Slechte communicatie is dodelijk voor bedrijven.
Als leiders niet weten hoe hun teams presteren (en teamleden niet weten wat hun leiders willen of nodig hebben), dan lijdt de communicatie eronder, gaan initiatieven niet door en verliest het bedrijf geld dat het gemakkelijk had kunnen verdienen.
Bedrijfsrapporten kunnen een kritisch communicatie-instrument zijn voor bedrijfsleiders, door hen het inzicht te geven dat ze nodig hebben om de voortgang naar belangrijke bedrijfsdoelstellingen bij te houden en waar nodig koerscorrecties aan te brengen.
Wat is een bedrijfsrapport? Hoe schrijf je een zakelijk rapport?
Hier volgt een uitleg van zakelijke rapporten, enkele voorbeelden van zakelijke rapporten, en een paar tips voor het schrijven van een zakelijk rapport.
Wat is een zakelijk rapport?
Een zakelijk rapport is een formeel stuk schriftelijke informatie dat wordt gebruikt voor specifieke zakelijke doeleinden.
Het bevat meestal beschrijvingen van te volgen procedures, gevolgd door het verzamelen en analyseren van gegevens. Vervolgens bespreekt de persoon die het gedocumenteerde rapport presenteert de betekenis van de procedures en de conclusies die zijn getrokken uit de analyse van die gegevens.
Zakelijke rapporten worden vaak vastgelegd en gedeeld binnen een bedrijf om ervoor te zorgen dat er in de toekomst naar kan worden verwezen als dat nodig is.
via GIPHY
Een van de moeilijke dingen aan zakelijke rapporten is dat ze sterk kunnen verschillen van de ene organisatie tot de andere. De gegevens die belangrijk zijn voor, laten we zeggen, een accountant of belastingadvocaat kantoor is misschien niet zo relevant voor een bedrijf dat is gespecialiseerd in de verkoop van elektronica of software, ook al kunnen ze veel van dezelfde documenten gebruiken in de belastingtijd!
Typen zakelijke rapporten
Er zijn veel soorten zakelijke rapporten die een organisatie kan gebruiken. Enkele veel voorkomende soorten zakelijke rapporten zijn:
Formele zakelijke rapporten
Deze rapporten voldoen over het algemeen aan een of ander vastgesteld proces, en ze kunnen nodig zijn om aan bepaalde wettelijke vereisten te voldoen. Veel formele rapporten, wanneer ze verplicht zijn voor naleving, hebben een gestandaardiseerd formulier dat u moet invullen.
Deze rapporten onderscheiden zich vaak van informele zakelijke rapporten door hun bedoeling, structuur en lengte. Veel van de hieronder vermelde specifieke rapporten kunnen als formele rapporten worden beschouwd.
Wanneer ze specifiek zijn gemaakt om te voldoen aan een bepaald type regelgeving, kunnen deze rapporten “statutaire rapporten” worden genoemd.”
Informele bedrijfsrapporten
Zogenaamde “informele” bedrijfsrapporten omvatten dingen zoals intra-bedrijfsmemo’s of brieven die primair bedoeld zijn voor gebruik binnen uw organisatie.
Omdat dit strikt interne documenten zijn die bedoeld zijn voor het gemak in plaats van te voldoen aan een specifieke wettelijke vereiste, hebben ze vaak een eenvoudige, platte-tekstindeling. In veel gevallen zal een informeel rapport korter zijn dan een formeel rapport, hoewel dat geen “harde en snelle” regel is.
via GIPHY
Hoewel, sommige bedrijven kiezen ervoor om een specifiek bedrijfsrapportformaat of sjabloon te gebruiken, zelfs voor hun meer informele of interne communicatie. Dit kan helpen consistentie te creëren voor deze rapporten.
Vele van de onderstaande rapporttypen kunnen ook worden geclassificeerd als informele rapporten, afhankelijk van hun formaat.
Analytische en onderzoeksrapporten voor bedrijven
Deze rapporten verzamelen reeksen gegevens en bestuderen ze vervolgens om een analyse te maken en aanbevelingen te doen op basis van dat onderzoek.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld een analytisch rapport maken met demografische gegevens over klanten in verschillende regio’s en segmenten om te bepalen hoe en waar ze hun producten op de markt moeten brengen of nieuwe distributiecentra moeten openen.
Informatierapporten
Een informatief rapport is een rapport dat een bepaald stuk of een reeks gegevens vastlegt voor latere interpretatie. Onkostenrapporten, inventarislijsten en verkooprapporten kunnen allemaal worden beschouwd als voorbeelden van informatieve rapporten.
In tegenstelling tot analytische rapporten bevatten deze documenten meestal geen uitleg of aanbevelingen – hoewel de gegevens die ze bevatten later kunnen worden gebruikt om beslissingen te nemen.
