Jokainen haluaa asua ja työskennellä turvallisessa ja toimivassa ympäristössä, joka on yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat elämämme laatuun.
Ikiinteistönomistajan roolissa saatat ehkä miettiä, millaisiin toimenpiteisiin sinun on ryhdyttävä varmistaaksesi, että kiinteistösi täyttää nämä odotukset. Löytääksesi vastauksen sinun tulisi ensin tutustua kiinteistöjen kunnossapidon sisä- ja ulkopuoliin.
Hyvä paikka aloittaa on lukea tämän artikkelin loppuosa, sillä me:
- keskustelemme siitä, mitä kiinteistöjen kunnossapito kattaa
- selvennämme, mikä on kansainvälinen kiinteistöjen kunnossapitosäännöstö
- vertailemme kaupallisten kiinteistöjen kunnossapitoa vs. oman kunnossapitoryhmän perustamista
- esittelemme 4 tärkeää vinkkiä, joiden avulla voit pitää kiinteistöäsi tip-top-kunnossa
Mitä kiinteistöjen kunnossapito on?
Kiinteistöhuolto on prosessi, jossa asuin- tai majoitusrakennus ja sen välitön ympäristö säilytetään optimaalisessa kunnossa erityisten huoltotoimien avulla.
Se viittaa erilaisiin toimintoihin, jotka ovat välttämättömiä, jotta rakennus pysyy toimivana ja viihtyisänä asukkaidensa kannalta (minkä vuoksi sitä käytetään usein synonyymisti termin rakennuksen ylläpito kanssa).
Kiinteistöjen kunnossapitotoimiin kuuluvat:
- rakennuksen sisäisten ja ulkoisten yhteisten tilojen (mukaan lukien viemärit, kattoräystäskourut, käytävät jne.)
- jyrsijöiden torjunta ja poisto
- puutarhan- ja maisemanhoito
- roskien lajittelu ja hävittäminen
- kaikkien mekaanisten- ja sähköisten järjestelmien (valaistus-, LVI-, vesihuolto-, vedenlämmitys-, vedenlämmitys-, yms.)
- turvallisuustarkastukset (mekaanisten ja sähköjärjestelmien ennakoivat rutiinitarkastukset, palontorjunta-asennukset ja koko tilojen turvallisuustarkastukset).
Kiinteistöjen kunnossapito on hyödyllistä sekä asukkaille että kiinteistönomistajalle, sillä se pitää kaikki tyytyväisinä.
Asukkaana haluat päästä kotiin kiireisen päivän jälkeen ja tietää, että voit rentoutua murehtimatta esimerkiksi tukkeutuneen keittiön tiskialtaan, likaisen, huonosti valaistun ja rasvaisen portaikon, jossa lapsesi voivat kompastua ja loukata itsensä, tai wc:n, joka ei huuhtele. Tästä huolimatta pienet tehtävät, kuten hehkulamppujen vaihto, saattavat olla vuokralaisten itsensä vastuulla. Vuokralaisen ja vuokranantajan vastuut on aina hyvä hahmotella selkeästi, erityisesti vuokrakiinteistöjen osalta.
Kiinteistönomistajana haluat varmistaa, että vuokra-asuntosi säilyttää arvonsa vuosien mittaan ja ettet vietä suurinta osaa päivästäsi yhden tai toisen tyytymättömän vuokralaisen hoitamiseen. Haluat myös välttää vastuukysymykset, jos joku loukkaantuu tiloissa.
Kansainvälisen kiinteistöhuoltosäännöstön (International Property Maintenance Code, IPMC)
Kiinteistöjen kunnossapidon ei pitäisi olla sattumanvarainen prosessi, sillä huono tai riittämätön kunnossapito voi aiheuttaa vakavia ongelmia kaikille, jotka käyttävät kyseistä kiinteistöä. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on olemassa useita määräyksiä ja sääntöjä, joita kiinteistön omistajat ja ylläpitäjät voivat noudattaa.
Yksi näistä säännöistä on International Property Maintenance Code (IPMC). Se on säännöstö, jossa määritellään olemassa olevien rakennusten kunnossapidon vähimmäisvaatimukset. Kansainvälinen kiinteistöjen kunnossapitosäännöstö on kunnossapitoa koskeva asiakirja, joka on luotu täyttämään tarve nykyaikaiselle ja päivitetylle kiinteistöjen kunnossapitosäännöstölle. Se kattaa seuraavat luvut:
Sen tarkoituksena on asettaa vähimmäisvaatimukset rakennuksen osien, kuten rakenteen ulkovaipan, putkiston, koneiston, sähkölaitteiden, saniteettilaitteiden ja palontorjuntalaitteiden, kunnossapidolle. Siinä on esimerkiksi erityisiä suosituksia vedenlämmityslaitteista, lämmitetyn veden ihanteellisesta lämpötilasta, siitä, miten vesi tulisi kierrättää jne.
