Wegens de COVID-19 pandemie zijn er op grote schaal conferenties afgelast, en het is zeer waarschijnlijk dat de afgelastingen zullen aanhouden. De Graduate School zal daarom op dit moment geen Conference Travel Awards uitreiken. Wanneer de normale conferentieactiviteit hervat wordt, zullen we opnieuw Conference Travel Awards uitreiken. Bij hervatting van de acceptatie van aanvragen zullen we flexibel zijn ten aanzien van de data waarop de aanvragen moeten worden ingediend en zullen we een tijdspad aangeven voor de beoordeling van aanvragen voor prijzen met terugwerkende kracht.
Definitie en beleid
- Reisbeurzen voor afgestudeerde studenten zijn beschikbaar om afgestudeerde studenten te helpen met de reiskosten naar grote nationale of internationale conferenties, zodat ze papers of posters kunnen presenteren, of als gastspreker kunnen optreden. Studenten in de kunsten kunnen financiering krijgen om op uitnodiging voorstellingen of installaties te geven.
- Elke student moet bevestigd zijn als presentator voordat fondsen worden aangevraagd, en elke student moet in een diplomaprogramma zitten en ingeschreven zijn voor cursussen op het moment van de reis. (Als de conferentie in de zomer plaatsvindt en de student niet is ingeschreven, moet hij/zij in het voorjaar zijn ingeschreven en voor de herfstcursussen zijn ingeschreven op het moment van de aanvraag om in aanmerking te komen.)
- Fondsen mogen alleen worden gebruikt voor vliegtickets of tarieven ter ondersteuning van alternatieve vervoerswijzen (bv. kilometervergoeding, taxi’s); ze mogen niet worden gebruikt voor registratie, hotels, voedsel of andere reiskosten.
- Elke individuele toekenning is beperkt tot één om het jaar.1
- Prioriteit wordt gegeven aan afgestudeerde studenten die geen andere significante financiering voor de reis beschikbaar hebben en/of die in het verleden geen algemene reisfinanciering voor afgestudeerde studentenconferenties van de Graduate School hebben ontvangen.
- Deze prijzen zijn bedoeld ter ondersteuning van afgestudeerde studenten die onderzoek presenteren dat is uitgevoerd aan de University of Washington, en niet aan eerdere instellingen.
Maximale toekenningsbedragen
- $300 voor binnenlandse reizen
- $500 voor internationale reizen
Elke hieronder vermelde periode is een beperkt bedrag beschikbaar voor de ondersteuning van reizen van afgestudeerde studenten binnen die periode. Financiering zal worden goedgekeurd na aangegeven deadlines met aanpassingen om gelijkheid in het proces te behouden. Afdelingen moeten hun eigen procedures en prioriteiten ontwikkelen voor studenten om financiering aan te vragen. Aanvragen moeten worden ingediend vóór de reis en binnen de deadlines voor elke periode. Financiering wordt niet met terugwerkende kracht toegekend. Afdelingen kunnen hun aanvragen op elk moment voor de deadlines indienen, maar beslissingen voor de reisperiode worden pas na het verstrijken van de betreffende deadline genomen.
Als een beurs is toegekend en de student de conferentie niet bijwoont of ervoor kiest geen gebruik te maken van de financiering van de Graduate School, wordt u verzocht het Office of Fellowships and Awards hiervan op de hoogte te stellen, zodat de beurs kan worden geannuleerd en de student in aanmerking kan blijven komen voor financiering.
We proberen de financiering rechtvaardig te verdelen. Als een afdeling aanzienlijk meer gebruik heeft gemaakt van de fondsen in vergelijking met andere eenheden, kunnen we toekomstige aanvragen op een wachtlijst plaatsen. Tegen het einde van het fiscale jaar, in april of mei, zullen we bepalen of iemand op de wachtlijst in aanmerking komt voor financiering. Als studenten op de wachtlijst in de tussentijd volledig worden vergoed, komen zij niet in aanmerking voor financiering.
