Josie geeft leiding aan het marketingteam van een middelgroot technologiebedrijf. Als contactpersoon voor haar afdeling krijgt ze vaak projectaanvragen binnen.
Soms komen ze binnen via e-mail of chatberichten, soms worden ze terloops genoemd tijdens vergaderingen. In alle eerlijkheid, soms is er helemaal geen echt verzoek, en ze voelt zich alsof ze de gedachten van mensen moet lezen over wat er gedaan moet worden.
Het is veel voor haar om te jongleren, en ze weet dat ze veel van haar eigen tijd verspilt, evenals de tijd en energie van haar hele team. Dus is ze op zoek naar een betere manier om het projectwerk dat op het bordje van haar team belandt te managen.
Een van de beste manieren om dat te doen is door een succesvol proces te creëren dat steeds opnieuw kan worden gereproduceerd. Dus besluit ze een sjabloon voor het intakeproces te maken dat ze kan gebruiken om al deze werkaanvragen te stroomlijnen en haar team op succes voor te bereiden.
Waarom een sjabloon? De voordelen van een intakeprocessjabloon
Het standaardiseren van het werkintakeproces zal wat werk vergen, maar de vele voordelen maken het de moeite waard. Hieronder staan slechts enkele van de vele redenen waarom projectleiders zoals Josie zouden moeten overwegen een sjabloon voor het projectintakeproces te maken.
Het verbetert de consistentie.
Zonder een gedefinieerd proces op zijn plaats, is het veel te gemakkelijk voor dingen om verloren te gaan in de shuffle. Project aanvragers hebben weinig begrip van wat er van hen wordt verlangd bij het schetsen van een project, en uw team heeft geen vaste weg vooruit. Het veroorzaakt verwarring en vertragingen voor iedereen.
Een goed gedefinieerd project intakeproces elimineert die verwarring door iedereen een voorschrijvende reeks stappen te geven die moeten worden gevolgd om werk aan te vragen bij uw team.
Dat gestroomlijnde proces maakt het voor iedereen gemakkelijk om te weten wat er moet gebeuren, evenals wat er daarna zal gebeuren.
Het geeft u de informatie die u nodig hebt.
U kent de worsteling maar al te goed: u voelt zich klaar om een project aan te pakken, maar ontdekt dat u niet alle informatie hebt die u nodig hebt. Dan verspil je tijd met het opsporen van die belangrijke details.
Het is een veel voorkomende hindernis. In een onderzoek onder 300 bureauleiders vond 27% van de respondenten creatieve briefings onvolledig of inconsistent.
Dat is een ander voordeel van het templatizen van uw projectintake procesflow – vooral met een vragenlijst of creatieve briefing die aanvragers moeten invullen. In dit formulier moet u verplichte velden instellen (Wrike maakt dit gemakkelijk!), zodat u er zeker van bent dat uw team alle informatie heeft die het nodig heeft, zonder onnodig en tijdrovend heen en weer geloop.
Het opent de deur voor automatisering.
De kans is groot dat uw huidige projectmanagement-intakeproces veel repetitieve of hersenloze taken omvat – dingen zoals het opzetten van projecten, het toewijzen van eigenaren en het stellen van deadlines. Met een gestandaardiseerd proces is het veel gemakkelijker om repetitieve of alledaagse onderdelen van de workflow te herkennen die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd.
Rotale verantwoordelijkheden zoals het aanmaken van projecten binnen uw work management software en het toewijzen van taken kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd met de juiste tool. Op die manier hoeven u en uw team geen tijd te verspillen aan die huishoudelijke taken en kunnen ze direct aan de slag met het werk dat ertoe doet.
Het geeft u meer grip op de werklast.
Wanneer de werkverzoeken uit alle richtingen binnenstromen, is het moeilijk om grip te krijgen op alles waar uw team op een bepaald moment aan werkt.
