Business Affairs

Vendor Set Up

De Accounts Payable Vendor Coordinator van Business Affairs is verantwoordelijk voor het instellen en onderhouden van vendors. Om een nieuwe leverancier in Banner in te stellen, moet bij alle verzoeken om leveranciers een actueel UO Substitute W-9-formulier (Amerikaanse entiteiten) of een origineel W-8-formulier (buitenlandse personen en entiteiten) worden gevoegd, samen met ondersteunende documenten.

Belangrijke opmerking: de meest recente versies van de formulieren zijn nu beschikbaar op de BAO-website. Verwijder a.u.b. alle oudere versies die u eventueel op uw computer hebt opgeslagen, aangezien deze niet aanvaardbaar zullen zijn voor het opzetten van een leverancier. De enige uitzondering zal zijn voor een tijdelijke 30 dagen set-up voor restituties.
Een UO Vervangend W-9 formulier of een origineel W-8 formulier (meest recente versie) moet bij alle verzoeken van verkopers worden gevoegd met betrekking tot:

• Facturen
• Registraties
• Inschrijvingen
• Reisvergoedingen
• Betalingen voor ondersteuning van deelnemers
• Betalingen voor enquêtes
• Betalingen voor onderwerpen
• Subsidies
• Hotels
• Persoonlijke dienstverleningscontracten (PSC’s)
• Contracten
• Alle andere soorten betalingen (behalve restituties zie punt 8)

Het UO Substituut W-.9, W-8 formulieren, en fax voorbladen zijn beschikbaar op:

Business Affairs Forms (zie Central Accounts Payable and Invoice Payments)

NOTE: Houd rekening met 24-48 uur voor alle vendor set ups, activeringen, of adreswijzigingsverzoeken. De verwerking van uw verzoek kan langer duren, vooral wanneer u een verzoek indient om een buitenlandse leverancier in te stellen of te activeren. In tegenstelling tot W-9-formulieren zijn W-8-formulieren slechts gedurende een bepaalde periode geldig. Hoewel een buitenlandse entiteit in Banner kan worden ingesteld, kan het adres slechts één jaar per keer actief zijn. Houd daarom rekening met de tijd die Accounts Payable nodig heeft om de status van een buitenlandse leverancier te controleren voordat een leverancier of adres opnieuw kan worden geactiveerd voor betaling.

W-9

University of Oregon vereist dat een UO Substitute W-9 (meest recente versie) in het dossier aanwezig is voordat betalingen aan leveranciers kunnen worden gedaan.

De universiteit is verplicht aanvullende informatie te verstrekken aan de staat Oregon met betrekking tot onze jaarlijkse uitgaven met minderheids-, vrouwenbezit- en opkomende kleine bedrijven (MWESB), evenals veteranenbezit en service gehandicapte veteranen (SDV). Informatie over door de staat gecertificeerde MWESB-statussen is beschikbaar op de website van de staat: Minority and Women Business Enterprise Certification (M/WSB) of u kunt contact met hen opnemen op (503) 986-0075. Voor informatie over veteranen of door de staat gecertificeerde SDV-statussen zie: Service Disabled Veteran Certification (SDV). U kunt ook het certificeringsbureau van de staat Oregon voor bedrijfsintegratie en diversiteit/COBID raadplegen.

Hoewel de informatie op het UO Substitute W-9-formulier vergelijkbaar kan zijn met wat gewoonlijk wordt verstrekt op een IRS W-9-formulier, is de UO door de staat verplicht om deze aanvullende informatie van leveranciers te verzamelen die niet op het IRS W-9-formulier staat. Om deze reden mag een IRS W-9 formulier niet worden ingediend in plaats van het UO Substitute W-9 tenzij u alles in het werk hebt gesteld om leveranciers de gelegenheid te geven ons in kennis te stellen van hun MWESB, veteran owned en SDV status door hen te verzoeken het UO Substitute W-9 formulier in te vullen. Het is in het voordeel van de verkoper dat hij deze statussen aan de UO meedeelt. Als de verkoper weigert het UO Substituut W-9 formulier in te vullen met hun statussen, alleen dan zal een actuele versie van het IRS W-9 formulier in zijn plaats worden aanvaard.

