What Is A Job Analysis?
Een taakanalyse is een georganiseerd of systematisch proces van het verzamelen van belangrijke gegevens die kunnen worden bestudeerd en waarnaar kan worden verwezen door een organisatie wanneer er behoefte is om samen te stellen, te evalueren, en de juiste verantwoordelijkheden die zullen worden geassocieerd met een specifieke werkpositie te identificeren. Daarnaast wordt bij de procedures binnen een taakanalyse ook gekeken naar de relatie van een functieaanduiding tot specifieke verantwoordingsplicht en tot de werkomgeving waarin de werkprocessen zullen worden uitgevoerd. Door het uitvoeren van een taakanalyse kan een bedrijf ervoor zorgen dat de aard van de functie en de eisen die daaraan worden gesteld, in overeenstemming zijn met de kwaliteiten en kenmerken van de werknemer die de werkaanduiding zal krijgen.
Toepassing van taakanalyse op bedrijfsactiviteiten
Als u het taakanalyserapport al in handen hebt, weet u dan hoe u de gegevens die u bij de hand hebt, kunt gebruiken? U moet strategisch te werk gaan bij het toepassen van functie-analyse en de resultaten daarvan op verschillende gebieden van uw activiteiten en praktijken. Hier zijn enkele van de activiteiten of programma’s waar u de resultaten die u krijgt van een functie-analyse kunt optimaliseren:
1. Het selecteren van een gekwalificeerde werknemer voor een bepaalde werkpositie kan een vervelende klus zijn, vooral als u honderden sollicitatieformulieren en andere sollicitatiedocumenten krijgt. Als u wilt dat uw wervingsselectie snel en efficiënt verloopt, kunnen de resultaten van uw functieanalyse u helpen bij het identificeren van de entiteit die het meest geschikt is voor de openstaande werkpost.
Sinds u al op de hoogte bent van de kwaliteiten en kenmerken van de werknemer die zijn afgestemd op de vereisten en eisen van de baan, kunt u uw potentiële personeelslid met gemak selecteren uit een aantal sollicitanten. Zorg er daarom voor dat u eerst een functieanalyse uitvoert voordat u een werkaanbod en/of een arbeidscontract opstelt, zodat u zeker weet dat alle punten die u in de gespecificeerde documenten opneemt, overeenstemmen met wat u verwacht en zoekt.
Strategische organisatieplanning
Uw organisatieplanning kan effectiever worden als u al een specifieke beschrijving hebt van hoe verschillende functies kunnen bijdragen aan het behalen van uw gewenste bedrijfssuccessen. Uw functie-analyse kan de human resource afdeling helpen bij het bepalen van de specifieke behoeften van uw bedrijf in relatie tot de vereiste mankracht en arbeidsdiensten.
De coördinatie van alle te leveren prestaties die u van uw werknemers zou willen krijgen, kan u in staat stellen alle activiteiten van de organisatie te koppelen die kunnen leiden tot het realiseren van een gemeenschappelijk doel. Meer nog, de beschikbaarheid van een transparante en objectieve functie-analyse kan u de kans geven om te vergemakkelijken en te kijken naar de beste manieren op hoe werk verantwoordelijkheden en verplichtingen kunnen worden aangewezen binnen de leden van de organisatie. Hierdoor kunnen taken die zijn gebaseerd op het ontwerp en de structuur van het bedrijf worden gegeven aan mensen die in staat zijn om te leveren wat van hen wordt verlangd in een tijdige wijze.
3. Effectieve Workforce Training
In overweging om de groei en verbetering van uw medewerkers, zijn er bepaalde human resource planning activiteiten die moeten worden geprioriteerd. Met een functieanalyse bij de hand, kan het management de inspanningen van het hr-personeel ondersteunen in de richting van personeelsbeheer en -ontwikkeling. Het specifieke document kan laten zien hoe evident het is voor werknemers om te leren en ondergedompeld te worden in nieuwe dingen op basis van de beoordeling van hun prestaties in afstemming op de eisen van hun werkpost.
