Wat is een Data Management Plan?
Een Data Management Plan, of DMP (soms ook wel een data sharing plan genoemd), is een formeel document waarin staat wat u tijdens en na een onderzoeksproject met uw data gaat doen. Het beschrijft het soort gegevens dat u voor uw onderzoek gebruikt, hoe ze worden verzameld, georganiseerd en opgeslagen, en welke formaten u gebruikt. Wanneer gevoelige gegevens worden gebruikt, moet het DMP ook beschrijven welke stappen u onderneemt om uw gegevens te beveiligen en te voldoen aan de regelgeving. In het DMP wordt gedetailleerd beschreven hoe de gegevens toegankelijk zullen zijn en hoe ze zullen worden gedocumenteerd met het oog op uitwisseling en hergebruik tijdens en na afloop van het project. Een DMP wordt door steeds meer financiers en onderzoeksinstellingen geëist.
Een DMP kan informeel zijn, voor intern gebruik, op basis van beleid dat is opgesteld door het hoofd van een onderzoekslaboratorium, medewerkers, of IT-groepen binnen Harvard. Sommige financieringsinstanties of projecten kunnen de indiening van formele DMP’s vereisen. In de loop van een project is het belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen in het onderzoeksteam weet waar de gegevens zich bevinden en hoe ze toegankelijk zijn, hoe ze georganiseerd en gedocumenteerd zijn zodat ze gemakkelijk door het team kunnen worden gebruikt. Een DMP kan in de loop van het project naar behoefte worden bijgewerkt en herzien – een DMP is een levend document.
Op dit moment heeft Harvard geen DMP voor uw onderzoek nodig, tenzij uw financieringsbron dat wel vereist. Echter, het bewust plannen van de gehele levenscyclus van uw data vanaf het begin van uw project kan u, of een DMP nu vereist is of niet, voordeel opleveren en u op de lange termijn tijd en geld besparen.
Voor meer informatie:
- Research Data Management Program – DMPTool by Harvard Library
- Biomedical Data Management Planning by Harvard Medical School
Wie eist een Data Management Plan?
Een toenemend aantal federale en particuliere sponsors eist een DMP als voorwaarde voor het verstrekken van financiering. Meestal wordt onderzoekers in het stadium van het voorstel of de toekenning van de subsidie gevraagd een DMP in te dienen.
Voorbeelden van onderzoekssponsors die een DMP of soortgelijke informatie eisen:
- Federale agentschappen van de VS (NIH, NSF, NASA, IMLS, DOD, DOJ)
- Philantropische organisaties, zoals de Alfred P. Sloan Foundation, Moore Foundatio, The Gates Foundationheeft een open data beleid, maar een DMP is niet vereist
Voor een volledige lijst van organisaties die een DMP vereisen, evenals informatie over hun sjabloon, zie de DMPTool Publieke Sjablonen pagina.
Wat moet er in een Data Management Plan staan?
Uw Data Management Plan moet het volgende bevatten:
- Type gegevens: waarneming, experimenteel, simulatie, afgeleid/gecompileerd
- Vorm van gegevens: tekst, numeriek, audiovisueel, discipline- of instrumentspecifiek
- Bestandsformaten:
- De voorkeur gaat uit naar de standaarden van de onderzoeksgemeenschap (bijv, FITS voor astronomie)
- Beschermingsformaten bij voorkeur (b.v. tabellen in CSV, documenten in PDF, afbeeldingen in JPG)
- Omvang van gegevens, stabiele gegevens: plannen voor waar u ze zult opslaan
- Gevoelige gegevens: plannen voor veilige opslag
- Metadata: Gegevensdocumentatie (algemeen, inhoudelijk, technisch, toegang)
Daarnaast:
- Controleer of u goedkeuring van de Institutional Review Board nodig heeft
- Controleer of u een Data Use Agreement nodig heeft
- Stel een data repository vast voor het delen en archiveren van de gegevens nadat uw studie is afgerond (meer informatie vindt u op de Data Sharing & Preservation pagina)
Voor meer informatie, zie: https://dmptool.org/help
Welke hulpmiddelen kan ik gebruiken om een gegevensbeheerplan op te stellen?
- DMPTool is een online hulpmiddel dat u helpt bij het opstellen en delen van uw gegevensbeheerplannen om te voldoen aan de eisen van financiers en als beste praktijk voor het beheren van uw gegevens. DMPTool biedt stap-voor-stap begeleiding bij het maken van uw eigen DMP en bevat sjablonen en voorbeeldplannen om u te helpen aan de eisen te voldoen die specifiek zijn voor Harvard en uw financieringsbronnen.
- Om de DMPTool als een Harvard-filiaal te gebruiken, gaat u naar de DMPTool en meldt u zich aan met de HarvardKey.
Als u meer hulp nodig heeft, bezoek en neem contact op met het Harvard Library Research Data Management Program.