Wanneer een individu een UO Substituut W-9 invult, moeten zij een thuisadres opgeven voor belastingrapportagedoeleinden. Een persoon moet geen kantoor- of werkadres in het adresveld vermelden. Als de persoon wil dat wij een betaling naar een ander adres dan het huisadres sturen, kunnen zij een tweede adres opgeven dat aan Banner moet worden toegevoegd.

Diensten mogen het formulier niet voor de verkoper invullen. De leverancier moet de wettelijke naam en het fiscaal identificatienummer opgeven dat zal worden bevestigd met behulp van het IRS TIN Matching Program. Het ingevulde UO Vervangende W-9 (meest recente versie) formulier moet worden teruggestuurd naar de aanvragende afdeling. ALLEEN voor Amerikaanse entiteiten kan een kopie van de W-9 een gescande afbeelding, kopie of fax zijn.

W-8

De Universiteit van Oregon vereist een W-8-formulier voor alle buitenlandse personen en buitenlandse entiteiten, ongeacht het type betaling. Er zijn vijf verschillende soorten W-8 formulieren (meest recente versie). Buitenlandse natuurlijke personen zullen waarschijnlijk kiezen voor het invullen van IRS W-8BEN. Buitenlandse niet-individuele entiteiten zullen waarschijnlijk een IRS W-BEN-E invullen. Alleen de buitenlandse natuurlijke persoon of rechtspersoon kan bepalen welk W-8 formulier op hem van toepassing is. Afdelingen mogen het formulier niet voor de verkoper invullen.

Het originele W-8 formulier moet naar [email protected] worden gestuurd op het moment van het verzoek om een verkoper op te zetten. U kunt een originele, met inkt ondertekende W-8 naar AP sturen via de campuspost, of door het bij AP af te geven met ondersteunende documentatie, of u kunt de originele, gescande W-8 met ondersteunende documentatie e-mailen. Elektronisch ondertekende formulieren kunnen we niet accepteren. Opmerking: Wij kunnen de W-8 elektronisch in een e-mail accepteren, maar als u een geïmpliceerde kopie van de ingevulde W-8 van de leverancier stuurt, moet de e-mail van de leverancier met de bijgevoegde W-8 naar de crediteurenadministratie worden doorgestuurd. (De crediteurenadministratie moet de ontvangst van de W-8 van de leverancier bevestigen voordat wij tot betaling kunnen overgaan).

Alle W-8-formulieren die bij de crediteurenadministratie worden ingediend voor het opzetten of activeren van een leverancier, worden door Joy Germack, UO fiscaal analist, op het BAO-kantoor beoordeeld voordat een buitenlandse leverancier of persoon door de crediteurenadministratie in Banner wordt geactiveerd. Zodra de buitenlandse leverancier is geactiveerd, is het adres één jaar geldig. Betalingen die in de daaropvolgende jaren worden aangevraagd, zullen worden gecontroleerd op het soort betaling, het adres van de buitenlandse entiteit en de geldigheid van het bestaande W-8 formulier. Het adres zal opnieuw voor een jaar worden geactiveerd zodra alle nodige informatie of documentatie is ontvangen. Alle verstrekte Amerikaanse fiscale identificatienummers moeten overeenkomen met de gegevens van de IRS.

1. Hieronder vindt u een lijst met tips die u kunt gebruiken bij het uitvoeren van zoekopdrachten naar verkopers:

• Gebruik % zowel voor als na de naam van de verkoper.
• Laat het woord The weg aan het begin van uw leveranciersnaam zoekopdracht.
• Laat alle interpunctie weg, behalve streepjes of apostrofs.
• Probeer alle hoofdletters.
• Probeer alle kleine letters.
• Probeer de verkopersnaam met alleen het eerste woord in hoofdletters en zonder spaties tussen de woorden.
• Probeer elk woord in de verkopersnaam in hoofdletters en zonder spaties tussen de woorden.
• Probeer het acroniem voor de verkopersnaam.
• Probeer de verkopersnaam precies zoals het verschijnt, inclusief alle hoofdletters en kleine letters of cijfers.
• Probeer de minder is soms misschien beter regel. Probeer % voor en na ongebruikelijke of minder vaak gebruikte woorden.

