week of zo worden ontvangen. Het is echter ook zo dat de uiteindelijke retournering enkele weken of langer kan duren.
Gemak voor de respondent
De respondent kan er in totaal meer tijd aan besteden dan bij een interviewstudie. Dit gemak kan hem of haar helpen correcter te antwoorden. Ook heeft hij of zij zo meer tijd om moeilijke vragen te behandelen.
Grote anonimiteit
De afwezigheid van een interviewer biedt de respondent een grotere anonimiteit. Hierdoor is hij of zij eerder bereid sociaal onwenselijke antwoorden te geven of antwoorden die in strijd zijn met normen.
Minder kans op vertekenende fouten
Er is geen kans voor de respondent om vertekend te worden door de aanwezigheid van een interviewer. De persoonlijke kenmerken van de interviewer en de variabiliteit van hun vaardigheden kunnen leiden tot het vertekeningseffect.
In een persoonlijk interview kan de respondent de interviewer wantrouwen of bepaalde vragen ontwijken of misleidende antwoorden geven. Een vragenlijst per post is in het algemeen vrij van deze fout.
Gestandaardiseerde bewoordingen
Een vergelijking van de antwoorden van de respondenten wordt vergemakkelijkt door het feit dat elke respondent aan dezelfde bewoordingen wordt blootgesteld.
Dit voordeel kan echter teniet worden gedaan als de respondenten verschillen wat betreft hun begripsniveau als gevolg van de verschillen in hun opleidingsniveau.
Gemak bij het verkrijgen van informatie
De vragenlijst per post stelt de respondent in staat zijn archief, persoonlijk document te raadplegen, collega’s of andere personen te raadplegen voor echte informatie die hij wil verstrekken.
Grote toegankelijkheid
Ten slotte kunnen respondenten die geografisch wijd verspreid zijn, allemaal worden bereikt voor de prijs van een postzegel, in vergelijking met dure reiskosten voor interviewers.
Nadelen van de zelfondersteunde vragenlijst
Beperkingen van de vragenlijst
Een korte en eenvoudige vragenlijst met slechts enkele ingewikkelde, open vragen, screeningsvragen en/of vervelende vragen kan worden gebruikt, zodat de respondenten deze met behulp van de gedrukte instructies en definities kunnen begrijpen.
Lage respons
Het grootste nadeel van de gemailde vragenlijst is de lage respons. Bij interviewstudies daarentegen wordt de overgrote meerderheid van de interviews voltooid en zijn de redenen voor non-respons bekend.
Mailed studies krijgen soms een respons van zo laag als 10 procent, en 50 procent wordt als voldoende beschouwd.
Inflexibiliteit
De antwoorden in een gemailde vragenlijst moeten als definitief worden aanvaard, omdat er geen ruimte overblijft om verder te peilen dan het gegeven antwoord om een dubbelzinnig antwoord te verduidelijken, of om onwil om een bepaald antwoord te geven te overwinnen.
Verbal gedrag
Er is geen interviewer aanwezig om non-verbaal gedrag waar te nemen of om de sociale klasse van de respondent of andere relevante kenmerken persoonlijk te beoordelen. Een respondent uit een lagere klasse kan zichzelf in een gemailde vragenlijst voordoen als iemand uit een hogere klasse, zonder dat een interviewer daartegen bezwaar maakt.
Weigeringsredenen niet bekend
Het is niet altijd mogelijk de kenmerken van non-respondenten en de weigeringsredenen vast te stellen.
Geen controle over de volgorde
Er kan geen controle worden uitgeoefend over de volgorde waarin de vragen worden beantwoord.
Wanneer de respondent de vragenlijst invult, kan hij alle vragen zien voordat hij een van de vragen beantwoordt, en de verschillende antwoorden kunnen dus niet als onafhankelijk worden behandeld. Het volgen van de volgorde van een vragenlijst is belangrijk, omdat het responsbias elimineert.
Geen controle over de omgeving
In interviewstudies doet de interviewer vaak veel moeite om ervoor te zorgen dat er voor elk interview een gestandaardiseerde omgeving bestaat.