In aanvulling op wat hierboven al is gezegd, kan een functie-analyse de kwaliteitsnormen presenteren waaraan de werknemers moeten voldoen, zodat hun niveau van productiviteit en algehele prestaties kunnen overeenkomen met de behoeften van de activiteiten en het bedrijf. Hiermee zijn de resultaten van de functie-analyse zeer belangrijk voor de human resource afdeling, omdat het helpt bij het identificeren van de juiste trainingsprogramma’s en cursussen die moeten worden geïmplementeerd om de kwaliteit van de werkelijke prestaties van het personeel te waarborgen.
Nauwkeurige functiebeschrijving, specificatie, evaluatie en compensatie
Wat u krijgt van een functie-analyse kan uw organisatie helpen vereenvoudiging van het werk te bereiken. Dit betekent dat u elke functie tot in de kleinste details kunt bestuderen, zodat u kunt beschrijven wat het werk inhoudt. Een goede functiebeschrijving en -specificatie kan u de mogelijkheid geven om te wijzen op alle sleutelfactoren die u in staat kunnen stellen werknemers te kiezen die hun steentje kunnen bijdragen in termen van het realiseren van de functie-eisen. Meer nog, de resultaten van uw job analyse kan u de job verder laten evalueren wat resulteert in de ontwikkeling van het juiste compensatieprogramma waarmee een gekwalificeerde kandidaat recht zal hebben als hij of zij wordt geselecteerd voor de job.
8 Stappen voor het hebben van een indrukwekkende Job Analysis
Bent u nu geïnteresseerd om een job analyse uit te voeren maar weet u niet hoe u aan het document kunt komen dat u nodig hebt voor de activiteit? Wij hebben u gedekt met deze kwestie, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken. Hieronder vindt u de stappen die u kunt gebruiken en volgen als u zelfverzekerd een indrukwekkende functieanalyse wilt maken.
Stap 1: Zoek een uitstekend sjabloon voor functieanalyse dat kan dienen als uw gids voor inhoud en opmaak
Of het nu de eerste keer is dat u zich hebt verdiept in de ontwikkeling van een functieanalyse of dat u al gewend bent aan het maken van het specifieke document, het gebruik van een effectief sjabloon zal altijd een voordeel blijven. Zoek naar een functieanalyse sjabloon dat u kan helpen het format en de inhoudelijke discussie voor uw functieanalyse document op de best mogelijke manier te structureren.
Stap 2: Ken het hoofddoel van het doen van de functieanalyse
Voordat u verder gaat met het maken van de functieanalyse, moet u eerst het doel van het document op een rijtje zetten. Waar is het document voor bedoeld? Wat zijn de gebieden van uw activiteiten die kunnen worden beïnvloed door de resultaten van de functie-analyse? U moet weten hoe u de functie-analyse en de resultaten daarvan kunt gebruiken, zodat u de positieve veranderingen voor uw bedrijf en de belanghebbenden ervan echt kunt voelen.
Stap 3: Maak een lijst van de functies die worden geanalyseerd
U moet specifiek zijn over de functies of aanduidingen die u wilt analyseren. Het is belangrijk voor uw functie-analyse om alle functietitels te presenteren die zullen worden opgenomen in de analyse- en/of evaluatieprocessen. Concentreer je op één functie tegelijk, zodat je je onverdeelde aandacht kunt geven aan alle details van de vereisten, specificaties, aard en kern van een functie.
Stap 4: Wees bijzonder met je methode voor het verzamelen van gegevens, actieplannen en strategieën
Zoals we hierboven hebben aangegeven, moet je altijd georganiseerd te werk gaan bij het maken van een functieanalyse. Ken de methode en de instrumenten die u zult gebruiken voor het verzamelen van gegevens. Dit kan u helpen om uw interviews, enquête-activiteiten en andere programma’s effectief en volledig uit te voeren. Maak een lijst van al uw call-to-actions en strategieën, zodat u ervoor kunt zorgen dat u ze kunt opnemen in de specifieke gebieden van de functieanalyseprocessen.
