5S in de Japanse Werkplaats (2)- Seiton at the Ready
Helping Suppliers Get the Edge
5S, vaak uitgelegd als Seiri = sorteren, Seiton = organiseren, Seiso = schoonmaken, Seiketsu = saneren en Shitsuke = in stand houden, is een werkplekmethodologie die door Japanse bedrijven is geïntroduceerd. 5S is gebaseerd op fundamenteel Japans “gezond verstand”, wat een van de redenen is waarom ze moeite hebben het uit te leggen aan niet-Japanners. In het vorige artikel gaven we een overzicht van 5S en enkele ideeën over Seiri. Deze maand werpen we een nieuwe blik op Seiton.
Seiton-(整頓)
Laten we eens kijken naar de subtielere betekenissen van seiton. Het eerste karakter, “organisatie” of “orde,” is hetzelfde als het eerste karakter in seiri, het eerste 5S concept. In feite worden de twee woorden vaak samen gebruikt om algemene ordelijkheid te beschrijven, zoals in “seiri seiton”. Hun betekenissen zijn echter heel verschillend. Seiri betekent sorteren, scheiden en verwerpen (en bewaren). Seiton betekent organiseren en klaar staan. Als we ons alleen maar concentreren op het opbergen van dingen, kunnen we uit het oog verliezen waarom we dingen opbergen, namelijk om ze snel terug te kunnen vinden als we ze nodig hebben. Seiton betekent bepalen waar en wanneer spullen nodig zijn, en ze zo neerzetten dat een efficiënte werkstroom wordt bevorderd. Een werknemer zou niet op zoek moeten moeten gaan naar het benodigde gereedschap, of naar een andere ruimte moeten lopen om bij vaak gebruikte items te komen.
Visuele communicatie van Seiton
Visuele identificatie en communicatie zijn ook van cruciaal belang voor seiton implementatie. Voorwerpen die regelmatig worden gebruikt, krijgen vaak een label om de gebruiksdatum te documenteren en de prioriteit van de plaats te bepalen. Gereedschap wordt gelabeld zodat het juiste gereedschap wordt gebruikt. Schaduwetikettering (het tekenen van de omtrek van het voorwerp op de plaats waar het moet worden opgeborgen) communiceert duidelijk de juiste plaats. Etiketten op de vloer geven aan waar apparatuur thuishoort. Het identificeert ook waar mensen thuishoren en plaatsen die niet veilig zijn en waar ze niet thuishoren.
Seiton en mensen
We denken vaak aan seiton als van toepassing op voorwerpen zoals gereedschappen, onderdelen en apparatuur, maar de oorspronkelijke betekenis van seiton omvat ook het zich naar behoren kleden overeenkomstig iemands rol. Een uniform is een vorm van visuele communicatie. In een Japans bedrijf kun je aan de kleur van het uniform in één oogopslag zien wie aannemers zijn en geen gewone werknemers, en ook voor welke aannemer ze werken. Op dezelfde manier dragen Japanners die gaan wandelen, wandelkleding, zelfs tijdens een eenvoudige dagtocht waar uit een zuiver technisch oogpunt gewone kleding volstaat. Het kostuum afstemmen op de activiteit is belangrijk voor Japanners.
Locatie en Tijd
Japans heeft een woord, “ba,” dat zowel tijd als plaats aanduidt. Japanners zijn gevoelig voor het afstemmen van activiteiten op de juiste “ba.” Een element van seiton is het afstemmen van schema’s. Stel bijvoorbeeld dat de Japanners om 13.00 uur een spoedvergadering moeten beleggen, dan kunnen zij er vrij zeker van zijn dat de mensen die aanwezig moeten zijn, er ook zullen zijn. Dat komt omdat Japanse bedrijven de logistieke inspanning leveren om iedereen dezelfde lunchpauze te geven van 12.00 uur tot 13.00 uur. Ze zijn dan ook verbaasd als ze in de VS om 13.00 uur een spontane vergadering beleggen en merken dat veel werknemers niet eens in het gebouw zijn. Als ze horen: “Ik kan Joe niet vinden. Hij zal wel een hapje zijn gaan eten”, vragen zij zich af of de Amerikanen hun werk wel serieus nemen. Mijn advies: Zoek uit wanneer de Japanners lunchen en neem het op hetzelfde tijdstip.
Een ander element van seiton is het afstemmen van gedrag op de juiste “ba.” Er is een tijd en plaats voor alles. Vergaderingen zijn “ba” voor serieuze discussie. Het zijn geen plaatsen voor grappen. Diner en borrel zijn “ba” voor grappen en om elkaar te leren kennen.
Bereid zijn
Seiton is anders dan het hebben van een nette werkvloer of kantoor. Het uiteindelijke doel van seiton is paraatheid, voor items om klaar te zijn wanneer nodig. Items die daadwerkelijk worden gebruikt in werkprocessen worden geanalyseerd vanuit het oogpunt van frequentie en nabijheid voordat ze een plaats krijgen toegewezen.
Een veelgehoorde klacht die ik hoor van Japanners is dat Amerikanen niet voorbereid zijn op vergaderingen. Ondersteunende gegevens moeten worden meegebracht, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat dat snel kan worden teruggevonden. Wees niet in de positie dat u moet zeggen: “Het spijt me, ik weet dat de spreadsheet ergens op het netwerk staat…” Zorg ervoor dat u discrepanties in de gegevens ontdekt voordat zij dat doen en dat uw team is voorbereid en in overeenstemming is voordat u naar de vergadering komt.
Seiton-alle noodzakelijke items geplaatst zodat ze kunnen worden gelokaliseerd en klaarstaan wanneer ze nodig zijn. Laten we in het volgende artikel eens kijken naar Seiso (清掃), hoe we voor deze zaken zorgen.