Iedereen wil wonen en werken in een veilige en functionele omgeving, wat een van de belangrijkste factoren is die van invloed zijn op onze kwaliteit van leven.
Als vastgoedeigenaar vraagt u zich misschien af welke acties u moet ondernemen om ervoor te zorgen dat uw vastgoed aan die verwachtingen voldoet. Om het antwoord te vinden, moet u zich eerst vertrouwd maken met de insides en outs van vastgoedonderhoud.
Een goede plek om te beginnen is om de rest van dit artikel te lezen:
- bespreken wat vastgoedonderhoud inhoudt
- uitleggen wat de internationale code voor vastgoedonderhoud is
- vergelijk commercieel vastgoedonderhoud versus het opzetten van een intern onderhoudsteam
- 4 belangrijke tips om uw vastgoed in tip-top conditie te houden
Wat is vastgoedonderhoud?
Onroerend goed onderhoud is het proces van het in optimale staat houden van een woon- of horecagebouw en de directe omgeving daarvan door middel van een reeks specifieke onderhoudsactiviteiten.
Het verwijst naar de verschillende activiteiten die essentieel zijn voor het functioneel en comfortabel houden van een gebouw voor de bewoners (daarom wordt het vaak door elkaar gebruikt met de term onderhoud van gebouwen).
Onroerendgoedonderhoud omvat:
- schoonmaak van de interne en externe gemeenschappelijke ruimten van het gebouw (met inbegrip van afvoeren, dakgoten, gangen, enz.)
- bestrijding en verwijdering van knaagdieren
- tuinieren en landschapsarchitectuur
- afvalscheiding en -verwijdering
- onderhoud, reparaties en vervanging van alle mechanische en elektrische systemen (verlichting, HVAC, watervoorziening, waterverwarming, enz.)
- veiligheidscontroles (proactieve routine-inspecties van mechanische en elektrische systemen, brandbestrijdingsinstallaties, en veiligheidsinspecties van het gehele pand).
Onroerend goed onderhoud is gunstig voor zowel de bewoners als de eigenaar van het pand, omdat het werkt om iedereen tevreden te houden.
Van een bewoner wil je thuiskomen na een drukke dag en weten dat je kunt ontspannen zonder je zorgen te maken over zaken als een verstopte gootsteen, een vuile, slecht verlichte en vettige trap waar je kinderen kunnen struikelen en zich bezeren, of toiletten die niet willen doorspoelen. Dat gezegd hebbende, kleine taken zoals het vervangen van gloeilampen kunnen de verantwoordelijkheid van de huurders zelf zijn. Het is altijd een goed idee om de verantwoordelijkheden van huurders en verhuurders duidelijk af te bakenen, vooral voor huurwoningen.
Voor de vastgoedeigenaar wilt u ervoor zorgen dat uw huurwoning in de loop der jaren zijn waarde behoudt en dat u niet het grootste deel van uw dag kwijt bent aan het bijstaan van de ene of de andere ontevreden huurder. U wilt ook aansprakelijkheidskwesties voorkomen als iemand gewond raakt op het terrein.
Naleving van de internationale code voor het onderhoud van onroerend goed (IPMC)
Het onderhoud van onroerend goed mag geen willekeurig proces zijn, aangezien slecht of ontoereikend onderhoud ernstige problemen kan veroorzaken voor iedereen die gebruikmaakt van dat specifieke onroerend goed. Om dergelijke situaties te voorkomen, zijn er verschillende voorschriften en codes die eigenaars en beheerders kunnen volgen.
Een van deze codes is de International Property Maintenance Code (IPMC). Het is een reeks voorschriften die de minimale onderhoudseisen voor bestaande gebouwen specificeren. De internationale code voor het onderhoud van onroerend goed is een onderhoudsdocument dat is opgesteld om te voorzien in de behoefte aan een moderne en bijgewerkte code voor het onderhoud van onroerend goed. De code omvat de volgende hoofdstukken:
Het doel ervan is minimumnormen vast te stellen voor het onderhoud van onderdelen van gebouwen, zoals de buitenkant, het sanitair, de mechanische en elektrische installaties, de sanitaire voorzieningen en de brandbestrijdingsapparatuur van de structuur. De IPMC bevat bijvoorbeeld specifieke aanbevelingen voor waterverwarmingsapparatuur, de ideale temperatuur van verwarmd water, hoe dat water moet worden gecirculeerd, enz.
De IPMC wordt om de drie jaar vernieuwd en kan internationaal worden goedgekeurd en gebruikt door rechtsgebieden. U kunt de volledige details van de IPMC hier bekijken.
Commercieel vastgoedonderhoud versus een intern team
Een belangrijke keuze die u zult moeten maken, is of u deze taak wilt uitbesteden aan een commercieel vastgoedonderhoudsteam of dat u een intern team wilt samenstellen. Hieronder bespreken we beide opties.