Stap 5: Identificeer het niveau van betrokkenheid van uw personeel
Leg het proces en het doel van de functie-analyse uit aan uw werknemers. U moet ervoor zorgen dat u hen erbij betrekt, want zij spelen een belangrijke rol als het gaat om het geven van de bijzonderheden van de functie en de eisen die eraan worden gesteld. Ze kunnen ook hun ervaringen delen en de dingen die ze hebben waargenomen als ze hun werk proberen uit te voeren tijdens de operationele uren van de organisatie. Kom met een duidelijke scope en beperkingen van hun betrokkenheid, zodat u hun verwachtingen kunt bepalen in termen van hoe zij u kunnen helpen met de analyse.
Stap 6: Weet waarom de baan essentieel is in de bedrijfsvoering
Haal een eerste discussie over de impact die de baan, wanneer goed uitgevoerd, kan geven aan het bedrijf. Zorg ervoor dat u uw organisatiestructuur bekijkt, zodat u ook de afstemming van de werkpositie op alle andere leden van uw bedrijf kunt overwegen. Dit is zeer belangrijk bij het plotten van de stroom van werkprocessen van uw werknemers in overweging van de mankracht van de organisatie en operationele requirements.
Stap 7: Verwerk alle informatie van de uitvoering van de Job Analysis
U moet alle job analyse informatie verzamelen die u nodig hebt om het proces te voltooien waar u en betrokken belanghebbenden bij betrokken zullen raken. Het is essentieel voor u om de data bij te houden waarop u de feitelijke prestaties van uw werknemers hebt waargenomen. U moet ook de vereisten kennen voor alle procedures voor het verzamelen van gegevens die u zult implementeren. Kijk naar kwaliteitsnormen en -maatregelen, want dit kan u helpen om een meer rechttoe rechtaan analyse van bepaalde werkposities te hebben. Eigenlijk is dit deel van de activiteit vooral gericht op het analyseren van de functie op een zeer specifieke manier. Zorg ervoor dat u alle informatie over de functieanalyse die u zult gebruiken, goed controleert.
Stap 8: Bekijk de resultaten van de functieanalyse
Haal een transparante presentatie van de resultaten van de functieanalyse. Bekijk het document goed, zodat u het kunt gebruiken bij het ontwikkelen van operationele call-to-actions, vooral die waarbij de menselijke hulpbronnen betrokken zijn. Maak het document af en werk de functie-analyse regelmatig bij, zodat u zich kunt laten leiden wanneer u van plan bent het materiaal te gebruiken voor referentiedoeleinden.
Voordelen van het opstellen van een uitgebreide functie-analyse
Wat is volgens u het belang van een functie-analyse? In werkelijkheid is 39% van de werknemers bereid om beter te presteren en productiever te worden op het werk als ze ook echt gelukkig zijn (bron: one4allrewards). Ervoor zorgen dat uw werknemers bij hun job passen is een van de dingen die u kunt doen om de werktevredenheid en het geluk op het werk te bevorderen. Dit is waar de voordelen van het hebben van een functie-analyse binnenkomen. Een aantal van de vele voordelen van het maken van een uitgebreide functie-analyse zijn als volgt:
Dos en Don’ts voor het ontwikkelen van een effectieve functie-analyse
De functie-analyse van uw bedrijf moet uitstekend zijn, zodat u deze voor vele doeleinden kunt gebruiken. Offer de kwaliteit van uw functieanalyse nooit op, alleen omdat u onder druk wordt gezet om resultaten te leveren. Er zijn bepaalde richtlijnen die u kunt opnemen in de processen van de job analyse ontwikkeling, zodat u een uitstekende job analyse output hebben. Hier zijn enkele van de dingen die u wel en niet moet doen bij het maken van een effectieve functieanalyse:
Do’s
1. Maak uw functieanalyse presentabel en begrijpelijk
Zorg ervoor dat uw functieanalyseformulier en alle andere documenten die u gebruikt bij het proces van functieanalyse geschikt zijn om te worden gebruikt voor bedrijfsprocessen en discussies. Gebruik een taal die uw werknemers en andere doelgroepen kunnen begrijpen. Het is essentieel dat uw functieanalyse zo duidelijk mogelijk is, zodat geen van uw belanghebbenden in verwarring wordt gebracht of wordt misleid door uw presentatie.