Zoek grondig in BANNER naar een leverancier. Probeer verschillende spellingen, bijvoorbeeld, McDonald of Mc Donald of Mc donald, IKON of Ikon. BANNER is hoofdlettergevoelig. U moet zich er ook van bewust zijn dat veel verkopers een ‘Doing Business As’ (DBA) naam gebruiken. Hun wettelijke naam zal voor hun bedrijfsnaam verschijnen. Bijvoorbeeld: “John Doe dba/Creative Vendors.” Op hun factuur kan alleen “Creative Vendors” staan. De enige manier om deze verkoper te vinden is door het procentteken voor en aan het eind van de naam te gebruiken. Bijvoorbeeld %Creative Ven%. Het kan iets langer duren om op deze manier te zoeken, maar u zult de meeste leveranciers op deze manier vinden.

Als u geen leverancier vindt na grondig te hebben gezocht, moet u een nieuw leveranciersverzoek sturen.

2.

2. Nieuwe leveranciersverzoeken

Voor elke nieuwe leverancier, evenals elke activering van een inactieve leverancier die begint met een V00_ _ _ _ _ nummer, zijn een UO Substitute W-9 (meest recente versie) en ondersteunende documenten vereist. Als u alleen de UO Vervangende W-9 of alleen de factuur stuurt, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. U moet beide stukken documentatie tegelijkertijd naar AP sturen. De twee stukken documentatie zijn vereist ongeacht of u een leverancier koopt of betaalt.

Als u probeert een INKOOPORDER bij een bedrijf te plaatsen (door een online inkooporder in Banner te maken), moet u de volgende stukken naar AP sturen:

1). Een UO Vervangend W-9 of een origineel W-8 formulier (meest recente versie).

NOOT: Zie onder het onderwerp W-8 hierboven voor meer details over W-8’s. De centrale crediteurenadministratie moet de ontvangst van de W-8 van de feitelijke leverancier bevestigen, willen wij doorgaan met het opzetten van de leverancier en het uitgeven van de betaling; daarom moet de originele e-mail van de buitenlandse entiteit met de W-8 als bijlage worden doorgestuurd naar AP wanneer een nieuw verzoek om een leverancier wordt gedaan).

EN

2). Een kopie van een offerte, een bestek, een webpagina, een e-mail, een begeleidende brief per fax, een visitekaartje of iets anders van de verkoper waarop de bedrijfsgegevens en het adres staan vermeld. Laat ons op de aanvraag weten dat u de nieuwe leverancier wilt instellen voor Purchase Order doeleinden en wij zullen de leverancier toevoegen met een VO (Vendor Order) adres. (Later, wanneer u gefactureerd bent, moet u alleen een kopie van de factuur naar de crediteurenadministratie sturen, zodat een VP-adres (Vendor Payment) kan worden toegevoegd voor betaling).

NIEUW: Als u probeert een INKOOPOVEREENKOMST VOOR DIENSTEN te plaatsen met een entiteit (dit formulier vervangt ALLEEN het formulier Honorariumcontract voor spreken of diensten verlenen), moet u naar AP sturen:

1). Een UO Vervangend W-9 of een origineel W-8 formulier (meest recente versie).

NOOT: Zie onder het onderwerp W-8 hierboven voor verdere details over W-8’s. De centrale crediteurenadministratie moet de ontvangst van de W-8 van de feitelijke leverancier bevestigen, willen wij doorgaan met het opzetten van de leverancier en het uitgeven van de betaling; daarom moet de originele e-mail van de buitenlandse entiteit met de W-8 als bijlage worden doorgestuurd naar AP wanneer een nieuw verzoek om een leverancier wordt gedaan).

EN

2). Een kopie van het volledig ingevulde formulier PO voor diensten. Laat ons op het verzoek weten dat u de nieuwe leverancier wilt instellen voor betalingsdoeleinden en wij zullen de leverancier toevoegen met een VP-adres (Vendor Payment) zoals we zouden doen voor alle andere formulieren voor persoonlijke servicecontracten of aangepaste contracten voor diensten.

Als u probeert een BETALING uit te voeren aan een leverancier of een niet-werknemer/student, stuur dan naar AP:

1). Een UO Vervangend W-9 of een origineel W-8 formulier (meest recente versie).

