Het is geen geheim dat office managers de ruggengraat vormen van elk goed functionerend kantoor. Veel bedrijven zijn afhankelijk van hun office managers om een goede kwaliteit van leven en productiviteit te behouden. Omdat de baan geduld, kantoorvaardigheden, leiderschapscapaciteiten en een talent voor werken onder druk vereist, kan het soms moeilijk zijn om een goede officemanager te vinden.
Neem bijvoorbeeld Debra Leonard-Porch. Debra is al bijna 40 jaar een administratief medewerkster en is momenteel kantoormanager bij Incapital Holdings in Chicago. Debra weet dat de eerste stap om een goede office manager te worden, is jezelf en je positie serieus te nemen:
“Mijn filosofie is altijd geweest: ‘Ik solliciteer elke dag naar mijn baan’. Ik kom solliciteren naar mijn baan omdat die makkelijk naar iemand anders kan gaan. Ze kunnen een jonger iemand krijgen. Ze kunnen een goedkoper iemand krijgen. Ze kunnen iemand met een betere opleiding krijgen, maar ze zullen nooit iemand vinden die zo hard werkt als ik.”
Lees verder voor onze gids met vaardigheden, training en tips voor officemanagers, en je zult je in een mum van tijd aansluiten bij de groten onder de officemanagers zoals Debra.
Wat is een officemanager?
Wanneer we het over officemanagers hebben, hebben we het eigenlijk over wat een kantoor efficiënt maakt. Office managers hebben uiteenlopende verantwoordelijkheden, afhankelijk van de behoeften van hun bedrijf, maar alle office managers zijn verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en controle van kantooractiviteiten, en houden rekening met overheidscontrole, arbeidswetgeving en werknemerstevredenheid.
Afhankelijk van het vakgebied kan er een verscheidenheid aan office management banen zijn, maar de basistaken van deze managers zijn vrij vergelijkbaar. Naast het toezicht houden op het soepele verloop van de administratie van een bedrijf, ervoor zorgen dat de benodigde voorraden worden geleverd en dat de kantoorapparatuur in orde is, kunnen officemanagers soms ook werknemers aannemen, ontslaan, trainen en bevorderen.
Vaardigheden van officemanagers
Als officemanager ben je verantwoordelijk voor processen, procedures, documentatie, communicatie, toezicht houden, training en administratie. Als dat klinkt als veel verantwoordelijkheid, dan is het dat ook. Om ervoor te zorgen dat het kantoor optimaal functioneert, moet je goed thuis zijn in deze office managementvaardigheden.
Planningsvaardigheden
Planning moet voor office managers een vanzelfsprekendheid zijn. Je planningsverantwoordelijkheden variëren van het plannen van kantoorvergaderingen tot het delegeren van verantwoordelijkheden. Van het plannen van langetermijnzaken tot het efficiënt uitvoeren van alledaagse taken: georganiseerde planning is een belangrijke vaardigheid die elke goede officemanager moet bezitten.
Administratieve vaardigheden
Voor een officemanager moeten administratieve vaardigheden een tweede natuur zijn. Voordat u de functie van office manager bekleedde, hebt u waarschijnlijk andere administratieve functies bekleed. In deze functies hebt u een basis aan administratieve vaardigheden ontwikkeld die u alleen maar verder zult ontwikkelen naarmate u zich aanpast aan uw nieuwe rol van office manager. U zult verantwoordelijk zijn voor diverse administratieve taken in de organisatie, het ondersteunen en cultiveren van de bedrijfscultuur, en andere personeelsverantwoordelijkheden zoals het evalueren van de prestaties van werknemers.
Analytische vaardigheden
Ontwikkelen van uw analytische vaardigheden op elk niveau van tewerkstelling is een goed idee. Als officemanager heb je deze vaardigheden nodig om inefficiënties te kunnen identificeren en oplossingen voor te stellen om bij te dragen aan het succes van je bedrijf.
Computervaardigheden
Een sterke, praktische computervaardigheid is niet alleen ideaal, maar noodzakelijk voor een officemanager. Je moet over voldoende vaardigheden beschikken om comfortabel, nauwkeurig en efficiënt te kunnen omgaan met de dagelijkse computerwerkzaamheden, zoals het invoeren van gegevens, het maken van sheets en het opmaken van presentaties. U zult waarschijnlijk software gebruiken voor onkostendeclaraties, faciliteitenbeheer, videoconferenties en dagelijkse communicatie.
Opleidingscursussen voor officemanager
Toen u de ladder van uw bedrijf beklimt, zult u altijd nieuwe vaardigheden moeten leren, vooral als het gaat om officemanagement. Gelukkig hoeft u geen voltijdse opleiding te volgen om een opleiding in office management te volgen. Er is een scala aan online en in-person cursussen beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in het stimuleren van hun office management carrière. Of u nu op zoek bent naar een specifieke vaardigheid te verfijnen of verder te ontwikkelen uw complete set van kantoor vaardigheden, er is een cursus voor je. Lees verder uit onze selectie om de perfecte cursus te vinden voor uw behoeften op het gebied van office management.