2. Baseer uw functieanalyse op feiten
Gebruik vragenlijsten voor werknemers, enquêtes en interviewbladen om ervoor te zorgen dat uw gegevensverzamelingsprocessen goed zijn vastgelegd. Deze instrumenten kunnen u ook helpen te bewijzen dat het resultaat van uw functieanalyse werkelijk een output is van verschillende gegevensverzamelingsactiviteiten. Wij raden u ten zeerste aan om een aantal instrumenten voor functieanalyse te gebruiken in plaats van u te baseren op één enkel instrument, zodat u de presentatie en validatie van uw gegevens kunt versterken. Het is het beste als u de resultaten die u hebt verzameld met het gebruik van één tool kunt aanvullen met de resultaten van een andere.
3. Zorg ervoor dat de gegevens die u verzamelt en bestudeert duidelijk de prestatie-eisen voor een specifieke baan kunnen bepalen
Het is van het grootste belang dat u ervoor zorgt dat de functie-analyse een samenwerking is tussen de afdeling human resources, de externe specialisten en deskundigen die u hebt ingehuurd, en de werknemers van de organisatie. Dit is om ervoor te zorgen dat de resultaten die u zult krijgen niet eendimensionaal zijn. Met de hulp van alle betrokken belanghebbenden; kunt u ervoor zorgen dat de werkbeschrijving en de specificatie van een bepaalde werkpositie worden verduidelijkt op basis van de gegevens die een aantal geloofwaardige bronnen van informatie.
Don’ts
1. Voer Job Analysis-activiteiten niet uit zonder een doel
De reden waarom u een functieanalyse moet maken, kan u helpen ervoor te zorgen dat alle relevante informatie objectief wordt onderzocht. Ken het doel van de functie-analyse, zodat u goed begeleid kunt worden bij het ontwikkelen van het specifieke document.
2. Verlies uw focus niet bij het voorbereiden, implementeren en beoordelen van uw functie-analyse strategieën
Heb een positieve mindset en een georganiseerd denkproces wanneer u van plan bent om u te verdiepen in de verschillende fasen van de functie-analyse. U moet prioriteit geven aan de dingen die u moet onderzoeken, zodat uw strategieën voor functieanalyse dienovereenkomstig kunnen worden uitgevoerd. Houd in gedachten dat uw functieanalyse strategieën moeten worden geplaatst in bepaalde tijdskaders, zodat u het kunt afstemmen op de doelstellingen van uw organisatie.
3. Gebruik niet de feitelijke inhoud van voorgeformatteerde sjablonen voor functieanalyse
Templates worden voornamelijk gebruikt voor opmaakdoeleinden. Als u denkt dat de feitelijke inhoud van de door u gekozen sjabloon goed genoeg is, kunt u dat wellicht beter heroverwegen. Verschillende bedrijven hebben verschillende werkspecificaties en beschrijvingen voor bepaalde werkfuncties, zelfs als de titel voor een bepaalde functie-aanduiding hetzelfde is. Zorg er dus voor dat u een functieanalysesjabloon alleen als opmaakgids gebruikt en dat u toch uw eigen functieanalyse uitvoert, zodat u relevante, informatieve en originele inhoud in de opmaak van het document kunt zetten.