Bedrijfsfraude kan een bedrijf alleen al aan kapitaal tot $500.000 kosten. Hierbij wordt echter geen rekening gehouden met andere vitale middelen die verloren gaan, zoals tijd, productiviteit, reputatie en loyaliteit.
Wanneer iemand de bedrijfsvoering infiltreert, kan hij toegang krijgen tot winst, maar ook tot gevoelige informatie, intellectueel eigendom en documenten. Gecompromitteerde facturen, loonlijsten, kredietinformatie, activa en identiteit kunnen de toekomst van een bedrijf op het spel zetten. Gevestigde partnerschappen kunnen worden beëindigd, klantenbinding kan afnemen, en werkgelegenheid kan afnemen als gevolg van geschonden vertrouwen en angst voor blootstelling.
Wanneer bedrijven het slachtoffer worden van fraude, zijn zij wellicht niet in staat om het volledige verloren kapitaal terug te vorderen of schadevergoeding te verkrijgen. Daarom moeten organisaties preventieve maatregelen nemen om het risico op frauduleuze gebeurtenissen te verkleinen.
Met geautomatiseerde hulpmiddelen, zoals software voor voorspellende analyses, worden organisaties gewaarschuwd wanneer ongebruikelijke waarden of activiteiten worden gedetecteerd. Dit stelt het management in staat om problemen onmiddellijk aan te pakken en systemen te beveiligen om ervoor te zorgen dat kapitaal en gevoelige gegevens worden beschermd.
Om te beginnen moeten bedrijven inzicht krijgen in de verschillende soorten fraude waarmee ze te maken kunnen krijgen, zodat ze zich adequaat kunnen voorbereiden en hun activiteiten kunnen beschermen.
5 belangrijkste soorten bedrijfsfraude
Fraude kan afkomstig zijn van interne bronnen, zoals werknemers, of van externe personen, zoals klanten of hackers. Bedrijven moeten echter, ongeacht de dader, inzicht hebben in de verschillende bedreigingen waarmee ze te maken kunnen krijgen en hoe die hun organisatie kunnen beïnvloeden.
Gemeenschappelijke soorten fraude die binnen bedrijven voorkomen, zijn onder meer-
1. Identiteitsdiefstal
Identiteitsdiefstal kan een bedrijf mogelijk duizenden dollars kosten om weer toegang te krijgen tot hun identiteit en alle kredietlijnen. Dieven kunnen in het bezit komen van jaarrekeningen, belastingaangiften en bankdocumenten, waardoor zowel de identiteit als de financiën van het bedrijf in gevaar komen.
Of de bedrijfsinformatie nu is opgeslagen als fysieke documentatie of in een virtuele database, bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun financiële overzichten veilig zijn. Digitale dossiers moeten worden beschermd door een firewall en alleen toegankelijk zijn voor bevoegde gebruikers met vaste gebruikersnamen en wachtwoorden. Evenzo moeten fysieke papieren achter slot en grendel blijven, en alleen worden opgehaald door geverifieerde werknemers.
Identiteitsdiefstal kan ook plaatsvinden als een cheque verkeerd wordt opgeborgen en in de verkeerde handen terechtkomt. Met het rekening- en routingnummer kan een fraudeur mogelijk geld opnemen. Daarom moeten bedrijven overwegen een apart salarisadministratiesysteem op te zetten en gebruik te maken van elektronische overschrijvingen (EFT’s).
2. Loonlijstfraude
Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) is de kans op loonlijstfraude bij een klein bedrijf twee keer zo groot als bij een groot bedrijf. Boekhoudfraude kan op verschillende manieren gebeuren, onder meer-
- Opblazen van uren – De meest voorkomende loonfraude doet zich voor wanneer werknemers hun geregistreerde uren lichtjes opblazen. Bij incrementele inflatie krijgen werknemers kleine loonsverhogingen, in de hoop dat dit over het hoofd wordt gezien en systeemwaarschuwingen worden vermeden. Dit kan gebeuren wanneer een werknemer toch wordt geklokt terwijl hij niet werkt, handmatig extra uren invoert of aan “buddy punching” doet.
- Voorschotten niet terugbetalen – In zeldzame gevallen kan een werknemer zijn supervisor om een voorschot vragen. De meeste salarisadministraties houden echter geen rekening met deze scenario’s, waardoor het gemakkelijk is om dit te vergeten. Hierdoor kunnen werknemers met kwade wil extra loon ontvangen zonder de intentie om het voorschot terug te betalen.