Een aanvraag indienen
Reisaanvragen moeten worden ingediend door bevoegd afdelingspersoneel via het Awards-portal in MyGrad. Studenten die reiskosten willen aanvragen, moeten contact opnemen met hun afdeling voor instructies en interne beleidsregels en procedures.
Aanvragen kunnen op elk moment voorafgaand aan de gevraagde reis worden ingediend, maar niet later dan de uiterste datum die voor elke reistijd wordt vermeld. Aanvragen worden in behandeling genomen binnen het hieronder vermelde tijdsbestek, en de toekenning vindt kort na de uiterste datum plaats. Zoals u hieronder zult zien, zijn er voor elke reismaand twee verschillende termijnen waarbinnen een aanvraag kan worden ingediend.
Een algemene aanvraag voor een conferentie-reis indienen
Termijnen
| Verblijfsmaand | Deadline 1 | Deadline 2 |
| September | Juli 1 | Augustus 1 |
| Oktober | augustus 1 | september 1 |
| november | september 1 | oktober 1 |
| December | October 1 | November 1 |
| Januari | November 1 | December 1 |
| Februari | December 1 | Januari 1 |
| Maart | Januari 1 | Februari 1 |
| april | februari 1 | maart 1 |
| mei | maart 1 | april 1 |
| Juni | April 1 | Mei 1 |
| Juli | Mei 1 | Juni 1 |
| August | juni 1 | juli 1 |
Request Justification
Het gedeelte met de motivering van het verzoek moet bevatten:
- Titel van de paper, poster of voordracht die de student presenteert
- Of de student andere financiering heeft aangevraagd of ontvangt (dit omvat financiering via de conferentie, afdeling, faculteit en GPSS). Indien ja, bron en aangevraagde of ontvangen bedrag.
- Indien van toepassing, een verklaring van verzachtende omstandigheden die in strijd zijn met het vermelde beleid (Let op: late aanvragen worden alleen in behandeling genomen als de paper/poster is geaccepteerd na de uiterste deadline voor de reisperiode. Wanneer u het verzoek in MyGrad Program indient, e-mail dan een kopie van de acceptatie naar Fellowships & Awards: [email protected].)
- Prioriteit (optioneel; afdelingen kunnen ervoor kiezen om de aanvragen die ze indienen te rangschikken, en wij zullen ze in volgorde van prioriteit in overweging nemen)
Door een verzoek in te dienen, verifiëren afdelingen dat de conferentie belangrijk is binnen het vakgebied en dat de ervaring belangrijk is voor de academische vooruitgang van de student (tenzij anders vermeld in het gedeelte met de motivering). Om een aanvraag te kunnen indienen, moeten afdelingen een kopie uploaden van de uitnodigingsbrief of acceptatiebericht die aan de student is verzonden.
Accessing Awards
Het goedkeuringsproces voor een award in MyGrad Program genereert een e-mailbericht naar de student en de aanvrager. Toekenningsbedragen mogen worden uitgegeven uit departementale GSF-RSA-budgetten (75-XXXX). Er vindt geen daadwerkelijke overdracht van middelen plaats. Gebruik de PCA-code “GRAD” bij de terugbetaling.
MyGrad Program verschaft documentatie over de toegekende bedragen – studenten moeten eerst inloggen op het studentenportaal van MyGrad Program en de toekenning accepteren. Het afdelingspersoneel handelt alle reisvergoedingen af en kan het deel van de Graduate School rechtstreeks op de GSF-begroting terugbetalen. Wij eisen dat studenten rechtstreeks worden terugbetaald en dat er geen budgetoverhevelingen worden gedaan. Studenten moeten contact opnemen met de financiële administrateur van hun afdeling voor instructies over de toegang tot de toelagen.
Vragen moeten worden gericht aan het Office of Fellowships and Awards.
1Een jaar loopt van 1 juli tot 30 juni (fiscaal jaar).