IPMC uusitaan kolmen vuoden välein, ja se on kansainvälisesti lainkäyttöalueiden hyväksyttävissä ja käytettävissä. Voit tarkistaa täydelliset tiedot siitä, mitä IPMC kattaa, täältä.
Yrityskiinteistöjen kunnossapito vs. oma tiimi
Yksi tärkeäksi valinnaksi muodostuu se, ulkoistetaanko tämä tehtävä yrityskiinteistöjen kunnossapitotiimille vai perustetaanko oma tiimi. Keskustelemme molemmista vaihtoehdoista jäljempänä.
Kiinteistöjen ammattimaisen kunnossapitopalvelun käyttäminen
Jos päätät palkata ammattimaisen kiinteistöjen kunnossapitofirman, voit hyötyä järjestelmällisemmästä lähestymistavasta kunnossapitoon, jonka he ovat kehittäneet vuosien varrella. Joitakin heidän yleensä tarjoamiaan palveluja ovat:
1) Ennaltaehkäisevän kunnossapidon suunnittelu ja aikataulutus
Ammattitaitoisella kiinteistöhuoltoyrityksellä on yleensä vakiintunut järjestelmä jokaisen kiinteistösi tarvitseman kunnossapitotehtävän suunnittelua ja aikatauluttamista varten. Vähintään tällaisen järjestelmän tulisi sisältää:
- Säännölliset kunnossapitotarkastukset, -tarkastukset ja -käynnit.
- Kaiken suoritetun kunnossapidon dokumentointi.
- Suositukset päivityksiä ja parannuksia varten.
- Normaalit menettelyt myyjien ja urakoitsijoiden palkkaamiseksi ja hallinnoimiseksi.
Laadukas liikekiinteistöjen kunnossapitopalvelu pitää vuokralaisesi tyytyväisinä samalla kun se säilyttää ja parantaa omaisuutesi kuntoa.
Vähennä reaktiivista huoltoa 73:lla. He myös esittävät sinulle raportteja tilojen ylläpitokuluista – vähintään joka kuukausi.
3) Vuokralaisten viestinnän hoitaminen
Jos jokainen vuokralaisilta tuleva sähköposti tai tekstiviesti tulee suoraan sinulle, todennäköisesti sinulla ei ole aikaa paljon muuhun. Osa ammattimaisen kiinteistöhuoltoyrityksen tehtävistä on kommunikoida vuokralaisten kanssa ja välittää sinulle vain ne asiat, jotka vaativat huomiotasi.
4) Säädösten noudattamisen varmistaminen
Aiemmin mainitsemamme IPMC:n tavoin on olemassa useita muitakin vaatimuksia, joita paikallinen lainkäyttöalueesi saattaa vaatia kiinteistönomistajilta. Voi olla vaikeaa pitää kirjaa kaikesta. Kaupallisten kiinteistöjen kunnossapitoyrityksen odotetaan valvovan olemassa olevia ja uusia säännöksiä puolestasi ja varmistavan niiden noudattamisen.
Tämä kaikki kuulostaa hyvältä, mutta saatat ihmetellä: mistä löydän kunnollisen kaupallisten kiinteistöjen kunnossapitoyrityksen?
No, tässä on muutamia eri lähestymistapoja, joita voit käyttää. Jos sinulle sopii olla hands-off, voit etsiä kaupallisia kiinteistönhoitoyhtiöitä ja antaa jonkun niistä ottaa ohjat käsiinsä (koska kiinteistönhoito sisältää kunnossapidon hallinnan).
Jos tarvitset vain jonkun huolehtimaan tarvittavista kunnossapitotöistä, voit tehdä Google-hakuja kiinteistöhuoltopalveluista alueellasi ja/tai ottaa yhteyttä muihin tuntemiesi kiinteistönomistajiin ja kysyä, onko heillä jotakuta suositella.
Viimeisiksi, neuvotellessasi urakoitsijan kanssa ei ole pahitteeksi nähdä asioita heidän näkökulmastaan. Tässä on esimerkiksi se, mihin ammattitaitoinen siivousyritys saattaa keskittyä yrittäessään myydä sinulle palvelunsa.
Kiinteistön sisäisen huoltoryhmän käyttäminen
Jos päätät käyttää sisäistä huoltoryhmää, olet vastuussa kaikesta siitä, mitä hahmottelimme edellisessä luvussa, mutta erona on se, että sinulla on suora valvonta henkilöstöön ja tehtyjen töiden laatuun nähden, sinulla on joustavampi huoltobudjetti, joka on hallinnassasi, ja sinulla on kaiken kaikkiaan parempi käsitys kaikista kiinteistössäsi esiintyvistä ongelmista ja kunnossapitotoimenpiteistä.