EN

2) Een kopie van een factuur, registratieformulier, abonnementsverlenging, hotelreservering, voorpagina en/of handtekeningenpagina van een PSC of Contract, Accounts Payable Activation Request formulier of andere ondersteunende documentatie zodat we een VP-adres kunnen toevoegen aan Banner.

Ook hier geldt dat we twee stukken documentatie nodig hebben voor elke nieuwe vendor set up. Een verzoek om een nieuwe leverancier op te zetten wordt niet voltooid zonder beide stukken documentatie. U kunt deze twee stukken samen naar de crediteurenadministratie sturen met een briefje erbij met de vermelding NEW VENDOR, uw naam en uw telefoonnummer. U kunt het verzoek faxen naar 346-2393, het gescande verzoek e-mailen naar [email protected] of het verzoek per campuspost sturen naar Business Affairs Accounts Payable.

• Contactinformatie van de afdeling: Wij hebben uw naam en nummer nodig om u te kunnen bellen als er problemen of vragen zijn. Stuur geen voorblad per fax, tenzij er op de factuur geen ruimte is voor uw nota. Plaats ook geen nota over iets dat op de documentaties is afgedrukt, of gebruik gekleurd papier of post its (wanneer wij de fax ontvangen, kan het onleesbaar zijn). Zorg ervoor dat het telefoonnummer en adres van de leverancier leesbaar zijn.

• Status van uw leveranciersverzoeken: Nieuwe leveranciers worden na ontvangst van uw verzoek in BANNER aangemaakt. Wij verwerken veel nieuwe leveranciers en kunnen niet bellen om de ontvangst van uw verzoek te bevestigen of om te laten weten wanneer uw verzoek is voltooid.

• UO-aankooporders, formulieren voor verzoeken om uitbetaling, handgeschreven of getypte notities/e-mails van UO-afdelingen KUNNEN NIET worden gebruikt voor het instellen van leveranciers of adreswijzigingen: We kunnen dit alleen doen in zeer zeldzame gevallen, zoals wanneer een restitutie wordt uitgegeven. We moeten iets officieels hebben van de leverancier, meestal hun factuur. Als u een adres van een leverancier nodig hebt om een online inkooporder te kunnen verwerken, fax of e-mail dan een offerte, kostenraming, webpagina, e-mail, faxbrief, visitekaartje of iets anders van de leverancier naar de crediteurenadministratie, samen met een actueel UO-vervangend W-9-formulier; of stuur uw verzoek met een origineel W-8-formulier zodat wij een VO-adres aan Banner kunnen toevoegen.

• Verkopersregistratieformulieren, bestelformulieren, enz: Deze zijn aanvaardbaar voor nieuwe leveranciers, zolang ze vergezeld gaan van een actueel UO-vervangend W-9-formulier of een origineel W-8-formulier.

• Vernieuwing van abonnementen: Deze vereisen ook een UO-vervangend W-9- of origineel W-8-formulier voor nieuwe leveranciers en moeten zorgvuldig worden verwerkt. Als het abonnementsformulier vergezeld gaat van een voorgedrukte envelop, moet u een kopie van de envelop en het abonnementsformulier (dat de contactgegevens bevat) faxen of e-mailen naar de crediteurenadministratie om het juiste betalingsadres in Banner te laten invoeren. Het betalingsadres op de enveloppe kan verschillen van het correspondentieadres op het inschrijfformulier.

• Waar moet u verzoeken om leveranciersinstellingen naartoe sturen? Stuur geen verzoeken voor leveranciersinstellingen per e-mail naar personen bij Accounts Payable, aangezien zij onverwacht niet op kantoor aanwezig kunnen zijn. Het is altijd het beste om uw gescande verzoeken te sturen naar het algemene e-mailadres van de crediteurenadministratie: [email protected] fax ze naar 346-2393. Als u verzoeken van leveranciers naar het algemene e-mailadres of faxnummer van Accounts Payable mailt of faxt, kan iemand anders van A/P uw verzoeken in behandeling nemen. Leveranciersverzoeken die vergezeld gaan van originele W-8’s kunt u afgeven of per campusmail sturen naar Business Affairs Accounts Payable.

