Keskustelu osista tai ominaisuuksista. Pääosa kuvauksestasi on kunkin osan tai ominaisuuden käsittely. Sinun on jaettava kuvaamasi asia osiin tai ominaisuuksiin tai molempiin. Osat ovat helppoja: esimerkiksi puukynässä on lyijyä, puinen tynnyri, pyyhekumi ja metalliklipsi. Ominaisuudet ovat kuvailtavissa olevia asioita, mutta ne eivät ole osia: esimerkiksi lyijykynällä on tietty paino, pituus, leveys ja niin edelleen. Jos olisit aloitteleva kiinteistöpäällikkö ja joutuisit kuvaamaan tyhjää tonttia yrityksen arkistoja varten, kuvailisit sitä luultavasti sen ominaisuuksien avulla: sijainti, neliömäärä, maasto, kasvillisuus, julkisyhteydet ja niin edelleen. (Katso esimerkkien alkeellisen kivikaapimen kuvausta; osa siitä on järjestetty ominaisuuksien mukaan ja osa osien mukaan!)
Kun olet jakanut kuvaamasi asian osiin, ominaisuuksiin tai molempiin, seuraava tehtäväsi on kuvata kukin niistä. Mekaanisten asioiden kohdalla on hyvä aloittaa määrittelemällä osa, selittämällä sen toiminta. Sen jälkeen kuvailet osaa yleisestä erityiseen käyttäen mitä tahansa sopivia kuvailun lähteitä.
Huomaa, että kuvailussa voi sekoittaa muitakin kirjoitustapoja. Huomaat, että selität toimintoja, määrittelet termejä, keskustelet hieman prosessista kuvatessasi. Se ei ole ongelma, kunhan pääpaino ja suurin osa sisällöstä on todella kuvausta.
Keskustelu asiaan liittyvästä toiminnosta tai prosessista. Jossain vaiheessa kuvausta, usein lopussa, on hyödyllistä tiivistää kuvaamaasi kohteeseen liittyvä toiminto tai prosessi. Jos olet esimerkiksi juuri kuvannut mekaanisen lyijykynän, voit selittää lyhyesti, miten sitä käytetään. Jos olet juuri kuvannut lumihiutaleen, voisit käsitellä prosessia, jonka avulla se muodostui.
Kuvauksen lähteet
Kuvausta kirjoittaessasi sinun on mietittävä, millaisia kuvailevia yksityiskohtia voit antaa. Joskus kuvaukset ovat melko heikkoja tällä osa-alueella. Käytä seuraavaa luetteloa kuvauksen suunnitteluun tai kirjoittamasi kuvauksen tarkistamiseen. Mieti, millaisia kuvailevia yksityiskohtia voisit antaa, tai käytä seuraavaa luetteloa havaitaksesi luokat, joita et ole käyttänyt:
| väri korkeus leveys muoto paino materiaalit tekstuuri sijainti kiinnitystavat tuoksu |
syvyys määrä kuvio, muotoilu ainesosat ikä osat pituus viimeistely lämpötila kosteuspitoisuus kosteus |
kaavamainen näkymäkuvauskuvauksista. Muista, että tämä on vain tyypillinen tai yleinen malli sisällöstä ja organisaatiosta-monet muutkin ovat mahdollisia.
Muita huolenaiheita
Kuvauksissa joutuu luultavasti miettimään, miten käsitellä numeroita, lyhenteitä ja symboleja:
Numerot. Muista, että tekninen kirjoittaminen rikkoo joitakin niistä säännöistä, joita olet niin kovasti opetellut aiemmilla kirjoituskursseilla. Teknisen kirjoittamisen yhteydessä olemme usein erittäin huolissamme numeroista ja haluamme niiden erottuvan. Tämä tarkoittaa, että juoksevassa tekstissä kannattaa käyttää numeroita silloin, kun luku ilmaisee tarkan, mitatun tai mitattavissa olevan määrän tai kun se edustaa kriittistä arvoa. Esimerkiksi näissä lauseissa näyttää olevan tärkeää, että numerot ovat tarkkoja:
Kupin halkaisija on 3 tuumaa.