Gaat u voor professioneel vastgoedonderhoud
Als u ervoor kiest een professioneel vastgoedonderhoudsbedrijf in te huren, profiteert u van een meer gestructureerde benadering van onderhoud die zij in de loop der jaren hebben ontwikkeld. Enkele van de diensten die zij gewoonlijk aanbieden zijn:
1) Preventieve onderhoudsplanning en -planning
Een professioneel onderhoudsbedrijf voor onroerend goed heeft gewoonlijk een systeem voor het plannen en plannen van elke onderhoudstaak die uw onroerend goed vereist. Een dergelijk systeem moet minimaal het volgende omvatten:
- Reguliere onderhoudscontroles, inspecties en bezoeken.
- Documentatie van al het uitgevoerde onderhoud.
- Aanbevelingen voor upgrades en verbeteringen.
- Standaardprocedures voor het inhuren en beheren van verkopers en aannemers.
Een onderhoudsdienst van hoge kwaliteit voor commercieel vastgoed houdt uw huurders tevreden terwijl de staat van uw bezit behouden blijft en wordt verbeterd.
Verlaag Reactief Onderhoud met 73.2%
Zie de resultaten die Red Hawk behaalt met Limble
2) Financiële rapportage
Van hen wordt verwacht dat een van hun eerste taken het maken van een onderhoudsbudget voor uw eigendom zal zijn. Ze zullen u ook rapporten presenteren over de onderhoudsuitgaven aan het pand – ten minste elke maand.
3) Behandeling van huurders communicatie
Als elke e-mail of sms van huurders rechtstreeks naar u komt, waarschijnlijk, zult u geen tijd hebben voor veel anders. Een deel van de taken van een professioneel onderhoudsbedrijf zal bestaan uit het communiceren met uw huurders en het doorgeven aan u van alleen die problemen die uw aandacht nodig hebben.
4) Zorgen voor naleving van de regelgeving
Gelijk aan de IPMC die we eerder noemden, zijn er verschillende andere vereisten die uw lokale rechtsgebied van eigenaren van onroerend goed kan eisen. Het kan moeilijk zijn om alles bij te houden. Van een commercieel vastgoedonderhoudsbedrijf wordt verwacht dat het bestaande en nieuwe voorschriften namens u controleert en zorgt voor naleving.
Dit klinkt allemaal geweldig, maar u vraagt zich misschien af: waar kan ik een fatsoenlijk commercieel vastgoedonderhoudsbedrijf vinden?
Wel, er zijn een paar verschillende benaderingen die u hier kunt nemen. Als je het prima vindt om hands-off te zijn, kun je op zoek gaan naar commerciële vastgoedbeheerbedrijven en een van hen de teugels laten vieren (aangezien vastgoedbeheer ook onderhoudsbeheer omvat).
Als je alleen iemand nodig hebt om te zorgen voor het benodigde onderhoudswerk, kun je wat Google-zoekopdrachten doen voor vastgoedonderhoudsdiensten in je omgeving en/of in contact komen met andere vastgoedeigenaren die je kent en vragen of ze iemand hebben om aan te bevelen.
Ten slotte, als je onderhandelt met een aannemer, kan het geen kwaad om dingen vanuit hun perspectief te zien. Bijvoorbeeld, hier is wat een professioneel schoonmaakbedrijf zou kunnen richten op wanneer het proberen om u hun service te verkopen.
Gaat u voor een intern onderhoudsteam
Als u kiest voor een intern onderhoudsteam, bent u verantwoordelijk voor alles wat we in het vorige hoofdstuk hebben beschreven, maar het verschil is dat u direct toezicht hebt op het personeel en de kwaliteit van het uitgevoerde werk, een flexibeler onderhoudsbudget hebt dat onder uw controle staat en een algeheel beter inzicht hebt in alle problemen en onderhoudsactiviteiten die in uw pand plaatsvinden.
Het organiseren van een onderhoudsafdeling vereist echter enige mate van planning. Hier volgen de stappen die u kunt volgen om een intern onderhoudsteam voor uw onroerend goed samen te stellen:
- Bepaal de vaardigheden en de grootte van het team dat u in dienst zult nemen. Maak eerst een lijst van alle onderhoudsactiviteiten die uw pand vereist (van schoonmaken tot het repareren van apparatuur). Dit zal u helpen om te bepalen wie je nodig hebt, bijvoorbeeld schoonmakers, hoveniers, HVAC en elektrotechnici, etc.
- Daarna, bedenk hoeveel uur elke persoon gemiddeld kan werken per shift en hoeveel shifts je nodig hebt per dag om te schatten hoeveel mensen je zult inhuren. Afhankelijk van hoe groot het pand is, hebt u misschien een facility manager of op zijn minst een supervisor nodig om het personeel te coördineren.
- Haast u niet om aan te nemen. Voer grondige interviews en controleer of uw potentiële ambachtslieden gekwalificeerd zijn voor hun beoogde rollen. Ook kunt u dit proces veilig bespoedigen door deze stap uit te besteden aan een gerenommeerd wervingsbureau voor onderhoudspersoneel.