• Originelen of kopieën van W-9’s of W-8’s dienen niet op afdelingen te worden bewaard: Zodra een nieuwe leverancier door de crediteurenadministratie in Banner is geregistreerd, dient u alle kopieën van W-9’s of W-8’s die u op uw afdeling hebt bewaard, te vernietigen. ALLE W-8-formulieren die bij de crediteurenadministratie worden ingediend voor het opzetten of activeren van een leverancier, worden op het BAO-kantoor gecontroleerd door Joy Germack, UO fiscaal analist, voordat een buitenlandse leverancier of persoon in Banner door de crediteurenadministratie wordt geactiveerd.

3. Adreswijzigingen

Als het adres van een leverancier is gewijzigd (op de factuur staat bijvoorbeeld een ander adres dan in BANNER), stuurt u dan een kopie van de factuur, het registratieformulier, de envelop voor de verlenging van het abonnement of andere documenten waaruit de adreswijziging blijkt, naar de crediteurenadministratie. Wij zullen het adres verifiëren en de rekening bijwerken. Sommige leveranciers hebben gevraagd dat ALLE betalingen naar een bepaald adres gaan, ongeacht wat er op de factuur staat, en wij kunnen dit niet veranderen. Zorg ervoor dat u uw naam en contactgegevens op de documentatie vermeldt, zodat wij contact met u kunnen opnemen als dat het geval is, of als wij aanvullende informatie nodig hebben

Een UO Vervangend W-9 of W-8 formulier is NIET nodig voor adreswijzigingen, alleen voor nieuwe verzoeken van leveranciers.
Als u een adreswijziging voor een werknemer of student heeft, vult u een Accounts Payable Activation Request formulier in en stuurt u dit naar ons kantoor. We hebben GEEN UO Vervangend W-9 formulier nodig voor een werknemer of student die al in Banner is ingevoerd met een 95OXXXXXX of 951XXXXXX nummer, tenzij het UO Banner ID geen fiscaal id-nummer heeft dat aan het record is gekoppeld. Wij zullen contact met u opnemen en u laten weten of u een UO Vervangend W-9 voor de persoon moet aanvragen. Opmerking: Als een student of werknemer zijn adres in Duckweb heeft bijgewerkt, moet u voor het bijwerken van het standaardadres in Banner een Accounts Payable Activation Request formulier invullen.

4. Personal Service Contracts (PSC’s) or Contracts

Als u een PSC of een Contract betaalt en u wilt een nieuwe leverancier instellen of uw adres wijzigen, dan moet u de volgende informatie faxen naar A/P op 346-2393 of e-mailen naar: [email protected]. (Vergeet niet uw naam en telefoonnummer te vermelden, samen met details over uw verzoek).

PSC’s

• De eerste pagina van de PSC die de wettelijke naam, het adres en de handtekeningen van alle partijen bevat. (Een volledige kopie van het contract kan worden aangevraagd indien nodig).
• Een UO Vervangend W-9 Formulier, (meest recente versie) indien de verkoper een Amerikaanse entiteit is. (Tegen de tijd dat u dit verzoek doet, zou de verkoper dit formulier naar u gefaxt of gemaild moeten hebben).
• Een origineel W-8-formulier, (meest recente versie) als de verkoper een buitenlandse persoon of entiteit is. Stuur het originele W-8-formulier naar de campus met uw aanvraag voor een leverancier of lever het formulier samen met uw aanvraag in bij Accounts Payable. Voor meer informatie over het betalen van diensten aan een buitenlandse entiteit, zie: Betalingen aan buitenlandse entiteiten.

Contracten

• De eerste pagina van het contract met de wettelijke naam.
• De handtekeningenpagina (meestal laatste pagina) met adres en handtekeningen van alle partijen.
• Een UO Substitute W-9 Formulier, (meest actuele versie) als de verkoper een Amerikaanse entiteit is. (Tegen de tijd dat u dit verzoek indient, zou de verkoper dit formulier naar u gefaxt of gemaild moeten hebben).
• Een origineel W-8-formulier (meest recente versie) als de verkoper een buitenlandse persoon of entiteit is. Stuur het originele W-8-formulier naar de campus met uw aanvraag voor een leverancier of lever het formulier samen met uw aanvraag in bij Accounts Payable. Voor meer informatie over het betalen van diensten aan een buitenlandse entiteit, zie: Betalingsproces voor internationale bezoekers

5. Activeringsverzoeken (studenten en werknemers met 95X)

Studenten of werknemers: Als u een student of een werknemer vergoedt en u het Banner-bericht “MOET WORDEN GEACTIVEERD DOOR ACCOUNTS PAYABLE” krijgt, dient u een Accounts Payable Activation Request-formulier in te vullen. Vermeld naam, adres en BANNER ID (95XXXXXXX of 951XXXXXXXX nummer) en de reden voor activering op het Accounts Payable Activation Request formulier en fax of e-mail het verzoek naar Accounts Payable.