Kiinnitä juliste seinään neljällä naulalla.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita numeroiden käyttämistä yhdentekeville arvoille. Esimerkiksi tässä lauseessa ei ole mitään sydäntäsärkevää siinä, kuinka monta osiota raportissa on:
Raportissa on neljä pääosiota.
Katso lisätietoja luvusta Numerot vs. sanat.
Kuvaavan kappaleen anatomia. Tyypillisesti se alkaa jollakin toteamuksella osan tarkoituksesta tai tehtävästä, ja kuvailevat yksityiskohdat seuraavat. Kuvaileva yksityiskohta ammentaa kuvauksen ”lähteistä” – esimerkiksi väristä, muodosta, leveydestä ja korkeudesta.
Lyhenteet. Teknisessä kirjallisuudessa odotamme näkevämme lyhenteitä. Käytä niitä kuvauksessasi vapaasti. Muista lyhenteiden välimerkkisääntö – merkitse ne välimerkillä vain, jos ne muodostavat sanan (esimerkiksi ”in.”). Muista myös, että lyhenteet eivät käy yhteen sen numeron kanssa, jonka kanssa niitä käytetään (tee esimerkiksi ”8 mm:n teippi” tai ”8 mm:n teippi” mutta älä ”8 mm:n teippi”).
Symbolit. Yleisin symboleihin liittyvä ongelma ohjeissa ja kuvauksissa liittyy tuumiin ja jalkoihin. Jos kirjoitat ohjeita puusepän unelmaprojektiin, jossa on jalkoja ja tuumia kaikkialla, käytä symboleja ” (tuumat) ja ’ (jalat). Jos kuitenkin mainitset tuuman ja jalan mittoja vain muutaman kerran, käytä sen sijaan sanaa tai lyhennettä.
Grafiikka ja muotoilu kuvauksissa
Useimmissa kuvauksissa tarvitset ainakin yhden kuvauksen kuvaamastasi asiasta, jossa on osiin viittaavat merkinnät. Katso lisätietoja grafiikan luomisesta, muotoilusta ja sisällyttämisestä kuvauksiin luvussa Grafiikka.
Ohjeet. Kuvauksissa kannattaa käyttää otsikoita ja alaotsikoita yksittäisten osien tai ominaisuuksien käsittelyn rajaamiseksi. Muista, että mieluiten haluat kuvata jokaisen osan erillisessä kappaleessa tai jaksossa – ja merkitä tämä keskustelu otsikolla. Jos sinulla on taustaosio, käytä sillekin otsikkoa. Katso erityisvaatimukset otsikoita koskevasta osiosta.
Luettelot. Luettelot eivät ole kuvauksissa läheskään niin tärkeitä kuin ohjeissa. Jos kuitenkin eritellään osia tai alaosia tai luetellaan eritelmiä, nämä ovat hyviä tilanteita luetteloille. Katso erityisvaatimukset luetteloita koskevasta kohdasta.
Erikoishuomautukset. Kuvauksissa erityishuomautuksilla ei ole mitään yhtä tärkeää roolia kuin ohjeissa. Loppujen lopuksi, jos kyseessä on todella kuvaus, lukijan ei pitäisi yrittää noudattaa mitään menettelyä eikä näin ollen ottaa riskiä siitä, että hän vahingoittaa laitteita, tuhlaa tarvikkeita, mokaa menettelyn tai vahingoittaa itseään tai muita. Huomautuksen erityishuomautus voi kuitenkin olla hyödyllinen tärkeiden seikkojen tai poikkeusten korostamiseksi. Katso kohta Erityishuomautukset, jossa käsitellään perusteellisesti näiden erityishuomautusten asianmukaista käyttöä sekä niiden muotoa ja sijoittamista ohjeisiin.
Olisin kiitollinen ajatuksistanne, reaktioistanne ja kritiikistänne tätä lukua koskien: Vastaus-David McMurrey