- Salaristarieven wijzigen – Hoewel dit zeer ongebruikelijk is, werken sommige werknemers met salarisadviseurs die toegang hebben tot het boekhoudsysteem om de uurlonen op te blazen. Dit vereist dat de geautoriseerde gebruiker het loon tijdelijk wijzigt vlak voordat de betalingen worden vrijgegeven om te voorkomen dat het systeem in werking treedt.
Om deze risico’s tegen te gaan, moeten organisaties achtergrondcontroles uitvoeren op nieuwe werknemers om er zeker van te zijn dat ze geen strafblad hebben of een dubieus arbeidsverleden hebben. Bedrijven moeten ook regelmatig salariscontroles uitvoeren om alle uitgaande gelden en uurlonen te controleren op nauwkeurigheid.
3. Geldfraude
Geldfraude kan bestaan uit valse biljetten en het fysiek stelen van contant geld van een bedrijf.
- Valse biljetten – Helaas kunnen valse biljetten bij de eerste aankoop over het hoofd worden gezien, maar worden ze geverifieerd zodra het bedrijf probeert geld te storten. Hierdoor blijft het bedrijf zitten met verloren voorraden en inkomsten. Daarom moeten bedrijven hun werknemers leren hoe ze echt van vals geld kunnen onderscheiden aan de hand van fysieke kenmerken. Verschillen in microprint, watermerken, verhoogde druk en gekleurde inkt zijn allemaal tekenen van vals geld.
- Diefstal van contanten – De meeste fraude in kleine bedrijven wordt gepleegd door diefstal van contanten door eigen werknemers. Skimming, cashdiefstal en kassaontduiking zijn de meest voorkomende vormen van oplichting door werknemers en kunnen bedrijven honderden euro’s kosten. Om fraude door werknemers te voorkomen, moeten bedrijven de kassa’s voortdurend controleren en toezichthouders de kassalades aan het einde van elke dienst laten tellen.
4. Fraude met retourzendingen
Er zijn vele vormen van fraude met retourzendingen, maar elke vorm van fraude kan een risico vormen voor de inventaris en de financiën van een bedrijf. Sommige klanten kopen een artikel en proberen het terug te sturen nadat ze het al hebben gebruikt om hun geld terug te krijgen. In dit geval blijft het bedrijf achter met een defect artikel en een verlies aan inkomsten. Andere klanten kunnen producten stelen en proberen het terug te sturen voor een terugbetaling, waarbij ze beweren dat ze het bonnetje zijn kwijtgeraakt om winst te maken.
Bedrijven kunnen echter retourfraude voorkomen door een strikt beleid te voeren dat fysieke of digitale ontvangstbewijzen of klantloyaliteitsprofielen vereist om aankopen te verifiëren. Bedrijven kunnen ook de retourtermijn beperken, zodat consumenten alleen binnen een klein venster winkelkrediet of een terugbetaling kunnen krijgen. Dit beleid minimaliseert het risico dat een gebruikt of gestolen artikel wordt teruggestuurd.
5. Fraude met werknemerscompensatie
In de meeste staten zijn bedrijven verplicht een werknemerscompensatieverzekering af te sluiten als werknemers tijdens het werk letsel oplopen of ziek worden. Sommige werknemers hebben echter manieren gevonden om van deze compensatie te profiteren. Werknemers kunnen een werknemerscompensatie aanvragen voor een verwonding die buiten het werk plaatsvond of een ziekte volledig verzinnen.
De enige manier voor bedrijven om dit soort fraude te voorkomen is het bijhouden van gedetailleerde documentatie over alle activiteiten en werknemers. Regelmatige rapporten waarin eventuele problemen of ongevallen tijdens taken worden geschetst, kunnen helpen een tijdlijn te creëren en bewijs te leveren als een valse claim wordt vermoed.
Bedrijfsfraude kan helaas in vele vormen voorkomen, waardoor het moeilijk op te sporen is, tenzij het management op de hoogte is van de veelvoorkomende zwendelpraktijken. Om zich tegen frauduleuze activiteiten te beschermen, moeten bedrijven trainingssessies, regelmatige audits en controlesoftware implementeren. Deze fraudepreventietechnieken kunnen organisaties kapitaal, moeite en tijd besparen die nodig zijn om verloren activa te reconciliëren.