Certificering Management and Strategy Institute – Certified Business Office Manager (CBOM)™
Het beste voor beginnende kantoorbeheerders die de basisbeginselen van het vak willen leren voordat ze solliciteren naar hun eerste managementpositie. Na het volgen van deze volledig online cursus leert u de kadervaardigheden en -processen die nodig zijn om elk modern kantoor efficiënt te runnen.
SkillPath On-Demand Training – Emotionele intelligentie
Ideaal voor office managers die werken in gebieden met hoge stress, SkillPath online lessen richten zich op het onderwijzen van emotionele intelligentie. Door het gebruiksvriendelijke en eenvoudig te leren formaat leert u emoties in elke kantoorsituatie te begrijpen, te reguleren en te benutten.
Dale Carnegie Training – Resultaten behalen zonder autoriteit
Gebruikbaar voor office managers die grote bedrijfsveranderingen en -strategieën in hun bedrijf willen doorvoeren, leert u door middel van wekelijkse webinars hoe u potentieel verstikkende kantoorpolitiek kunt overstijgen om respect te krijgen en vertrouwen op te bouwen in alle posities binnen uw organisatie.
5 tips voor kantoormanagement
Als officemanager moet u ijverig zijn in uw eigen werk en verantwoordelijk zijn voor de output van de rest van het kantoor. Zelfs doorgewinterde officemanagers kunnen gestrest raken op dagen dat het lijkt alsof er non-stop werknemerskwesties en uitvoerende zorgen zijn.
Door een paar nieuwe technieken aan te nemen, zult u merken dat die overweldigende dagen minder frequent en meer beheersbaar worden. Als u onze top 5 tips voor kantoormanagement gebruikt, blijft u op de top van uw werk en voor op het spel.
Stel doelen voor uw team
Wanneer u duidelijke doelen voor uw kantoor stelt, creëert u echt een doel voor uw werknemers. Door teamdoelen of zelfs branchebrede doelen te stellen, verjongt u het doel van uw bedrijf om werknemers gemotiveerd te houden.
Stel haalbare doelen op die teamleden inspireren om ambitieus te zijn met hun werk. Wanneer een team persoonlijk voldaan is door het bereiken van hun doelen, zal het hele personeelsbestand in ruil daarvoor productiever en gemotiveerder zijn. Bovendien kunt u de vorderingen van elk team efficiënter volgen als er een duidelijk doel is.
Communicatie is essentieel
Als office manager zijn uw communicatieve vaardigheden van doorslaggevend belang voor uw succes, omdat u meestal het eerste aanspreekpunt bent voor klanten die het kantoor binnenkomen. U zult niet alleen regelmatig communiceren met klanten, maar ook met uw medewerkers wanneer u hun werk binnen de organisatie delegeert, zowel mondeling als schriftelijk.
Deze communicatie moet efficiënt en professioneel zijn om ervoor te zorgen dat berichten worden afgeleverd en ontvangen zoals bedoeld, maar ook vriendelijk om de relaties met uw klanten en medewerkers te onderhouden.
Time Management Skills
Vaardigheden op het gebied van time management zijn een essentieel onderdeel van elke kantoormanagementfunctie, aangezien het uw plicht is om elke minuut van uw functie optimaal te benutten. Tijdbeheer en organisatievaardigheden zijn nodig om ervoor te zorgen dat je beschikbaar bent om elke taak op de juiste manier in te delen met de rest van het kantoor.
Ben een innovatieve denker
Een innovatieve denker zijn is stap één om een effectieve officemanager te worden, omdat het oplossen van problemen een van je belangrijkste verantwoordelijkheden is. Als office manager wordt u geconfronteerd met onbekende situaties die op het eerste gezicht buiten uw controle lijken te liggen, maar ook met nieuwe uitdagingen die u moet overwinnen. Het kan je eerste instinct zijn om toevlucht te nemen tot gefrustreerd zijn door deze uitdagingen, maar in plaats daarvan moet je de vaardigheid ontwikkelen om ze aangeboren te benaderen met innovatief denken.
Hier is een tip om te beginnen: omring jezelf met innovatieve denkers en leer van hen door observatie. Het is belangrijk om jezelf bloot te stellen aan nieuwe manieren van denken en creatieve methoden om succes te boeken.
Blijf je bijscholen en professionele ontwikkeling
De beste officemanagers stoppen nooit met leren. U moet uw kennis voortdurend uitbreiden om de technologische ontwikkelingen op de voet te kunnen volgen en nieuwe managementtactieken te kunnen ontwikkelen.
Wanneer u professionele ontwikkeling tot een vast onderdeel van uw maandelijkse strategische carrièreplan maakt, blijft u de concurrentie voor en helpt u uw bedrijf om ook voorop te blijven lopen. Of het nu is door u in te schrijven voor weekendcursussen of door wekelijkse online webinar-cursussen te volgen, blijf leren – het maakt deel uit van uw verantwoordelijkheid als office manager.
Echt een geweldige office manager worden gaat over intentie – uw collega’s zullen het opmerken, uw leidinggevenden zullen het waarderen, en u zult er succesvol door zijn. Op zoek naar meer? Bekijk onze gids over office management.
