Bespreking van de onderdelen of kenmerken. Het belangrijkste deel van je beschrijving is de bespreking van elk onderdeel of kenmerk. Je moet het ding dat je beschrijft onderverdelen in delen, in kenmerken, of in beide. Onderdelen zijn eenvoudig: bijvoorbeeld, een houten potlood heeft lood, een houten houder, een gummetje, en een metalen clip. Kenmerken zijn beschrijfbare aspecten van een ding maar zijn geen onderdelen: het potlood heeft bijvoorbeeld een bepaald gewicht, lengte, breedte, enzovoort. Als u een vastgoedmagnaat in de dop was en een leeg stuk grond moest beschrijven voor uw bedrijfsdossier, zou u het waarschijnlijk beschrijven aan de hand van de kenmerken: de ligging, de oppervlakte, het terrein, de begroeiing, de toegang tot nutsvoorzieningen, enzovoort. (Kijk eens naar de beschrijving van de primitieve stenenkrabber in de voorbeelden; een deel ervan is gerangschikt naar kenmerken, en een deel naar onderdelen!)
Als je het ding dat je beschrijft eenmaal hebt verdeeld in onderdelen, kenmerken, of beide, is je volgende taak om elk onderdeel te beschrijven. Voor mechanische dingen is het goed om te beginnen met het definiëren van het onderdeel, door de functie ervan uit te leggen. Daarna beschrijf je het onderdeel van algemeen naar specifiek, gebruikmakend van alle beschrijvingsbronnen die van toepassing zijn.
Merk op dat je bij het beschrijven andere soorten geschriften kunt mengen. Je zult merken dat je functies uitlegt, termen definieert, een stukje proces bespreekt terwijl je beschrijft. Dat is geen probleem, zolang de primaire focus en het grootste deel van de inhoud maar echt beschrijving is.
Bespreking van de verwante bewerking of het verwante proces. Op een bepaald moment in een beschrijving, vaak aan het eind, is het nuttig om een samenvatting te geven van de bewerking of het proces dat samenhangt met het object dat je beschrijft. Bijvoorbeeld, als je zojuist een mechanisch potlood hebt beschreven, kun je kort uitleggen hoe het wordt gebruikt. Als je zojuist een sneeuwvlok hebt beschreven, zou je het proces kunnen bespreken waardoor die vlok is gevormd.
Bronnen van beschrijving
Wanneer je een beschrijving schrijft, moet je nadenken over de soorten beschrijvende details die je kunt geven. Soms zijn beschrijvingen nogal zwak op dit gebied. Gebruik de volgende lijst om uw beschrijving te plannen of om een beschrijving die u hebt geschreven te herzien. Denk aan de categorieën van beschrijvende details die je zou kunnen geven, of gebruik de volgende lijst om categorieën te identificeren die je niet hebt gebruikt:
| kleur hoogte breedte vorm gewicht materialen textuur locatie wijze van bevestiging geur |
diepte hoeveelheid patroon, ontwerp ingrediënten leeftijd onderdeeltjes lengte afwerking temperatuur vochtgehalte |
Schematische weergave van beschrijvingen. Bedenk dat dit slechts een typisch of algemeen model is voor de inhoud en de organisatie – er zijn vele andere mogelijk.
Diverse aandachtspunten
In beschrijvingen zult u zich waarschijnlijk afvragen hoe u met getallen, afkortingen en symbolen moet omgaan:
Getallen. Vergeet niet dat technisch schrijven een aantal van de regels breekt die je in eerdere schrijflessen zo hard hebt geleerd. In de context van technisch schrijven zijn we vaak erg begaan met cijfers en willen we dat ze opvallen. Dit betekent dat je cijfers in lopende tekst moet gebruiken als het getal een exacte, gemeten of meetbare hoeveelheid aangeeft of als het een kritieke waarde vertegenwoordigt. In deze zinnen bijvoorbeeld, lijkt het van belang dat de getallen exact zijn:
De beker heeft een diameter van 3 inch.
Gebruik 4 spijkers om de poster aan de muur te bevestigen.
Dit betekent echter niet dat er cijfers moeten worden gebruikt voor onverschillige waarden. Bijvoorbeeld, in deze zin is er niets hartveroverends aan hoeveel delen het rapport heeft:
Het rapport bevat vier grote secties.
Zie het gedeelte over getallen versus woorden voor meer details.
Anatomie van een beschrijvende alinea. Gewoonlijk begint de alinea met een verklaring over het doel of de functie van het onderdeel, waarna de beschrijvende details volgen. Beschrijvende details zijn gebaseerd op de “bronnen” van beschrijving, zoals kleur, vorm, breedte en hoogte.
Afkortingen. In technisch schrijven, verwachten we afkortingen te zien. Gebruik ze vrijelijk in uw beschrijving. Onthoud de regel voor het interpunctiegebruik van afkortingen – interpunctieer ze alleen als er een woord mee wordt gespeld (bijvoorbeeld “in.”). Denk er ook aan dat afkortingen niet opgaan tegen het nummer waarmee ze worden gebruikt (bijvoorbeeld, maak dat “8 mm tape” of “8-mm tape” maar niet “8mm tape”).
Symbolen. Het meest voorkomende probleem met symbolen in instructies en beschrijvingen heeft te maken met inches en feet. Als je instructies schrijft voor een timmermansdroomproject waar overal feet en inches staan, gebruik dan de symbolen ” (inches) en ‘ (feet). Als je echter maar een paar keer inch- en voetmaten noemt, gebruik dan het woord of de afkorting.
Graphics and Format in Descriptions
In de meeste beschrijvingen heb je minstens één illustratie nodig van het ding dat je beschrijft, met labels die naar de onderdelen wijzen. Zie het gedeelte over afbeeldingen voor meer informatie over het maken van afbeeldingen, de opmaak en het opnemen ervan in je beschrijvingen.
Kopjes. In beschrijvingen kunt u koppen en subkoppen gebruiken om de bespreking van de afzonderlijke onderdelen of kenmerken af te bakenen. Idealiter beschrijf je elk onderdeel in een aparte alinea of paragraaf, en markeer je die bespreking met een titel. Als je een achtergrondsectie hebt, gebruik daar dan ook een titel voor. Zie het gedeelte over koppen voor de specifieke vereisten.
Lijsten. Lijsten zijn in beschrijvingen lang niet zo belangrijk als in instructies. Als u echter onderdelen of subonderdelen uitsplitst of specificaties opsomt, zijn dit goede situaties voor lijsten. Zie het hoofdstuk over lijsten voor de specifieke eisen.
Speciale vermeldingen. In beschrijvingen is er niet zo’n belangrijke rol weggelegd voor bijzondere vermeldingen als in instructies. Immers, als het werkelijk om een beschrijving gaat, moet de lezer niet proberen een procedure te volgen, en dus geen risico lopen om apparatuur te beschadigen, voorraden te verspillen, de procedure te verknoeien, of zichzelf of anderen te verwonden. U kunt echter de aantekening speciale kennisgeving nuttig vinden om belangrijke punten of uitzonderingen te benadrukken. Zie het hoofdstuk over speciale opmerkingen voor een volledige bespreking van het juiste gebruik van deze speciale opmerkingen en hun formaat en plaatsing binnen instructies.
Ik stel uw gedachten, reacties en kritiek met betrekking tot dit hoofdstuk op prijs: reactie-David McMurrey