- Er zijn enkele rollen die meestal niet economisch zijn om intern in te vullen, dus sluit uitbesteding niet volledig uit. U zult bijvoorbeeld geen fulltime lifttechnicus in dienst nemen als liften doorgaans niet zo vaak onderhoud nodig hebben als andere systemen.
De voors en tegens van elke aanpak
Welke aanpak u ook kiest, u moet KPI’s voor vastgoedonderhoud definiëren en bijhouden om ervoor te zorgen dat al uw onderhoudsactiviteiten naar het bereiken van dezelfde doelen toewerken.
4 tips om uw vastgoed in topconditie te houden
Naast wat we hierboven hebben vermeld, volgen hier nog enkele tips waarmee u kunt garanderen dat uw vastgoed voortdurend in optimale conditie blijft:
#1) Geef prioriteit aan de financiering van onderhoud
Wanneer zoveel andere problemen in uw vastgoed financiering vereisen, kan het verleidelijk zijn om te bezuinigen op onderhoudsuitgaven. Dit kan echter leiden tot een snelle verslechtering van de staat van activa en een oncontroleerbare lijst van uitgesteld onderhoud, waardoor een ideale omgeving ontstaat voor veiligheidsrisico’s.
Om deze en nog meer problemen te voorkomen, moet u jaarlijks proactief de exploitatiekosten en de kapitaalkosten voor onderhoud ramen en begroten. Doorgaans is het raadzaam om een minimum van tussen de 2 – 4% van de huidige vervangingswaarde van uw onroerend goed te begroten voor uw jaarlijkse onderhoudsbudget. Volgens sommige interne gegevens bespaart elke dollar die u uitgeeft aan onderhoud u op de lange termijn 5 dollar.
#2) Koop en gebruik duurzame onderdelen
Om uw onroerend goed in topvorm te houden, wilt u vervangingsonderdelen gebruiken die veilig werken en zo lang mogelijk meegaan. Wanneer u reserveonderdelen van hoge kwaliteit in voorraad houdt (ventilatieriemen, HVAC-onderdelen, lampen, motoren, pompen, enz.), investeert u in de levensduur van uw woning.
Hoewel zeer duurzame onderdelen in het begin iets meer kosten, helpen ze u besparen op toekomstige reparaties en minimaliseren ze frequente herwerkingsproblemen.
#3) Automatiseer onderhoudsbeheer
Hoe bekwaam uw onderhoudsteam/serviceprovider ook is, het kan al snel een uitdaging worden om elke onderhoudstaak bij te houden. Vooral in grote eigendommen met meerdere eenheden kan het handmatig bijhouden van alles snel leiden tot inefficiëntie en ruimte laten voor verspilling van tijd en middelen.
Daarom zijn steeds meer vastgoedbeheerders geïnteresseerd in het automatiseren van het onderhoudsbeheer door gebruik te maken van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem. Een mobiel CMMS helpt u bij het stroomlijnen en optimaliseren van elk aspect van het onderhoud, het afhandelen van repetitieve administratieve taken, het bijhouden van de veiligheid, het meten van prestaties, het verlagen van de onderhoudskosten en nog veel meer.
Als u niet weet wat een CMMS is, bekijk dan onze gids Wat is een CMMS-systeem en hoe werkt het.
Een bijkomend voordeel van het hebben van een CMMS zoals Limble is het overzicht over uitbestede onderhoudsdiensten. U kunt technici van het commerciële vastgoedonderhoudsbedrijf beperkte toegang geven tot uw account en hen werkorders toewijzen via Limble. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd en snel wordt uitgevoerd.
#4) Regelmatige controles van uw vastgoed mogelijk maken
Een andere fundamentele praktijk om uw vastgoed in optimale conditie te houden, is het regelmatig uitvoeren van conditiebeoordelingen (FCA). Met een FCA beschikt u over uitgebreide basisgegevens over de prestaties van het hele gebouw en de systemen. Tijdens een FCA controleert het inspectieteam onder meer de huidige staat van alle activa en identificeert het eventuele veiligheidsrisico’s, zodat er snel corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
Key takeaways
Als u momenteel een woning bezit of beheert, is het onderhoud van onroerend goed niet iets wat u over het hoofd mag zien. Het is vereist en wettelijk geregeld in de meeste rechtsgebieden.
Dat gezegd hebbende, afgezien van het gehoorzamen aan de wet, zijn de voordelen van het onderhoud van onroerend goed te veel om te negeren.
Gelukkig hoeft het niet te veel van uw tijd te kosten. Of u nu kiest voor het inhuren van een commercieel vastgoedonderhoudsbedrijf of het opzetten van een intern onderhoudsteam, wat het belangrijkste is, is ervoor te zorgen dat het onderhoud doorlopend is en dat degenen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van uw pand de vaardigheden, financiering en hulpmiddelen hebben die ze nodig hebben voor een goede uitvoering.
Als u erover denkt CMMS-software te gebruiken om verschillende aspecten van uw vastgoedonderhoud te verbeteren, zijn wij altijd bereid te chatten.