Maar wanneer alle verzoeken worden gecentraliseerd en een gestandaardiseerd proces volgen, hebt u een solide grip op alle projecten die momenteel op het bord van uw team liggen, zodat u uw deadlines en middelen beter kunt beheren en kunt voorkomen dat uw team te dun wordt verspreid.
Het bespaart u tijd.
Kijk eens terug naar de vorige voordelen die we hebben genoemd, en u zult een gemeenschappelijk thema opmerken: Ze besparen u niet alleen een hoop gedoe, maar ook een hoop tijd.
Dat is een van de grootste voordelen van het templatizen van uw klant intake proces of uw interne project intake proces. Zo hoeft u niet voor elke nieuwe projectaanvraag het wiel opnieuw uit te vinden, wat u heel wat uren (en niet te vergeten heel wat energie) bespaart.
6 vragen die in elk projectintakeformulier moeten worden gesteld
U bent overtuigd van de voordelen van het opzetten van een sjabloon voor het werkintakeproces. Maar voordat u dat doet, moet u het antwoord op deze vraag achterhalen: Wat zijn de stappen in het intakeproces?
Die kunnen variëren, afhankelijk van uw unieke team en uw typische projecten (iedereen structureert zijn proces anders). We raden echter aan dat het intakeproces begint met deze belangrijke eerste stap: het projectintakeformulier.
Dit is in wezen een vragenlijst of creatieve briefing die mensen of teams moeten invullen om aan te vragen dat uw team aan een project werkt.
Opnieuw, hoe dit formulier er precies uit zal zien, kan van verschillende factoren afhangen. Echter, hieronder zijn een aantal vragen die in elk formulier moeten worden gesteld.
Wie is de contactpersoon voor dit project?
Vaak zal iemand een project aanvragen bij uw team, maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat zij degene zullen zijn die toezicht houdt op de voortgang en vragen beantwoordt terwijl uw team aan de slag gaat.
Daarom is deze vraag zo belangrijk. Het zorgt ervoor dat u en alle anderen weten wie eigenaar is van dat project, zodat u de juiste persoon kunt benaderen wanneer u duidelijkheid of richting nodig hebt.
Beste veldtype om te gebruiken: kort antwoord
Wat voor soort project is dit?
Eén van de allereerste vragen die in uw intakeformulier moet worden gesteld, is wat voor soort project wordt aangevraagd. Bijvoorbeeld, met Josie’s marketing team, moet ze weten wat voor soort werk er wordt gevraagd. Een social media campagne? Blog post? Webinar? E-mail campagne? Evenement?
Dat is een detail dat je van tevoren moet weten, zodat je de context kunt krijgen die je nodig hebt. Maar deze formulieren zijn nog effectiever als u deze eerste vraag als filter kunt gebruiken.
De dynamische aanvraagformulieren van Wrike maken het gemakkelijk om de rest van de vragenlijst aan te passen op basis van dit eerste antwoord. Als de aanvrager aangeeft dat hij een blogpost nodig heeft, zullen de volgende vragen alleen betrekking hebben op dat type project, en hoeven ze geen irrelevante vragen te beantwoorden.
Beste veldtype om te gebruiken: dropdown
Wat is het hoofddoel van dit project?
U moet niet alleen weten wat het project is – u moet ook het waarom erachter begrijpen. Wat is het overkoepelende doel?
Dat is iets wat aanvragers duidelijk moeten kunnen aangeven bij het invullen van het intakeformulier. Ze moeten ook een belangrijke maatstaf aangeven die ze zullen monitoren, zodat jullie allemaal op één lijn zitten over hoe succes zal worden gedefinieerd.
Het hebben van die informatie aan het begin stelt je in staat het project te voltooien met het eindspel in gedachten.
Beste veldtype om te gebruiken: paragraaf
Wie is het publiek voor dit project?
Elk project heeft een specifiek publiek, en dat is een belangrijk perspectief voor u om in gedachten te houden als u werkt aan de gevraagde opdracht.
