Bedrijven hebben cross-functionele teamsamenwerking nodig om innovatieve ideeën te ondersteunen en te profiteren van de diverse vaardigheden van werknemers. Maar meer dan 75 procent van de cross-functionele teams is disfunctioneel, zonder verantwoording, onduidelijk bestuur en vage projectdoelen.
Terwijl cross-functionele teams om vele redenen kunnen falen, slagen ze om dezelfde reden – goede samenwerking.
Succesvolle cross-functionele teams hebben effectieve samenwerkingsstrategieën nodig die zijn afgestemd op hun projectdoelen, zodat werknemers gemakkelijk met elkaar kunnen samenwerken, zelfs als ze tot verschillende afdelingen of domeinen behoren.
Wat is cross-functionele teamsamenwerking?
Cross-functionele teamsamenwerking vindt plaats wanneer medewerkers van verschillende functies of teams (zoals verkoop, ontwikkeling, HR, marketing en IT) in het bedrijf samenkomen om te werken aan een gemeenschappelijk project, doel, of verantwoordelijkheid.
Het doel van cross-functionele samenwerking kan van alles zijn, van de dagelijkse verantwoordelijkheden zoals marketing- en klantenondersteuningsafdelingen die samenkomen om de sociale-mediapagina’s van het bedrijf te beheren of product- en verkoopteam die samenwerken om een nieuwe functie voor klanten te lanceren.
Het efficiënt beheren van cross-functionele teamsamenwerking is echter niet altijd zo gemakkelijk of leuk als het klinkt.
De diversiteit die met cross-functionele teams wordt geïntroduceerd, stelt organisaties in staat om:
- Een samenwerkingscultuur creëren waarin werknemers samenwerken om een gemeenschappelijk doel of oplossing te bereiken terwijl ze verantwoordelijkheid nemen voor hun acties
- De efficiëntie verhogen omdat het minder tijd kost om dezelfde problemen op te lossen als alle relevante afdelingen samenwerken
- De communicatie tussen verschillende afdelingen verbeteren
Cruciale strategieën om de samenwerking tussen cross-team samenwerking
Kies het juiste team
Een succesvolle cross-team samenwerking begint met het samenstellen van de juiste teamleden die weten hoe ze moeten samenwerken en met anderen moeten samenwerken. De teamleden moeten gemakkelijk kunnen communiceren met andere afdelingsleden in hun eigen jargon.
De focus moet ook liggen op gedeelde vaardigheden die elk teamlid moet bezitten om een goed geoliede machine te creëren die met minimale verstoringen kan werken. Wanneer u teamleden kiest voor een cross-functioneel team, begin dan met het kiezen van onafhankelijke zelfstarters die autonoom beslissingen kunnen nemen met weinig tot geen hulp. U moet ook werknemers kiezen die weten hoe ze moeten luisteren en het perspectief van de ander kunnen begrijpen.
Heb een leider
Wanneer twee of meer teams van verschillende afdelingen samenkomen om samen te werken, kan er aanvankelijk enige wrijving zijn. Als er geen leider is die de eindbeslissing neemt, kan dit in de toekomst tot grotere problemen leiden. Teamleden in cross-functionele teams moeten meer verantwoordelijk en aansprakelijk zijn, maar zonder leider om iedereen te begeleiden, is er een groter risico op een kapiteinloos schip dat nooit de kust haalt.
Cross-functionele teams hebben een leider nodig die kan delegeren, opleiden en autonomie kan geven aan elk teamlid, terwijl hij altijd de voortgang van het project volgt.
Lijn projectdoelen uit en deel ze met iedereen
Wanneer er een gebrek aan duidelijkheid en afstemming in het team is, zult u nog meer problemen gaan zien wanneer u probeert het werk op te splitsen in verschillende taken en deze aan de leden toe te wijzen.
Elk teamlid zou de taak aanpakken met een ander doel voor ogen, wat het team uiteindelijk nergens toe zal leiden. U zult op een muur stuiten die geen enkel resultaat oplevert.
Om dit soort situaties te voorkomen, is het belangrijk voor cross-functionele teams om de belangrijke doelen te bespreken voordat ze aan het werk beginnen en ervoor te zorgen dat ze op één lijn liggen met de algemene bedrijfsdoelen, evenals de doelen die door de verschillende afdelingen zijn opgesteld.
