Als we een nieuw jaar beginnen, plannen velen van ons werk en strategieën voor het hele komende jaar. In het bedrijfsleven worden jaren gewoonlijk opgedeeld in kwartalen wanneer we dat werk plannen. Een klant van een van onze cursussen stelde onlangs een goede vraag:
Ik wil graag uw mening over de opmaak. Wat is de juiste / formele manier om kwartaal en jaar uit te drukken (dat wil zeggen Q1 2018)?
De belangrijkste zakelijke stijlgidsen – AP Stylebook en The Gregg Reference Manual – gaan niet eens in op hoe financiële kwartalen moeten worden uitgedrukt. Beide gaan in op het gebruik van samengestelde bijvoeglijke naamwoorden (…voor de verkoop in het eerste kwartaal) en stellen ook dat de geaccepteerde afkorting qtr. is, wat tegenwoordig niet vaak meer wordt gebruikt in zakelijke rapporten.
Toen dit voor het laatst werd behandeld in de nummeropmaakgids van Microsoft, werd voor technische en wetenschappelijke artikelen aanbevolen om komma’s en Romeinse cijfers te gebruiken (IQ, 2019 of IVQ, 2019), maar dat is verouderd en een typische zakelijke lezer zal dat niet begrijpen. Vergeet niet dat het doel van zakelijk schrijven is om een zakelijke lezer in staat te stellen gemakkelijk informatie tot zich te nemen. Het gebruik van Romeinse cijfers om kwartalen uit te drukken, zelfs voor een zeer technische publicatie, is verwarrend voor een lezer.
Zoals veel vragen over opmaak, zijn er tegenstrijdige aanbevelingen en geen definitieve gids behandelt dit. Daarom moeten we ons gezond verstand gebruiken en kijken naar geloofwaardige bronnen die dit vaak formatteren.
Hier is mijn aanbeveling over hoe de jaarlijkse kwartalen het beste kunnen worden uitgedrukt:
- Gebruik ofwel First Quarter 2020 of Q1 2020, afhankelijk van het formaliteitsniveau. (Investopedia gebruikt dit formaat in hun publicaties.)
- First Quarter 2020 is een goed formaat voor formele documenten, zoals jaarverslagen, investeringsrapporten, of businessplannen.
- Q1 2020 is duidelijk in minder formeel schrijven, zoals e-mails, projectcommunicatie, en interne communicatie.