Na ons laatste artikel te hebben gewijd aan de omgevingsfactoren van de onderneming, zou het nalatig van ons zijn om niet iets te zeggen over de Organizational Process Assets. Deze komen nog vaker voor in de projectmanagementprocessen dan de omgevingsfactoren van de onderneming – 47 keer als procesinput en 10 keer als output. Volgens de Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), zijn Organizational Process Assets “de plannen, processen, beleidslijnen, procedures, en kennisbestanden die specifiek zijn voor en gebruikt worden door de uitvoerende organisatie”.
Iedereen die als projectmanager bij een nieuw bedrijf is gaan werken, zal begrijpen dat deze Organizational Process Assets zo snel mogelijk moeten worden uitgezocht. Ondanks uw glanzende PMP® certificaat in projectmanagement en uw jarenlange eerdere ervaring, is het sterk aan te raden dat u respecteert wat al eerder is gedaan in uw nieuwe bedrijf en de tools en technieken overneemt die uw collega projectmanagers gebruiken. Van oneindig veel meer nut zal de kennisbasis zijn die het bedrijf in de loop der jaren heeft opgebouwd. De geplande en feitelijke schema’s van vorige projecten, de documentatie over de geleerde lessen en de diverse logboeken en registers van eerdere projecten zullen u helpen de omgeving te begrijpen die u zult moeten beheersen. Zij zullen u waardevolle inzichten geven in wie de goede mensen zijn, wie de moeilijke belanghebbenden zijn en met welke risico’s in deze nieuwe omgeving rekening moet worden gehouden.
De bestaande beleidslijnen en procedures zullen de gehele levenscyclus van het project beïnvloeden. U zult waarschijnlijk sjablonen vinden voor de belangrijkste documenten. Je kunt ook vreemde namen tegenkomen voor bekende artefacten – bijvoorbeeld, het Project Charter wordt soms een Project Proposal genoemd. Dus de Organizational Process Assets moeten vaak worden gefilterd door uw PMP® kennis om uit te vinden waar ze eigenlijk voor dienen. Alle richtlijnen die u vindt zijn ook welkom, in het bijzonder die welke beschrijven hoe procedures kunnen worden aangepast aan verschillende projecten. Onthoud uit uw PMP® training dat elk project een uniek aspect heeft, dus u zult waarschijnlijk dingen moeten aanpassen.
We noemden regelgeving toen we Enterprise Omgevingsfactoren bespraken, maar het interne beleid en de regels zijn te vinden in de Organizational Process Assets. Verwacht Human Resource beleid te vinden, zoals Gezondheid en Veiligheid, maar kijk ook uit naar beleid met betrekking tot andere aspecten van het project – zoals inkoop, kwaliteit en budgettering. Het is goed om procedures voor wijzigingsbeheer te zien, evenals een goede cultuur van risicobeheer. Tenslotte zal een degelijk proces van projectafsluiting natuurlijk de kennisbasis verschaffen die het andere aspect van Organizational Process Assets vormt.
Historische informatie van vroegere projecten is echt nuttig. Hieruit kunnen we de arbeidsintensiviteit, de houding ten opzichte van risico’s (wat gebeurde er als er iets fout ging?) en de manier waarop beslissingen worden genomen, afleiden. Herinnert u zich de vier manieren waarop een groepsbeslissing kan worden genomen uit uw PMP® dagen – unanimiteit, meerderheid, pluraliteit of autocratisch? Alle metingen die worden geregistreerd zijn ook echt nuttig – ze helpen de projectmanager te begrijpen waar het senior management zich zorgen over maakt. Dashboard-grafieken en statusrapporten geven inzicht in welke kennisgebieden hot buttons zijn voor uw nieuwe bazen.
Hoewel de nieuwe projectmanager baat heeft bij Organizational Process Assets, hoe zit het met de arme PMP®-student die moet weten dat er in totaal 57 Organizational Process Assets inputs en outputs zijn binnen de projectmanagementprocessen? Wel, denk er eens even over na: Wanneer heb je die waarschijnlijk nodig? Planning is een voor de hand liggend punt wanneer u sjablonen en procedures nodig hebt, evenals een beetje historisch inzicht. Elk planningsproces, inclusief “Ontwikkel Project Management Plan” zelf heeft Organizational Process Assets als input.
Merk ook op dat zij geen Organizational Process Assets Updates als outputs hebben! Aan de oppervlakte lijkt dit vreemd, omdat het lijkt alsof onze plannen niet bijdragen aan de corporate kennisbank. Maar kijk naar het afsluitproces – het heeft Organizational Process Assets Updates als een output – dit is waar onze plannen worden gearchiveerd. Slechts twee monitor en control processen (Monitor Risks en Control Procurement) hebben Organizational Process Assets Updates als output, die respectievelijk veranderingen in de risico-indelingsstructuur en de aanbestedingsdocumentatie weergeven. Deze updates verschijnen ook af en toe in de Executing procesgroep, specifiek in de “Manage” processen.
Zoals we in het vorige artikel al zeiden, is het zinvoller voor de PMP® student om te begrijpen wat Organizational Process Assets zijn en waar ze voor gebruikt worden, dan om lijsten uit de PMBOK® Guide uit het hoofd te leren en de inputs en outputs uit het hoofd te leren. Vraag jezelf gewoon af: maakt dit proces gebruik van gevestigde beleidslijnen en procedures of put het uit historische gegevens? Als dat zo is, dan moeten er Organizational Process Assets op de inputlijst staan. Op dezelfde manier, werkt het proces databases of beleidslijnen bij? Als dat het geval is, dan kan Organizational Process Assets Updates worden verwacht als output.
Als u meer wilt leren over Organizational Process Assets en andere projectmanagementconcepten, bezoek dan onze trainingspagina. Voor uw gemak geven wij onze projectmanagementcursussen online in ons virtuele klaslokaal. Voor meer informatie kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen.