Josie johtaa keskisuuren teknologiayrityksen markkinointitiimiä. Osastonsa yhteyshenkilönä hän saa usein vastaanottaa saapuvia projektipyyntöjä.
Joskus ne tulevat sähköpostitse tai pikaviestiketjujen kautta, toisinaan ne mainitaan satunnaisesti kokouksissa. Rehellisesti sanottuna joskus pyyntöjä ei ole oikeastaan lainkaan, ja hänestä tuntuu, että hänen on luettava ihmisten ajatuksia siitä, mitä pitäisi tehdä.
Se on hänelle paljon jongleeraamista, ja hän tietää, että hän tuhlaa paljon omaa aikaansa sekä koko tiiminsä aikaa ja energiaa. Niinpä hän etsii parempaa tapaa hallita tiimilleen päätyvää projektityötä.
Yksi hänen parhaista keinoistaan on luoda onnistunut prosessi, jota voidaan toistaa yhä uudelleen. Niinpä hän päättää luoda vastaanottoprosessin mallin, jota hän voi käyttää kaikkien näiden työpyyntöjen virtaviivaistamiseen ja tiiminsä menestyksen valmisteluun.
Miksi mallintaa? Vastaanottoprosessin mallin luomisen hyödyt
Työn vastaanottoprosessin kulun vakioiminen vaatii jonkin verran työtä etukäteen, mutta lukuisten hyötyjen ansiosta se on sen arvoista. Alla on vain muutamia niistä monista syistä, joiden vuoksi Josien kaltaisten projektipäälliköiden tulisi harkita projektin vastaanottoprosessin mallin luomista.
Se parantaa johdonmukaisuutta.
Ilman määriteltyä prosessia on aivan liian helppoa, että asiat hukkuvat sekaisin. Projektin pyytäjät eivät juurikaan ymmärrä, mitä heiltä vaaditaan projektia hahmotellessaan, eikä tiimilläsi ole vakiintunutta tapaa edetä. Se aiheuttaa sekaannusta ja viivästyksiä kaikille.
Hyvin määritelty projektin sisäänottoprosessi poistaa tämän sekaannuksen antamalla kaikille ohjeelliset vaiheet, joita on noudatettava, kun tiimiltäsi pyydetään työtä.
Tämän virtaviivaisen prosessin ansiosta kaikkien on helppo tietää, mitä pitää tapahtua ja mitä tapahtuu seuraavaksi.
Sen avulla saat tarvitsemasi tiedot.
Olet aivan liian tuttu kamppailu siitä, kun tunnet olevasi valmis tarttumaan projektiin, mutta huomaat, ettei sinulla ole kaikkia tarvitsemiasi tietoja. Sitten tuhlaat aikaa tärkeiden yksityiskohtien jäljittämiseen.
Se on yleinen este. Kyselytutkimuksessa, johon osallistui 300 toimistojohtajaa, 27 % vastaajista piti luovia briiffejä puutteellisina tai epäjohdonmukaisina.
Tämä on toinen hyöty, jos templatisoit projektin vastaanottoprosessin kulun – erityisesti kyselylomakkeen tai luovan briiffin, joka pyytäjien on täytettävä. Tässä lomakkeessa kannattaa asettaa pakolliset kentät (Wrike tekee tästä helppoa!), jotta voit olla varma, että tiimisi saa kaikki tarvitsemansa tiedot etukäteen ilman turhaa ja aikaa vievää edestakaista kyselyä.
Se avaa oven automatisoinnille.
Mahdollisuuksien mukaan nykyinen projektinhallinnan sisäänottoprosessisi sisältää paljon toistuvia tai aivottomia tehtäviä – asioita, kuten projektien perustaminen, omistajien määrittäminen ja määräaikojen asettaminen. Kun käytössä on mallinnettu prosessi, on paljon helpompi havaita työnkulun toistuvat tai arkipäiväiset osat, jotka voidaan helposti automatisoida.
Rutiinit vastuualueet, kuten projektien luominen työnhallintaohjelmistossa ja tehtävien osoittaminen, voidaan helposti automatisoida oikealla työkalulla. Näin sinun ja tiimisi ei tarvitse tuhlata aikaa näihin kotitehtäviin, vaan voitte siirtyä suoraan tärkeimpään työhön.
Se antaa paremman käsityksen työmäärästä.
Kun työpyyntöjä tulee joka suunnasta, on vaikea saada käsitys siitä, mitä kaikkea tiimisi työstää milloinkin.
Mutta kun kaikki pyynnöt on keskitetty ja ne noudattavat mallinnettua prosessia, sinulla on vankka käsitys kaikista projekteista, jotka ovat tällä hetkellä tiimisi pöydällä, joten voit hallita aikatauluja ja resursseja paremmin ja välttää tiimisi hajauttamista liikaa.
Säästät aikaa.
Katsele edellisiä mainitsemiamme etuja, ja huomaat yhteisen teeman: Ne eivät ainoastaan säästä sinulta paljon vaivaa, vaan myös paljon aikaa.
Se on yksi suurimmista eduista, joita saat, kun templatisoit asiakkaan vastaanottoprosessin tai sisäisen projektin vastaanottoprosessin. Kun se on käytössäsi, et keksi pyörää uudelleen jokaista uutta projektipyyntöä varten, mikä säästää runsaasti työtunteja (puhumattakaan tonneittain energiaa).
6 kysymystä, jotka jokaisen projektinottolomakkeen tulisi esittää
Olet vakuuttunut työnottoprosessin mallin luomisen eduista. Mutta ennen kuin teet sen, sinun on selvitettävä vastaus tähän kysymykseen: Ne voivat vaihdella ainutlaatuisen tiimisi ja tyypillisten projektiesi mukaan (kaikki rakentavat prosessinsa eri tavalla). Suosittelemme kuitenkin, että sisäänottoprosessi alkaa tästä tärkeästä ensimmäisestä vaiheesta: projektin sisäänottolomakkeesta.
Tämä on pohjimmiltaan kyselylomake tai luova toimeksianto, joka ihmisten tai tiimien on täytettävä pyytääkseen, että tiimisi työskentelisi projektin parissa.
Mutta se, miltä tämä lomake tarkalleen ottaen näyttää, voi olla riippuvainen monista tekijöistä. Alla on kuitenkin joitakin keskeisiä kysymyksiä, jotka jokaisessa lomakkeessa tulisi esittää.
Kuka on tämän projektin yhteyshenkilö?
Usein joku pyytää tiimiltäsi projektia, mutta se ei välttämättä tarkoita, että hän on se, joka valvoo projektin etenemistä ja vastaa kysymyksiin, kun tiimisi ryhtyy työskentelemään.
Sentähden tämä kysymys on niin tärkeä. Sillä varmistetaan, että sinä ja kaikki muutkin tiedätte, kuka omistaa kyseisen projektin, jotta voitte lähestyä oikeaa henkilöä, kun tarvitsette selkeyttä tai ohjeita.
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Lyhyt vastaus
Minkä tyyppisestä projektista on kyse?
Yksi ensimmäisistä kysymyksistä, joita vastaanottolomakkeessasi tulisi kysyä, on se, minkä tyyppistä projektia pyydetään. Kun kyseessä on esimerkiksi Josien markkinointitiimi, hänen on tiedettävä, minkä tyyppistä työtä pyydetään. Sosiaalisen median kampanja? Blogikirjoitus? Webinaari? Sähköpostikampanja? Tapahtuma?
Tämä on yksityiskohta, joka sinun pitäisi tietää etukäteen, jotta saat tarvittavan kontekstin. Nämä lomakkeet ovat kuitenkin vielä tehokkaampia, jos voit käyttää tätä alkukysymystä suodattimena.
Wriken dynaamisten kyselylomakkeiden avulla on helppo räätälöidä loput kyselylomakkeesta tämän alkuvastauksen perusteella. Jos pyynnön esittäjä ilmoittaa tarvitsevansa blogikirjoituksen, seuraavat kysymykset liittyvät vain tämäntyyppiseen projektiin, eikä hänen tarvitse vastata epäolennaisiin kysymyksiin.
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: pudotusvalikko
Mikä on tämän projektin päätavoite?
Ei riitä, että tiedät, mikä projekti on kyseessä, vaan sinun on ymmärrettävä, miksi se on kyseessä. Mikä on yleistavoite?
Se on asia, jonka pyynnön esittäjien pitäisi pystyä ilmaisemaan selkeästi, kun he täyttävät vastaanottolomakkeenne. Heidän tulisi myös ilmoittaa keskeinen mittari, jota he aikovat seurata, jotta olette kaikki samalla sivulla siitä, miten onnistuminen määritellään.
Kun sinulla on nämä tiedot heti alussa, voit toteuttaa projektin loppupeli mielessäsi.
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Kappale
Kuka on tämän projektin yleisö?
Jokaiseen projektiin kuuluu tietty yleisö, ja tämä on tärkeä näkökulma, joka sinun on pidettävä mielessäsi, kun työstät pyydettyä toimeksiantoa.