Samenvattingen
Dit is een type bedrijfsrapport dat probeert een complex onderwerp of een gegevensreeks te nemen en deze zo beknopt mogelijk uit te leggen. Samenvattingen zijn vaak een informeel type bedrijfsrapport dat wordt opgesteld door secretaresses of assistenten om leidinggevenden tijd te besparen bij het nemen van beslissingen.
via GIPHY
Deze kunnen af en toe worden gebruikt als basis voor een persbericht of een ander extern-facing document.
Prestatierapporten
Deze rapporten verzamelen een reeks prestatiecijfers over een afdeling, team, of individu binnen de organisatie. De inhoud van deze rapporten kan variëren, afhankelijk van de afdeling of het individu dat wordt beoordeeld. Immers, accountants zullen over het algemeen niet aan dezelfde normen worden gehouden als verkopers.
In veel gevallen kunnen gegevens uit prestatierapporten worden gebruikt om beslissingen te nemen over personeelsbezetting of bepaalde bedrijfsinitiatieven – dus er kan overlap zijn met analytische rapporten.
Minderheids- en meerderheidsrapporten
Wanneer er een commissie met drie of meer mensen is gevormd om een zakelijke beslissing te nemen, kunnen zij een verschil van mening hebben.
Meerderheids- en minderheidsrapporten bundelen de bevindingen van de respectieve kanten van de splitsing. Het rapport van de kant met minder leden wordt het minderheidsrapport genoemd, terwijl het rapport van de grotere kant het meerderheidsrapport wordt genoemd.
Kwartaal- en jaarrapporten
Periodieke rapporten die met vaste tussenpozen worden gegeven om processen en vooruitgang bij het bereiken van belangrijke bedrijfsdoelen te helpen beoordelen. Kwartaal- en jaarverslagen kunnen in verschillende organisaties een verschillende focus hebben.
via GIPHY
In sommige organisaties kan het jaarverslag een collatie zijn van de afzonderlijke kwartaalverslagen. Of het kan gaan om een meer diepgaande blik op een langetermijninitiatief en hoe het het bedrijf heeft beïnvloed.
Soms kunnen deze rapporten op een frequentere basis worden opgesteld en eenvoudig “periodieke rapporten” worden genoemd.”
5 Sjablonen en indelingen voor bedrijfsrapporten
Er zijn evenveel indelingen voor bedrijfsrapporten als er bedrijven zijn die ze samenstellen. Terwijl sommige bedrijfsrapporten een gestandaardiseerd formaat kunnen gebruiken (vooral als het wettelijk verplichte “statutaire bedrijfsrapporten” zijn), kunnen andere geen standaardformaat hebben.
Hier vindt u enkele sjablonen en voorbeelden van bedrijfsrapporten die u kunt gebruiken om in de toekomst een rapport te maken:
Sjabloon voor verkooprapporten van werknemers
Store Identification #:
Werknemersnaam:
Datum van verkoopoverzicht:
Doelstelling bruto verkoop:
Waarde bruto verkoop:
Gewerkte uren:
Gemiddelde waarde per uur:
Dit informatieve rapportsjabloon kan worden gebruikt als basis voor een toekomstige prestatiebeoordeling van een werknemer.
In het bijzonder kan het bijhouden van de gewerkte uren in een bepaalde periode ten opzichte van de totale bruto-inkomsten die door die werknemer zijn gegenereerd, waardevol zijn om eerlijk te meten hoe waardevol een werknemer is in vergelijking met anderen die een groter of kleiner aantal uren werken.
Natuurlijk kunnen sommige organisaties velden toevoegen om de verkoop van specifieke producten op te nemen om de voortgang bij het bereiken van specifieke doelen bij te houden.
Sjabloon voor activiteitenrapport
De bovenstaande afbeelding is een standaard rapportsjabloon in HubSpot waarin de verkoopactiviteiten van individuele werknemers in het verkoopteam worden weergegeven om bij te houden hoe actief ze zijn.
Dit rapport kan worden gebruikt om te meten hoe vaak een lid van het verkoopteam zich bezighoudt met kritieke activiteiten. Soortgelijke staafdiagrammen kunnen worden gebruikt om andere frequente activiteiten bij te houden.
Departement, Team, of Store Sales Report Template
| Actual | Projected | Variance | % Verschil | JTD Actueel | JTD Verwacht | JTD Variantie | JTD % | |
| Omzet in $ | ||||||||
| Opbrengsten | ||||||||
| Marge | ||||||||
| Aantal Orders | ||||||||
| Gemiddelde Orderwaarde |
De gegevens uit deze tabel kunnen worden gebruikt om een lijndiagram op te stellen met de verwachte en werkelijke omzet voor een bepaalde afdeling, team, of locatie in de loop der tijd.