Als een student of werknemer zijn adres in Duckweb heeft bijgewerkt, moet u een Accounts Payable Activation Request formulier invullen om het standaardadres in Banner te kunnen bijwerken. Er zijn andere adressen die voor andere doeleinden actief moeten blijven. De crediteurenadministratie weet niet wanneer een student of werknemer zijn adres in Duckweb heeft gewijzigd. Daarom moeten afdelingen de crediteurenadministratie op de hoogte stellen om het standaard adres van de crediteurenadministratie bij te werken, door een Accounts Payable Activation Request formulier in te dienen.

NOTE: Het komt voor dat een 95X geen US tax payer number weergeeft in AP’s vendor files. Ook al heeft de betrokkene andere formulieren voor Payroll of Student Records ingevuld, toch moet Accounts Payable van de betrokkene een W-9- of W-8-formulier verkrijgen om de 95X in de AP-verkopersbestanden te activeren voor het ontvangen van Accounts Payable-betalingen zoals stipendia, vergoedingen, enz.

6. Als u voor een reiziger een leverancier wilt aanmaken of activeren, vul dan het formulier voor het verzoek om activering van de crediteurenadministratie in (we moeten een huisadres hebben) en laat de reiziger een UO Vervangend W-9 (meest recente versie) of een origineel W-8 formulier (meest recente versie) invullen. Voeg de documenten samen en fax ze naar Accounts Payable op 346-2393 of e-mail ze naar [email protected], als de verkoper een Amerikaanse entiteit is. Als de verkoper een buitenlands individu is, stuur dan het originele W-8 formulier mee of lever het formulier samen met uw aanvraag in bij Accounts Payable.

Voor meer informatie over het betalen van reizen aan een buitenlandse entiteit, zie: Betalingen aan buitenlandse entiteiten.

Als een reiziger is verhuisd, zorg er dan voor dat u een update van hun adres en het Banner-standaardadres aanvraagt door een Accounts Payable Activation Request-formulier in te dienen. Als het Banner-adres EN het standaardadres niet worden bijgewerkt voordat de betaling via Concur wordt ingediend, kan de betaling verkeerd worden doorgestuurd of vertraging oplopen omdat de processen anders zijn dan de reisprocessen vóór Concur.
.
Een reiziger die nooit student of werknemer is geweest, krijgt in Banner een verkopersnummer toegewezen dat begint met V. Om een reiskostenvergoeding in Concur te verwerken, moet u in Banner een query uitvoeren voor het leveranciersnummer en dat nummer vervolgens gebruiken als de Traveler ID in Concur. Accounts Payable kent geen 95XXXXXXX-nummers toe.
Note: Vergeet niet om in het veld “non-resident alien” op het formulier “Accounts Payable Activation Request” aan te geven of de persoon een non-resident alien is of niet. Laat dit veld niet leeg. Indien het om een niet-ingezetene gaat, dient u de juiste documentatie bij te voegen die onderaan het verzoek om activering van de crediteurenadministratie is vermeld. Opmerking: Het eerste adres dat in Banner wordt ingevoerd voor een buitenlandse entiteit moet het permanente adres zijn. Het tweede adres is het postadres. Zie: Foreign Payment Options.

7. Invalid or Terminated Vendors

Als u een leverancier vindt en de Banner-melding Vendor is Invalid krijgt, of is niet geactiveerd door Accounts Payable, dan moet u de reden voor deze melding vaststellen. U moet dan teruggaan naar het query-scherm in FTIIDEN om uit te vinden waarom de leverancier ongeldig of inactief is. Over het algemeen krijgt u dit bericht onder vier omstandigheden.

