7 Kritische Tips voor een Soepele Kantoorverhuizing

Verhuizen naar een nieuw kantoor is een spannende stap voor elk bedrijf, en het hoeft geen stressvol proces te zijn voor degenen die het coördineren.

Uit een onderzoek uitgevoerd door E.ON blijkt dat een verhuizing de op een na meest stressvolle taak is voor eigenaren van kleine bedrijven, na het aannemen van nieuw personeel. Bijgevolg stellen de meeste bedrijven hun verhuizing uit en kiezen ze ervoor om in krappe en dure faciliteiten te blijven.

Hier volgen zeven essentiële tips voor kantoorverhuizingen om de kans op een snelle en efficiënte verhuizing te vergroten.

Plan uw kantoorverhuizing vroeg

Commerciële verhuizingen vereisen gedetailleerde planning en voorbereiding. Bepaal bij het plannen van de verhuizing de verhuisdatum, het tijdsbestek voor het verhuisproces, waarna u een planning kunt opstellen. Zorg bovendien voor een specifiek budget voor de verhuizing. Het zal van pas komen bij het vaststellen van de kosten voor het inhuren van verhuizers en helpen voorkomen dat u ondoordachte beslissingen neemt.

Communiceer met uw werknemers

Communiceren met uw werknemers is een van de belangrijke tips voor kantoorverhuizingen die u moet overwegen. Zorg ervoor dat u uw personeel op de hoogte houdt van verhuisplannen en tijdschema’s. Breng hen op de hoogte van belangrijke veranderingen en procedures in het nieuwe bedrijfspand, zoals:

– Het nieuwe adres of herziene telefoon- en faxnummers
– Nieuwe bouwregels
– Inpakken op de nieuwe locatie en andere

U kunt hen aanmoedigen om een checklist voor de verhuizing te maken om ervoor te zorgen dat alle essentiële gebieden worden gedekt, en niets wordt overgeslagen. Hoewel verandering verwarrend kan zijn voor werknemers, kan communicatie met hen hun moreel stimuleren.

Benoem een projectmanager

Elke kantoorverhuizing vereist een teaminspanning om de kans op succes te vergroten. Het aanstellen van een projectleider om alle aspecten van het verhuisproces te vergemakkelijken zal ook belangrijk zijn.

De teamleider moet beschikken over multi-tasking vaardigheden, uitzonderlijke organisatorische vaardigheden, effectieve communicatieve vaardigheden en ervaring met het werken met budgetten. Een goede set van office management tools kan ook helpen om de verhuizing naadloos te laten verlopen.

Bescherm uw gegevens

U weet nooit wat er kan gebeuren met uw bestanden en hardware tijdens het verhuizingsproces. U zou belangrijke documenten kunnen verliezen door beschadigde servers of harde schijven. Daarom is het belangrijk om een back-up te maken van uw gegevens en deze te beschermen tegen verlies en inbreuk tijdens de verhuizing.

U kunt bijvoorbeeld een digitaal bezoekersbeheersysteem gebruiken om uw bezoekers- en personeelsgegevens veilig te stellen. Het mooiste is dat u er naadloos mee kunt verhuizen omdat het cloudgebaseerd is. Op deze manier toont u aan dat u voldoet aan de General Data Protection Regulation (GDPR), omdat u geen gegevens verliest over wie uw bedrijf in het verleden heeft bezocht.

Verschoon uw kantoor

Verhuis niet met spullen die u niet nodig hebt. Verwijder oude dossiers, versnipper onnodige papieren, gooi oud meubilair weg en verkoop of doneer apparatuur die u niet meer nodig hebt. Overleg wel met uw boekhouder, want gedoneerde spullen kunnen worden afgeschreven.

Huur een professioneel verhuisbedrijf

Het inhuren van een verhuisbedrijf is essentieel voor een vlotte kantoorverhuizing. Verhuisbedrijven hebben de kennis, expertise en middelen die nodig zijn om het verhuisproces naadloos te laten verlopen. Zij zorgen voor het in- en uitpakken zodat uw bedrijfsartikelen veilig worden overgebracht. Een verhuisbedrijf kan ook uw zakelijke behoeften in kaart brengen en helpen bij het opstellen van een geschikt verhuisplan.

Zorg ervoor dat u een bedrijf kiest dat gerenommeerd, gecertificeerd en verzekerd is.

Update your address everywhere

Laat uw leveranciers en klanten weten wanneer u verhuist, wat uw nieuwe bedrijfsadres is en wanneer de normale gang van zaken wordt hervat. Zorg ervoor dat u uw visitekaartjes, website, briefpapier en social media-sites bijwerkt. Neem bovendien contact op met Google om uw adres en online vermelding een maand voor uw verhuizing te laten wijzigen.

Verhuizen is niet zo hectisch als het klinkt. Als u deze tips voor kantoorverhuizing opvolgt – van het plannen van het proces, het communiceren met klanten, leveranciers en werknemers tot het back-uppen van uw gegevens – zult u soepel kunnen overgaan naar uw nieuwe werkplek.

Contacteer VisiPoint voor meer informatie over het back-uppen van uw gegevens met behulp van een digitaal bezoekersbeheersysteem.