In uw intakeformulier moeten aanvragers aangeven wie hun beoogde publiek is. Is het voor een intern team? De raad van bestuur? Cliënten of klanten? Een specifieke subgroep van hen?
Dat is iets wat u moet weten voordat u ook maar één stap zet.
Beste veldtype om te gebruiken: selectievakjes en kort antwoord
Wat is het budget voor dit project?
Natuurlijk, als het gaat om projectaanvragen, is geld een echte zorg. U moet weten hoeveel u kunt investeren in de voltooiing van dit project voordat u ook maar één middel inzet.
Bij het invullen van het intakeformulier moeten aanvragers meteen aangeven wat hun budgettaire beperkingen zijn – of op zijn minst een bandbreedte waarbinnen het project moet vallen.
Beste veldtype om te gebruiken: dropdown
Wat is de ideale deadline voor de voltooiing van een project?
De kans is groot dat uw team niet slechts met één project tegelijk bezig is. U bent voortdurend bezig met een spervuur van verzoeken van verschillende afdelingen of klanten. En om deze effectief te prioriteren, moet u weten wanneer elk project moet worden afgerond.
Aanvragers moeten hun gewenste voltooiingsdatum voor het project aangeven bij het indienen van de eerste aanvraag. Het is slim om uit te leggen dat hun gewenste datum is geen garantie – het is afhankelijk van hoeveel werk is al op je bord.
Daarnaast kunt u op uw formulier een voorbehoud maken over hoeveel tijd u nodig hebt om een project af te ronden (zodat u niet een heleboel last-minute verzoeken krijgt).
Beste veldtype om te gebruiken: data
Andere mogelijke vragen die in uw werkintake-formulier kunnen worden gesteld…
De bovenstaande vragen zijn belangrijk voor vrijwel elk project en elk team, maar uw formulier zal waarschijnlijk verder moeten worden aangepast en misschien zelfs nog meer vragen moeten bevatten. Hier volgen nog enkele vragen die u kunt opnemen in uw intakeprocessjabloon:
- Wie heeft dit verzoek goedgekeurd?
- Beste veldtype om te gebruiken: kort antwoord
- Zijn er bestaande bestanden of middelen die we moeten hebben?
- Best te gebruiken veldtype: bestandsbijlage
- Welke call-to-action moet dit project bevatten?
- Best te gebruiken veldtype: kort antwoord
- Wat moeten we nog meer weten over dit project?
- Best te gebruiken veldtype: paragraaf
Wil je nog meer inspiratie om je wielen aan het draaien te krijgen? Bekijk deze sjablonen voor 10 verschillende soorten aanvraagformulieren.
Template voor uw projectwerk: Verder gaan dan het intakeformulier
Een ingevuld aanvraagformulier is de eerste stap in een standaard werkintakeprocesschema, maar het is echt slechts het topje van de ijsberg. U wilt meer doen dan alleen het intakeformulier templatize – u wilt het hele project kickoff proces templatize.
Dus als dat formulier is ingevuld en ingediend, wat moet er dan gebeuren in het stroomschema van het project- of klantintake-proces? Hier zijn de volgende stappen die u en uw team moeten nemen.
Automatiseer de creatie van projecten en taken.
Een project stuit vaak op een knelpunt nadat het is aangevraagd, maar voordat het werk daadwerkelijk begint.
Als onderdeel van uw intakeproces moet u stappen ondernemen om de creatie van taken en projecten te automatiseren. Op die manier worden deze meteen gemaakt binnen uw werkbeheerplatform (zonder extra werk van u!), zodat de voortgang onmiddellijk kan beginnen.
Met Wrike is het eenvoudig om projectaanvragen automatisch om te zetten in ofwel volledig opgebouwde taken of projecten die zijn gemaakt op basis van sjablonen die u kunt aanpassen.
Taaktoewijzingen automatiseren.