1) U vergoedt een student of medewerker onder hun Banner ID (ook wel 95XXXXXXX nummer genoemd), en de crediteurenadministratie heeft hen nooit geactiveerd in Banner. Zij moeten worden geactiveerd, zodat u de vergoeding via Banner of het Concur-reisformulier kunt verwerken. In dit geval moet u een Accounts Payable Activation Request-formulier invullen en naar AP sturen om de rekening te activeren.

2) U betaalt een leverancier die is opgezegd. U moet terugkeren naar FTIIDEN. Wanneer u een query uitvoert op de naam van de leverancier in FTIIDEN, heeft deze leverancier een Terminated (Beëindigd) in de kolom Vendor. Dit betekent dat deze leverancier is beëindigd omdat hij is verkocht of overgegaan naar een andere leverancier met een ander fiscaal nummer. Met uw cursor op de leveranciersnaam, moet u het menu TOOLS in de rechterbovenhoek selecteren. Selecteer onder de categorie Opties de optie Adresgegevens leverancier. Een adresvak zal verschijnen. Kijk in straatregel 2 of 3 van het eerste betalingsadres (VP1) voor een bericht dat zegt ZIE V#_______. U moet dan het nieuwe nummer in de lijst gebruiken. (Als een leverancier meerdere malen van eigenaar is veranderd, kan het zijn dat u dit proces moet herhalen om het huidige leveranciersnummer te vinden).

Dit is de enige manier om te weten welk leveranciersnummer u moet gebruiken. Als u een beëindigde leverancier in het factuurbetalingsscherm trekt, dan krijgt u de melding. Vendor is invalid or has not been activated by the accounts payable office. Het is altijd het beste om eerst uw leverancier op te zoeken en te controleren of het adres dat u zoekt in het systeem staat in FTIIDEN, voordat u naar het factuurbetalingsscherm gaat.

3) U betaalt een oude leverancier die al 6 jaar of langer niet meer is betaald en die is geïnactiveerd. In dit geval komt er geen bericht in de adresregels. In FTIIDEN komt er een T in de V-kolom. Dit wordt behandeld als een nieuwe leverancier en u moet UO Vervangend W-9-formulier (meest recente versie) of origineel W-8-formulier (meest recente versie) opsturen samen met ondersteunende documenten. De leverancier zal ofwel opnieuw geactiveerd worden ofwel een nieuw leveranciersnummer krijgen. Ook hier is een nieuw UO Vervangend W-9 of een origineel W-8 formulier nodig samen met ondersteunende documentatie.

4) U heeft een beschadigde banner sessie. Sluit de banner af en probeer het dan opnieuw. Als dit niet werkt, herstart uw computer en het zou moeten werken.

8. Restituties

Refunds moeten worden uitgegeven met dezelfde vorm van betaling die werd gebruikt voor de oorspronkelijke transactie. Een Banner factuur moet alleen worden gegenereerd als u een contante betaling of een cheque terugbetaalt. Creditcardbetalingen moeten worden gecrediteerd op de kaart die bij de oorspronkelijke transactie is gebruikt.

De Universiteit van Oregon vereist een actueel UO Substitute W-9 of origineel IRS W-8-formulier voor alle uitgaande betalingen, behalve in het geval van terugbetalingen.

Als u een terugbetaling moet sturen, moet u het volgende opgeven:

• Naam – de persoon die de oorspronkelijke betaling aan de universiteit heeft gedaan
• Adres – waar de betaling naartoe moet worden gestuurd
• Bedrag – van de terugbetaling die wordt uitgegeven
• Reden – voor terugbetaling.
• Verzoeker – naam en contactinformatie voor het geval we vragen hebben

U moet een e-mail sturen, een annuleringsbericht, registratiebewijs, geannuleerde bestelling, geannuleerde cheque of een andere vorm van ondersteunende documentatie waaruit de reden voor terugbetaling blijkt.

Verkopersaccounts voor terugbetalingen zijn slechts 30 dagen actief. Als u de terugbetaling niet binnen de periode van 30 dagen uitvoert, moet u een verzoek sturen om de rekening tijdelijk opnieuw te activeren.

Als u nog vragen hebt over verzoeken van verkopers, neem dan contact op met de Accounts Payable Vendor Coordinator per telefoon op 6-3189 of e-mail op [email protected].