Dergelijke rapporten worden vaak uitgevoerd op een wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse basis.
Sjabloon Onkostendeclaraties
Onkostendeclaraties kunnen moeilijk zijn om een algemeen sjabloon voor te maken, omdat verschillende bedrijven en industrieën verschillende uitgaven zullen hebben om bij te houden.
Het kan helpen om brede categorieën van onkostentypes te maken en ze bij te houden in een Excel-bestand of een onkostentrackingsoftware die de uitgaven van uw bedrijf automatisch per type kan registreren.
Veel onkostendeclaraties die bedoeld zijn voor eenvoudige consumptie hebben een indeling als deze:
- Een groot cirkeldiagram dat elk onkostentype grafisch weergeeft.
- Bar diagrammen die naast elkaar vergelijkingen laten zien van elk type uitgave.
- Een budget versus onkostentabel die elk type uitgave en hun totalen vergelijkt met het beschikbare budget.
Sommige van deze uitgavenrapporten kunnen verwachte inkomsten uit een verkooprapport toevoegen om het risico van het bedrijf te analyseren om hun budget te overschrijden.
Research Report Template
Veel bedrijven moeten uitgebreid onderzoek doen ter voorbereiding van een nieuw initiatief of productlancering. Onderzoeksrapporten helpen deze bedrijven gegevens te verzamelen en een interpretatie van de feiten te geven die ze kunnen gebruiken ten voordele van het bedrijf.
Hoewel de eigenlijke structuur van een onderzoeksrapport kan variëren, afhankelijk van het type onderzoek en het bedrijf, bevat een basisschema over het algemeen:
- De naam van de opsteller van het rapport (of namen, als er meerdere onderzoekers bij betrokken zijn) en contactinformatie.
- Een achtergrond of samenvatting van het rapport, waarin de reden voor het rapport en de doelstellingen ervan worden beschreven.
- Een samenvatting van de “belangrijkste bevindingen”, vaak in de vorm van opsommingstekens. Dit wordt gebruikt om een snelle lijst te geven van de belangrijkste gegevenspunten en conclusies van het onderzoek.
- De hoofdtekst van het verslag. Dit zal meestal het grootste deel van de tekst bevatten, evenals cijfers en afbeeldingen die helpen belangrijke gegevenspunten te markeren.
- Een conclusie die de resultaten van het onderzoek samenvat.
- Aanbevelingen voor wat het bedrijf mogelijk moet doen op basis van de bevindingen uit het onderzoek.
- Een lijst met referenties voor eventuele externe bronnen of studies die in het onderzoeksdocument zijn gebruikt.
Hoe schrijf ik een bedrijfsrapport: Best Practices to Keep in Mind
De hierboven geschetste rapportsjablonen kunnen als uitgangspunt dienen voor diverse formele of informele zakelijke rapporten. Het simpelweg volgen van een sjabloon, zelfs een goede, garandeert echter niet dat het rapport waardevol zal zijn.
Om geweldige zakelijke rapporten te maken die helpen resultaten te verbeteren in plaats van tijd te verspillen, zijn hier een paar dingen om in gedachten te houden bij het schrijven ervan:
Houd uw rapport objectief, niet subjectief.
Het uiteindelijke doel van de meeste zakelijke rapporten is om duidelijk feiten te communiceren, geen meningen.
Emotionele oproepen met behulp van beschrijvende bijvoeglijke naamwoorden zoals “verschrikkelijk,” “verschrikkelijk,” “geweldig,” en “superb” klinken goed, maar voegen geen nauwkeurigheid toe aan een rapport. Probeer in plaats daarvan je taal eenvoudig te houden, zodat het alleen de feiten communiceert.
via GIPHY
Dit kan contra-intuïtief klinken bij het schrijven van een op analyse gebaseerd rapport dat oproept tot een conclusie of suggestie. Echter, het handhaven van een onpersoonlijke toon die zich richt op feitelijke gegevens in plaats van emotionele beschrijvingen is beter voor een formeel rapport bedoeld om objectieve feiten te presenteren.
Houd een consistente rapportstructuur aan voor elk type rapport.
Heeft uw bedrijf een gestandaardiseerd formaat voor elk van zijn rapporten?
Het volgen van een eenvoudig sjabloon voor elk type bedrijfsrapport kan het voor lezers binnen de organisatie gemakkelijker maken om de inhoud van het rapport snel te begrijpen. Dit, op zijn beurt, kan lezers helpen tijd te besparen.
Submit Your Reports for Revision by at least One Person.
Proofreading is een kritische stap voor elk stuk van procesmatig schrijven. Zelfs dit blogartikel dat u leest, is door twee mensen nagelezen voordat het werd gepubliceerd!
Waarom? Omdat we allemaal fouten maken, vooral als er een deadline aankomt en er een enorme druk is om dingen snel af te krijgen.