In een gemailde vragenlijststudie is er geen zekerheid dat de respondent in staat zal zijn om de antwoorden in te vullen zonder inmenging van anderen. Dit kan ook leiden tot een inbreuk op de privacy.
Hoge item-non-respons bias
Zonder toezicht, bij het invullen van de vragenlijst, kan de respondent sommige vragen onbeantwoord laten. Dit geldt met name voor gevoelige en sociaal ongewenste vragen.
Kan geen spontane antwoorden noteren
Wanneer het belangrijk is om slechts de mening van één persoon te achterhalen, niet beïnvloed door anderen, is deze methode ongeschikt. Bovendien heeft de respondent de mogelijkheid om een overhaast antwoord, waarvan hij of zij later besluit dat het niet diplomatisch is, te wissen.
Geen mogelijkheid om de antwoorden aan te vullen
Bij een vragenlijst per post is er geen mogelijkheid om de antwoorden van de respondent aan te vullen met observatiegegevens.
Geen mogelijkheid om de juiste identiteit van de respondenten te controleren.
Bij een vragenlijst per post kan de onderzoeker er niet zeker van zijn dat de juiste persoon de vragenlijst heeft ingevuld.
Omgaan met non-respons bij gemailde interviews
Een lage non-respons kan ook worden bereikt door een substeekproef te trekken van de non-respondenten.
Voorstel dat een steekproef van 1000 personen wordt geselecteerd en dat aan hen een vragenlijst wordt gestuurd. Het doel van het onderzoek is de prevalentie van roken (P) onder de respondenten vast te stellen. Veronderstel verder dat 700 van hen de vragenlijst invullen en terugsturen.
Het oorspronkelijke aantal niet-respondenten is dus 300. Als eerste stap worden herinneringen gestuurd naar deze 300 niet-respondenten. Stel nu dat van deze 300 niet-respondenten er 100 de vragenlijst invullen en retourneren.
Er zijn nu 800 respondenten van wie antwoorden zijn ontvangen. Het responspercentage is 0,80 en het non-responspercentage 0,20.
In de tweede stap moeten 40 van deze non-respondenten worden geselecteerd en geïnterviewd. Wij gaan ervan uit dat het mogelijk is geweest alle 40 personen te ondervragen. Voor de schatting van P wordt nu de volgende schatter gebruikt:
p = 0,8pt +0,2p2
waarbij p1 de schatter is die wordt toegepast op de per post verzamelde gegevens, en p2 de schatter die wordt toegepast op de per interview verzamelde gegevens. P1 zou de schatter zijn geweest als er geen interviews waren gehouden.
Verbetering van het responspercentage in de post-enquête
Wij noemen hieronder enkele punten die leiden tot een hoger responspercentage in de post-enquête:
Follow-up: Follow-ups en herinneringen zijn zeer lonend voor het verkrijgen van een goed rendement. Aangezien elke opeenvolgende follow-up meer opbrengsten oplevert, kunnen onderzoekers potentieel een extreem hoog totaal responspercentage bereiken door herhaalde follow-ups.
Voorafgaande kennisgeving
Er is bewijs dat voorafgaande kennisgeving effectief is om het responspercentage te verhogen. Telefonische kennisgeving lijkt hiervoor het beste middel.
Retournerenveloppen
Het bijsluiten van een zelfgeadresseerde en gefrankeerde envelop stimuleert de respondenten tot een snelle retourzending.
Geldelijke prikkels
Een of andere vorm van geldelijke prikkels zal de respons hoogstwaarschijnlijk verhogen.
Sponsoring
De sponsoring van de postvragenlijst heeft een belangrijk effect op de respondenten en motiveert hen vaak om de vragenlijst in te vullen en snel terug te sturen. Sponsoring garandeert de legitimiteit en de waarde van het onderzoek. Daarom moeten onderzoekers informatie over sponsoring opnemen, gewoonlijk in de begeleidende brief bij de vragenlijst.
Persuasion