Beide executive secretaries en administrative assistants bieden geavanceerde administratieve ondersteuning voor één of twee executives of managers. Wat deze kantoorfuncties onderscheidt van andere meer administratieve en routinematige kantoorbanen is het niveau van verantwoordelijkheid en vertrouwelijkheid dat ermee gepaard gaat.
Executive Secretary and Administrative Assistant Responsibilities
Naast de basis kantoorfuncties is de executive secretary of administrative assistant ook verantwoordelijk voor het schrijven of voorbereiden van rapporten, het organiseren en plannen van vergaderingen, het beoordelen van inkomende berichten om hun betekenis te bepalen, het voorbereiden van agenda’s voor bestuursvergaderingen, het treffen van reisregelingen, het samenstellen van notulen van vergaderingen, het uitvoeren van onderzoek, het voorbereiden van correspondentie, en het superviseren en trainen van junior niveau kantoorpersoneel. Deze functies kunnen verschillende ervaringsniveaus vereisen en een van deze soortgelijke functiebenamingen hebben:
- Entry-level Administrative Assistant
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Executive Secretary
- Senior Executive Secretary
- Office Manager
- Senior Office Manager
Verschillen in rollen
De rollen van directiesecretaresses en administratieve assistenten hebben een aanzienlijke overlap, en de verschillen in de rollen kunnen per organisatie verschillen. In de meeste gevallen richt de directiesecretaresse zich op meer administratieve taken ten dienste van een specifieke, kleine groep managers of leidinggevenden, zoals het plannen van vergaderingen, reisplanning, het afhandelen van schriftelijke communicatie en zelfs boekhouding.
Een administratief assistent, ondertussen, kan zich meer richten op zakelijke operatietaken en meer een kantoorleiderschapsrol op zich nemen in sommige hoedanigheden, het maken van agenda’s voor vergaderingen of conferenties, het beheren van budgetten en het afhandelen van facturering aan leveranciers. Van administratieve assistenten kan worden verlangd dat ze een meer gespecialiseerde opleiding hebben gevolgd in sommige gevallen waarin het beheer van de bedrijfsvoering van cruciaal belang is.
Core Job Skills
Zowel directiesecretaresses als administratieve assistenten hebben een kernset van beroepsvaardigheden die essentieel zijn voor hun respectieve rollen. Deze omvatten uitzonderlijke organisatorische vaardigheden, uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, evenals veel aandacht voor detail en professionaliteit. Ze moeten technische vaardigheid bezitten met software die deel uitmaakt van de Microsoft Office 365-suite, zoals Word, Excel en PowerPoint, evenals boekhoudkundige hulpmiddelen zoals QuickBooks.
Taken in een klein kantoor, middelgroot en groot kantoor
In een klein kantoor worden de verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse of administratief assistent meestal uitgevoerd door een verscheidenheid aan kantoorpersoneel. Sommige werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de leidinggevenden van het bedrijf zelf, en de administratief assistent of directiesecretaresse rollen kunnen een grotere verscheidenheid aan verantwoordelijkheden omvatten, zoals nodig is in de kleinere organisatie.
Naarmate de omvang van een bedrijf toeneemt, neemt de behoefte aan een zeer georganiseerd persoon die een breed scala aan taken kan uitvoeren toe. Dit geldt vooral voor leidinggevenden in een middelgroot kantoor die bedrijven leiden die een hoog niveau van vertrouwelijkheid en integriteit vereisen voor de zaken die worden uitgevoerd.
Het is gebruikelijk voor een groot kantoor om meerdere directiesecretaresses en/of administratieve assistenten te hebben. Bij deze bedrijfsgrootte is het meestal noodzakelijk om een kantoormanager te hebben om het personeel te coördineren dat de leidinggevenden van het bedrijf bedient. In sommige gevallen zal een administratief medewerker vergezellen de executive op zakenreizen om te helpen met vergaderarrangementen, planning, en andere belangrijke organisatorische taken.