Een tweede (of derde) set ogen op een zakelijk rapport voordat het wordt ingediend bij de baas of op lange termijn wordt opgeslagen, kan ervoor zorgen dat elementaire feitelijke en grammaticafouten worden vermeden. Dit helpt u dan weer een beter zakelijk rapport te schrijven.
Bedenk wat de bedoeling en het publiek van uw rapport zijn.
Waarom schrijft u dit rapport? Aan wie moet het worden voorgelegd? Als u de antwoorden op deze vragen kent, kunt u de inhoud van uw rapport doeltreffender formuleren.
Als het rapport bijvoorbeeld bedoeld is om leidinggevenden op C-niveau te helpen bij het nemen van een beslissing over het al dan niet doorgaan met de lancering van een specifiek nieuw product, wilt u misschien de nadruk leggen op marktonderzoeksstatistieken, het budget analyseren en een raming van de kosten en de winst in het rapport opnemen.
winstraming in het rapport.
via GIPHY
Als het doel van het rapport eenvoudigweg het verzamelen en presenteren van datapunten is, dan kan het beter zijn om vreemde tekst tot een minimum te beperken en u te houden aan eenvoudige, gemakkelijk te interpreteren gegevenstabellen en grafieken.
Het kennen van de bedoeling en het publiek van uw rapport is van cruciaal belang voor het schrijven van effectieve rapporten. Het kan u ook helpen te begrijpen wat u moet weten om uw rapport in de eerste plaats te schrijven.
Verifieer uw gegevenspunten en bronnen.
Voor veel informatieve rapporten zal het rapport slechts zo goed zijn als de gegevens die erin zijn gevonden. Het is dus vaak belangrijk om de gegevenspunten in een rapport te controleren voordat u het indient.
Dit kan inhouden dat u onafhankelijke bronnen controleert, rapporten uit het verleden naspeurt om te zien of de informatie in uw rapport daarmee consistent is, of eenvoudigweg de gegevens die u in het rapport hebt neergelegd, opnieuw controleert met het bronmateriaal om te controleren of ze correct zijn geregistreerd.
Dit is vooral belangrijk bij het schrijven van rapporten die oproepen tot aanbevelingen op basis van de gegevens erin, omdat onnauwkeurige gegevenspunten kunnen leiden tot slechte beslissingen. Cherry-picking bronnen en gegevens kunnen helpen om een voorstel aantrekkelijker te maken, maar dat betekent niet dat de onderliggende aanbeveling effectief zal zijn.
Het is belangrijker dat een rapport de werkelijkheid nauwkeurig weergeeft dan alleen maar een argument te “winnen”.
Zorg ervoor dat uw visuele elementen zinvol zijn.
Afbeeldingen en grafische ontwerpelementen kunnen van cruciaal belang zijn om een rapport gemakkelijk te interpreteren te maken. Taart-, staaf- en lijndiagrammen zijn allemaal effectieve manieren om belangrijke gegevenspunten visueel weer te geven.
Het is echter belangrijk om te controleren of u de juiste visuele elementen voor uw rapport gebruikt.
via GIPHY
Wanneer u een visueel element zoals een afbeelding of een grafiek aan het rapport toevoegt, overweeg dan het volgende:
- Zal de afbeelding te rommelig zijn? Eenvoudige visuele elementen zijn gemakkelijker te interpreteren, maar complexe (zoals lijndiagrammen met meer dan 20 lijnen) kunnen te moeilijk zijn om te ontleden.
- Is het type visueel element dat wordt gebruikt zinvol voor de gegevens die worden gepresenteerd? Taartdiagrammen geven een snelle schatting van de procentuele relaties tussen verschillende gerelateerde gegevenspunten, staafdiagrammen zijn goed voor snelle vergelijkingen, en lijndiagrammen zijn nuttig voor het bijhouden van een paar gegevenspunten over een bepaald tijdsbestek. Zorg ervoor dat u de juiste grafiek gebruikt voor de gegevens die u wilt presenteren.
- Is het gegevenspunt relevant voor het rapport? Als een gegevenspunt niet relevant is voor het rapport, kunt u het waarschijnlijk beter overslaan.
In veel gevallen kan de opmaak van een rapport een specifiek type grafiek bevatten dat moet worden gebruikt. Maar omdat in sommige rapporten verschillende soorten gegevens nodig kunnen zijn (zoals in onderzoeksrapporten), is het belangrijk om te weten wanneer en hoe grafische elementen moeten worden gekozen die deze gegevenspunten aanvullen.
Wanneer uw team weet hoe het zijn bevindingen in verschillende bedrijfsrapporten op de juiste manier moet presenteren, bevordert u een goede communicatie en samenwerking. Dat is de sleutel tot bedrijfsgroei.