Sisäänottolomakkeessasi pyynnön esittäjien on ilmoitettava, kuka on heidän aiottu yleisönsä. Onko se tarkoitettu sisäiselle tiimille? Johtokunnalle? Asiakkaille tai asiakkaille? Tiettyyn osajoukkoon näistä?
Tämä sinun on tiedettävä, ennen kuin otat askeltakaan eteenpäin.
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: valintaruudut ja lyhyt vastaus
Mikä on tämän projektin budjetti?
Projektipyyntöjen kohdalla raha on tietysti todellinen huolenaihe. Sinun on tiedettävä, kuinka paljon voit investoida tämän projektin toteuttamiseen, ennen kuin sitoudut yksittäiseen resurssiin.
Täyttäessään vastaanottolomaketta pyynnön esittäjien tulisi ilmoittaa heti budjettirajoituksensa – tai ainakin vaihteluväli, johon projektin on kuuluttava.
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: pudotusvalikko
Mikä on ihanteellinen määräaika projektin valmistumiselle?
Mahdollisuuksien mukaan tiimisi ei hoida vain yhtä projektia kerrallaan. Käsittelet jatkuvasti eri osastojen tai asiakkaiden pyyntöjen tulvaa. Ja jotta voit priorisoida ne tehokkaasti, sinun on tiedettävä, milloin kukin projekti on saatava valmiiksi.
Pyynnön esittäjien tulisi ilmoittaa haluamansa projektin valmistumisajankohta alkuperäisen pyynnön lähettämisen yhteydessä. On fiksua selittää, että heidän toivomansa päivämäärä ei ole takuu – se riippuu siitä, kuinka paljon töitä sinulla on jo valmiina.
Lisää lisäksi suoraan lomakkeeseen varoitus siitä, kuinka paljon aikaa vaadit tyypillisen projektin loppuunsaattamiseen (jotta et saa kasaa viime hetken pyyntöjä).
Paras kenttätyyppi käytettäväksi: päivämäärät
Muut mahdolliset kysymykset, joita työnottolomakkeessasi voidaan kysyä…
Yllä olevat kysymykset ovat tärkeitä käytännössä minkä tahansa projektin ja tiimin kannalta, mutta lomakkeesi vaatii todennäköisesti lisäräätälöintiä ja ehkä jopa lisäkysymyksiä. Seuraavassa on muutamia muita, joiden sisällyttämistä vastaanottoprosessisi malliin voit harkita:
- Kuka on hyväksynyt tämän pyynnön?
- Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Lyhyt vastaus
- Onko olemassa olemassa olevia tiedostoja tai resursseja, jotka meidän pitäisi saada?
- Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Tiedostoliite
- Mitä toimintakutsua tämän projektin tulisi sisältää?
- Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Lyhyt vastaus
- Mitä muuta meidän tulisi tietää tästä projektista?
- Paras kenttätyyppi käytettäväksi: Kappale
Haluatko vielä lisää inspiraatiota, joka saa pyöräsi pyörimään? Tutustu näihin malleihin 10 erityyppiselle pyyntölomakkeelle.
Hanketyön mallinnus: Going beyond the intake form
Täytetty pyyntölomake on ensimmäinen vaihe tavallisessa työn vastaanottoprosessikaaviossa, mutta se on oikeastaan vain jäävuoren huippu. Haluat tehdä muutakin kuin templatoida sisäänottolomakkeen – haluat templatoida koko projektin käynnistysprosessin.
Kunhan lomake on täytetty ja lähetetty, mitä projektin tai asiakkaan vastaanottoprosessin vuokaaviossa pitäisi tapahtua seuraavaksi? Tässä ovat seuraavat vaiheet, jotka sinun ja tiimisi tulisi ottaa.
Automatisoi projektien ja tehtävien luominen.
Projekti kohtaa usein pullonkaulan sen jälkeen, kun sitä on pyydetty, mutta ennen kuin työ todella alkaa.
Osaanottoprosessin osana sinun tulisi ryhtyä toimenpiteisiin tehtävien ja projektien luomisen automatisoimiseksi. Näin ne luodaan työnhallinta-alustassasi heti (ilman lisätyötä sinulta!), jotta edistyminen voi alkaa välittömästi.
Wriken avulla on suoraviivaista muuttaa projektipyynnöt automaattisesti joko valmiiksi rakennetuiksi tehtäviksi tai projekteiksi, jotka on luotu muokattavista malleista.
Tehtävien jakamisen automatisointi.
Sinun ja koko tiimisi on vastaavasti oltava yksimielisiä siitä, kuka on vastuussa mistäkin, jotta projekti voi lähteä liikkeelle. Et voi jäädä odottelemaan, että joku astuu paikalle.