Op dezelfde manier moeten u en uw hele team op één lijn zitten over wie verantwoordelijk is voor wat, zodat het project in beweging kan komen. U kunt niet wachten tot iemand op het bord stapt.
Om die reden moet u ook de toewijzing van taken aan teamleden automatiseren. Dit verhoogt de verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat er geen vragen zijn over wie het werk moet beginnen.
Naast het automatisch aanmaken van taken en projecten, kunt u met Wrike automatisch verschillende soorten werk toewijzen op basis van aangepaste veldreacties, zoals locatie, projecttype of andere specifieke vereisten.
Laat tijd over voor beoordeling.
Nadat die taken zijn gemaakt en toewijzingen zijn gedaan, bouwt u voldoende tijd in uw intakeproces in voor teamleden om hun eigen individuele bijdragen en vereisten te beoordelen.
Dit geeft hen de kans om ervoor te zorgen dat ze hebben wat ze nodig hebben om aan de slag te gaan, evenals om eventuele verduidelijkende vragen te stellen die ze hebben over dat projectverzoek.
Vergeet niet dat deze vragen aan u moeten worden gesteld of aan degene die voor uw team als de contactpersoon voor het project fungeert, zodat de communicatie gecentraliseerd blijft en door één persoon stroomt.
Geef een update aan de aanvrager.
Daarna is het tijd om terug te gaan naar de oorspronkelijke projectaanvrager om een paar dingen te doen:
- Bevestig de ontvangst van het projectverzoek
- Beantwoord eventuele verduidelijkende vragen die uw teamleden naar voren hebben gebracht
- Verstrek een geschatte tijdlijn voor de voltooiing van het project
Het is het beste om deze dingen te doen als een opmerking over de eigenlijke taak of het project binnen uw werkbeheerplatform, zodat alle relevante communicatie en updates op die plek blijven.
Om dit proces nog sneller te maken, slaat u uw commentaartekst ergens op, zodat u deze snel kunt gebruiken als een commentaarsjabloon voor alle toekomstige verzoekupdates.
Houd een kickoff-vergadering.
Met name voor complexe of langdurige projecten, wilt u misschien ook een kickoff-vergadering plannen voor iedereen die een hand zal hebben in dat project.
Doen dit gaat verder dan die eerste ontvangstbevestiging en stelt alle belangrijke belanghebbenden in staat om hun verwachtingen voor het project op elkaar af te stemmen, zodat u hopelijk miscommunicaties of grote problemen kunt voorkomen.
Maak uw intakeprocessjabloon en stroomlijn uw projectwerk
Zoals zowel u als Josie snel leren, biedt het templatiseren van het hele intakeproces – van de eerste aanvraag tot het daadwerkelijk aan de slag gaan – tal van voordelen, waaronder verbeterde consistentie en veel bespaarde tijd.
Hoewel u de flexibiliteit heeft om een proces te creëren dat het beste werkt voor u en uw team, is een algemene intakeprocesstructuur om te volgen:
- ontvang een ingevuld werkaanvraagformulier
- maak automatisch taken en projecten
- wijs automatisch taken toe
- bekijk de aanvraag en relevante taken
- bevestig de ontvangst van de aanvraag en de tijdlijn van het project
- organiseer een startbijeenkomst
Doe dat voor elk project dat uw team moet afronden, en u zult minder tijd besteden aan het managen van het proces en meer tijd aan wat belangrijk is: dat project uit het park slaan.
Klaar om uw intakeproces nog verder te stroomlijnen? Begin met een gratis proefversie van Wrike.
En als u meer wilt weten over het maken van de perfecte sjabloon voor het werkintakeproces, bekijk dan deze vervolgberichten:
- 5 functies die uw tool voor werkintake-processen moet hebben: belicht de belangrijkste kenmerken die de kwaliteit en betrouwbaarheid van uw intake proces templates verbeteren
- 4 Signs Your Project Intake Process Is Outdated: hoe u project intake best practices kunt gebruiken om een goed gedefinieerd proces op te bouwen