Werknemers moeten op de hoogte zijn van de projecten en initiatieven van andere teams
Organische samenwerkingen zijn altijd beter dan teams dwingen om bij elkaar te komen. Immers, wanneer werknemers actief geïnteresseerd zijn in het werken aan een project, leidt dit direct tot verbeterde teamefficiëntie, productiviteit en samenwerking.
Maar organische samenwerkingsverbanden zijn niet gemakkelijk te krijgen. Voor elke keer dat je struikelt over een cross-team samenwerking kans, zijn er veel die overslaan door de kieren omdat werknemers gewoon niet wist wat de andere afdelingen waren bezig.
De beste manier om dit op te lossen is door de projecten en aankomende werkzaamheden van uw team regelmatig te delen met uw hele bedrijf. U kunt zelfs een speciaal communicatiekanaal creëren waar werknemers hun werk met alle anderen delen.
Stel een duidelijke tijdlijn vast voor het project
Wanneer werknemers hun eigen kerntaken hebben, kan het ongelooflijk ontmoedigend en overweldigend zijn om een nieuw project op zich te nemen. Misschien zijn er zelfs medewerkers die wel geïnteresseerd zijn in een cross-functioneel project, maar die hebben misschien niet de tijd of ruimte in hun agenda om op korte termijn met het werk te beginnen. Als u een beslissing neemt over de teamleden voordat u rekening houdt met de totale tijdlijn voor het project, kan dit leiden tot buitensporige vertragingen en kan het project zelfs voor onbepaalde tijd worden uitgesteld.
Daarom is het belangrijk om de tijdlijn van het project in te schatten voordat u zelfs maar begint andere medewerkers te vragen of ze geïnteresseerd zijn om er deel van uit te maken. Maak een nauwkeurige schatting van de totale tijd die nodig is om de verschillende fasen van het project af te ronden.
U moet ook aangeven hoeveel tijd de andere teamleden gemiddeld aan het project zullen moeten besteden. Als de werknemers eenmaal duidelijk begrijpen wat er moet gebeuren en hoe lang het zal duren voordat het project is voltooid, is het gemakkelijker om teamleden aan boord te krijgen en ervoor te zorgen dat het project binnen de gestelde tijd wordt voltooid.
Bouw grotere communicatie- en managementvaardigheden in de hele organisatie
Cross-functionele teams vereisen een heel andere mate van communicatie-, management- en leiderschapsvaardigheden. Zij hebben werknemers nodig die in moeilijke situaties hun mannetje kunnen staan, uiteenlopende projectbehoeften kunnen beheren en effectief kunnen communiceren om hun punt over te brengen. Om succesvolle cross-functionele teamsamenwerking te creëren, moeten organisaties werknemers bijscholen om ervoor te zorgen dat ze naadloos kunnen samenwerken met andere collega’s die misschien niet tot hetzelfde domein behoren als zij of hun jargon begrijpen.
Geef werknemers de juiste tools om samen te werken
Om het werknemers gemakkelijker te maken, moeten ze toegang krijgen tot de juiste samenwerkingstools die hen kunnen helpen om te communiceren en nauw samen te werken, zelfs als ze niet in dezelfde fysieke kantoorruimte zitten.
Wanneer werknemers van verschillende afdelingen verschillende applicaties gebruiken om hun werk te beheren en samen te werken, kan dit een groot probleem worden bij het samenstellen van cross-functionele teams. U zou niet alleen een shortlist moeten maken van nieuwe applicaties voor het nieuw gecreëerde team, maar u zou ook medewerkers moeten trainen in het gebruik van die applicaties.
Door een unified digital workplace platform in uw organisatie te introduceren, kunt u ervoor zorgen dat alle medewerkers via hetzelfde platform kunnen werken, ongeacht de afdeling waar ze zich bevinden.
Alle afdelingen kunnen samenwerken en communiceren via hetzelfde platform. U kunt zelfs speciale message boards of communicatiekanalen maken voor teams om de nieuwe projecten te bespreken die ze op het punt staan te starten, wat op zijn beurt organische samenwerkingen kan stimuleren.
Cross-team samenwerking is een discipline
Cross-team samenwerking discipline is niet een eenmalig iets. Het is een doorlopend proces dat deel moet uitmaken van de werkcultuur van het bedrijf. Teamoverkoepelende samenwerking komt bijna dagelijks voor in bedrijven, maar het is de manier waarop ze worden geïmplementeerd die het verschil kan maken. Succesvolle cross-functionele teams helpen organisatorische doelen te bereiken en uiteindelijk meer succes.