Tästä syystä sinun kannattaa myös automatisoida tehtävien jakaminen tiimin jäsenille. Tämä lisää vastuuvelvollisuutta ja varmistaa samalla, ettei ole epäselvyyttä siitä, kenen pitäisi aloittaa työt.
Tehtävien ja projektien automaattisen luomisen lisäksi Wriken avulla voit määrittää automaattisesti erityyppisiä töitä mukautettujen kenttien vastausten, kuten sijainnin, projektityypin tai muiden erityisvaatimusten perusteella.
Jätä aikaa uudelleentarkasteluun.
Kun nämä tehtävät on luotu ja toimeksiannot tehty, varaa sisäänottoprosessiisi riittävästi aikaa, jotta tiimin jäsenet voivat tarkistaa omat henkilökohtaiset panoksensa ja vaatimuksensa.
Tällöin heillä on mahdollisuus varmistaa, että heillä on kaikki, mitä he tarvitsevat aloitusta varten, sekä esittää kaikki selventävät kysymykset, joita heillä on kyseisestä projektipyynnöstä.
Muista, että nämä kysymykset tulisi esittää sinulle tai sille, joka toimii tiimisi yhteyshenkilönä projektissa, jotta viestintä pysyy keskitettynä ja kulkee yhden henkilön kautta.
Tarjoa päivitys pyynnön esittäjälle.
Sen jälkeen on aika kiertää takaisin alkuperäisen projektin pyytäjän kanssa ja tehdä muutama asia:
- Vahvista projektipyynnön vastaanotto
- Kysy tiimisi jäsenten esiin tuomia tarkentavia kysymyksiä
- Tarjoa arvioitu aikataulu projektin valmistumiselle
Nämä asiat kannattaa tehdä kommenttina varsinaiseen tehtävään tai projektiin työnhallinta-alustassasi, jotta kaikki asiaankuuluva yhteydenpito ja päivitykset pysyvät kyseisessä paikassa.
Voidaksesi nopeuttaa tätä prosessia entisestään, tallenna kommenttiteksti jonnekin, jotta voit nopeasti käyttää sitä kommenttimallina kaikissa tulevissa pyyntöjen päivityksissä.
Pidä aloituskokous.
Erityisesti monimutkaisissa tai pitkäkestoisissa projekteissa saatat myös haluta sopia aloituskokouksen kaikille niille, jotka osallistuvat kyseiseen projektiin.
Tämä menee pidemmälle kuin ensimmäinen vastaanottovahvistus, ja sen avulla kaikki keskeiset sidosryhmät voivat sovittaa yhteen odotuksensa projektin suhteen, jolloin voitte toivottavasti välttyä väärinkäytöksiltä tai suurilta ongelmilta.
Luo vastaanottoprosessin malli ja virtaviivaista projektityötäsi
Kuten sekä sinä että Josie opitte nopeasti, koko vastaanottoprosessin mallintaminen – alkuperäisestä pyynnöstä varsinaiseen aloittamiseen – tarjoaa lukuisia etuja, kuten paremman johdonmukaisuuden ja runsaasti säästettyä aikaa.
Vaikka sinulla on joustavuutta luoda prosessi, joka toimii parhaiten sinulle ja tiimillesi, yleinen sisäänottoprosessin rakenne, jota kannattaa noudattaa, on seuraava:
- Vastaanota täytetty työpyyntölomake
- Luo automaattisesti tehtäviä ja projekteja
- Kohdista tehtävät automaattisesti
- Katsele pyyntö ja asiaankuuluvat tehtävät
- Vahvista pyynnön vastaanotto ja projektin aikataulu
- Järjestä aloituspalaveri
Tee näin jokaisen projektin osalta, jonka tiimisi on saatettava loppuun, ja käytät vähemmän aikaa prosessin hallintaan ja enemmän aikaa keskittyä olennaiseen: projektin läpiviemiseen.
Valmis virtaviivaistamaan sisäänottoprosessiasi entisestään? Aloita Wriken ilmaisella kokeilujaksolla.
Ja jos haluat oppia lisää täydellisen työnvastaanottoprosessimallin luomisesta, tutustu näihin jatkopostauksiin:
- 5 ominaisuutta, joita työnottoprosessityökalussasi tulisi olla: korostaa keskeisiä ominaisuuksia, jotka parantavat sisäänottoprosessin mallien laatua ja luotettavuutta
- 4 merkkiä siitä, että projektin sisäänottoprosessisi on vanhentunut: miten hyödyntää projektin sisäänoton parhaita käytäntöjä hyvin määritellyn prosessin rakentamiseksi
.