Raadpleeg ook de FAQ’s en de ‘Opmerkelijke opmerkingen’ onderaan deze pagina voor informatie over de basisarchitectuur van dit rekeningstelsel.
Non-Profits hebben een andere manier van kijken, hoewel er overeenkomsten zijn tussen hen en hun ‘for-profit neven’.
Vragen:
Vraag: Wat is een Debet?
A: Hier volgt een korte opsomming van het grote geheel, met betrekking tot de basisbeginselen van de boekhouding.
Q: Als contant geld in mijn boeken een debetsaldo is, waarom noemt de bank (een positief kassaldo) dan een creditsaldo?
A: Dat is een simpele kwestie van perspectief. Uw positieve kassaldo is een verplichting aan de bank – een Kredietsaldo.
Kasgeld is een Debet Saldo in uw boeken (een Activum); maar uw chequeboeksaldo is Credit in de boeken van de bank (een Verplichting: een Te betalen Lening).
Q: Hoeveel rekeningen en subrekeningen moet ik hebben?
A: U zou minstens 10 rekeningen minder moeten hebben dan u kunt bijhouden!
Dit is belangrijk om te weten.
Categorieën en subcategorieën kunnen nuttige informatie over uw organisatie verschaffen, maar alleen als ze nauwkeurig zijn. Als uw personeel niet consequent is in de codering, dan zal uw geavanceerde rekeningstelsel de boeken in een veel slechtere staat brengen dan wanneer u het eenvoudig had gehouden.
Ontwerp geen structuur die niemand bereid is te volgen. Te veel details zijn contraproductief, misleidend, duur en moeilijk op te lossen; en te weinig details betekent dat u een kans hebt gemist om nuttige analytische informatie te verstrekken aan de gebruikers van uw jaarrekening.
Onze aanbeveling:
Observaties bij het rekeningstelsel voor non-profitorganisaties:
Gebeperkte fondsen – Dit zijn fondsen die door de donor zijn toegewezen aan specifieke uitgaven/initiatieven.
Niet-bestede Restricted Funds staan op de balans totdat ze worden gebruikt zoals bedoeld. Wij bevelen aan om beperkte fondsen in de sectie Netto Activa van de balans te plaatsen, hoewel sommigen ze graag als Overige Passiva zien.
Netto Activa. Deze benaming lijkt op “Eigen Vermogen” in een boekhoudkundig schema met winstoogmerk. Het is letterlijk: Activa min Passiva en, net als bij een organisatie met winstoogmerk, worden hier de historische winsten geaccumuleerd.
De eerste twee cijfers van de resultatenrekening (XX – XXXX).
Als een non-profit meer dan één nadruk heeft, moet het overwegen om de resultatenrekening in afzonderlijke afdelingen (of klassen) op te splitsen, wat kan worden gedaan met de eerste twee cijfers (afhankelijk van het boekhoudsysteem dat u gebruikt, kunnen het ook de laatste twee cijfers zijn, of een apart veld).
01 – Ministerie
02 – Fondsenwerving (ook wel Ontwikkeling genoemd)
03 – Overhead (Beheer).
Rekeningnummer 4100 – Vergoedbare uitgaven: Bedragen die in rekening worden gebracht om het bedrijf te vergoeden voor uitgaven die het heeft gedaan ten behoeve van klanten, enz. Hier kan een opslag in worden opgenomen. Een toeslag van 20% is gebruikelijk in de meeste bedrijfstakken.
Rekeningnummer 4900 – Vergoedbare onkosten: Dit zijn Uitgaven gemaakt ten behoeve van de cliënt: Uitgaven waarvan verwacht wordt dat ze vergoed worden.
4901 – Reimbursable Expenses – Meals and Entertainment: Maaltijden en Vermaak worden gescheiden voor belastingdoeleinden. Dit maakt de zaken eenvoudiger aan het eind van het jaar! Makkelijker = minder duur.
Bedrijfskosten: Alles in deze categorie staat in alfabetische volgorde voor snelle verwijzing, en om dingen eenvoudig te houden.
6121 – Geactiveerde aankopen – Contrarekening: Het gebruik van deze tegenrekening is een effectieve manier om een goed te kapitaliseren zonder het overzicht van de totale uitgaven per categorie te verliezen. Ik hoop dat dit duidelijk is!
6951 – Reizen – Maaltijden en Vermaak: Maaltijden en vermaak worden voor belastingdoeleinden gescheiden. Uw belastingaccountant heeft deze informatie aan het eind van het jaar nodig, dus het bespaart tijd als u het voor haar/hem scheidt.