Huoltoyksikön järjestäminen vaatii kuitenkin jonkinasteista suunnittelua. Seuraavassa on vaiheita, joita voit noudattaa sisäisen kiinteistöhuoltoryhmän rakentamisessa:
- Määritä palkkaamasi tiimin taidot ja koko. Aloita listaamalla kaikki kiinteistösi edellyttämät huoltotoimet (siivouksesta laitteiden korjauksiin). Tämä auttaa sinua määrittämään, keitä tarvitset, esim. siivoojia, puutarhureita, LVI- ja sähköasentajia jne.
- Harkitse tämän jälkeen, kuinka monta tuntia kukin henkilö pystyy keskimäärin työskentelemään työvuorossa ja kuinka monta työvuoroa tarvitset päivässä, jotta voit arvioida, kuinka monta henkilöä palkkaat. Riippuen siitä, kuinka suuri kiinteistö on, saatat tarvita kiinteistöpäällikön tai ainakin esimiehen koordinoimaan henkilökuntaa.
- Älä kiirehdi palkkaamista. Suorita perusteelliset haastattelut ja tarkista, että mahdolliset käsityöläisesi ovat päteviä aiottuihin tehtäviinsä. Voit myös turvallisesti nopeuttaa tätä prosessia ulkoistamalla tämän vaiheen hyvämaineiselle huoltohenkilöstön rekrytointitoimistolle.
- On joitakin tehtäviä, joita ei yleensä ole taloudellisesti kannattavaa täyttää talon sisällä, joten älä poista ulkoistamista kokonaan. Et esimerkiksi palkkaa kokoaikaista hissiteknikkoa, kun hissit eivät tyypillisesti vaadi huoltoa yhtä usein kuin muut järjestelmät.
Kummankin lähestymistavan hyvät ja huonot puolet
Mitä tahansa lähestymistapaa valitsetkin, sinun on määriteltävä kiinteistöjen kunnossapidon keskeiset tunnusluvut (KPI:t) ja seurattava niitä varmistaaksesi, että kaikki kunnossapidon toiminnot tähtäävät samoihin tavoitteisiin.
4 vinkkiä, joilla pidät kiinteistösi huippukunnossa
Yllämainittujen lisäksi tässä on muutama vinkki, joiden avulla voit taata, että kiinteistösi pysyy jatkuvasti parhaassa kunnossaan:
#1) Aseta kunnossapidon rahoitus etusijalle
Kun niin monet muut kiinteistösi asiat vaativat rahoitusta, voi olla houkuttelevaa leikata kunnossapitomenoja. Tämä voi kuitenkin johtaa omaisuuden nopeaan rappeutumiseen ja hallitsemattomaan lykättyjen kunnossapitokustannusten listaan, joka luo ihanteelliset puitteet turvallisuusriskien syntymiselle.
Näiden ja vieläkin useampien ongelmien välttäminen edellyttää, että arvioit ja budjetoit ennakoivasti käyttö- ja pääomakustannusten kunnossapitokustannukset vuosittain. Yleensä on suositeltavaa budjetoida vuosittaiseen huoltobudjettiin vähintään 2-4 % kiinteistön nykyisestä jälleenhankinta-arvosta. Joidenkin sisäisten tietojen mukaan jokainen kunnossapitoon käyttämäsi dollari säästää pitkällä aikavälillä 5 dollaria.
#2) Hanki ja käytä kestäviä komponentteja
Pitäessäsi kiinteistösi huippukunnossa haluat käyttää varaosia, jotka toimivat turvallisesti ja kestävät mahdollisimman pitkään. Kun varastoit varaosavarastoosi (tuuletinhihnoja, LVI-osia, hehkulamppuja, moottoreita, pumppuja jne.), jotka ovat korkealaatuisia, investoit kiinteistösi pitkäikäisyyteen.
Vaikka erittäin kestävät osat saattavat maksaa alussa hieman enemmän, ne auttavat sinua säästämään tulevissa korjauksissa ja minimoimaan usein toistuvat uusintatyöongelmat.
#3) Automatisoi kunnossapidon hallinnointi
Kunnossapitoryhmäsi/-palveluntarjoajasi ammattitaidosta riippumatta jokaisen kunnossapitotehtävän hallinnassa pysyminen voi olla nopeasti haastavaa. Etenkin suurissa, usean yksikön kiinteistöissä kaiken seuraaminen manuaalisesti voi nopeasti synnyttää tehottomuutta ja jättää tilaa hukkaan heitetylle ajalle ja resursseille.
Sentähden yhä useammat kiinteistönhoitajat ovat kiinnostuneita kunnossapidon hallinnan automatisoinnista käyttämällä tietokonepohjaista kunnossapidon hallintajärjestelmää. Mobiilin CMMS-järjestelmän avulla voit virtaviivaistaa ja optimoida kunnossapidon kaikkia osa-alueita, hoitaa toistuvia hallinnollisia tehtäviä, seurata turvallisuutta, mitata suorituskykyä, vähentää kunnossapitokustannuksia ja paljon muuta.
Jos et tiedä, mikä CMMS-järjestelmä on, tutustu oppaaseemme Mikä on CMMS-järjestelmä ja miten se toimii.
Limble-järjestelmän kaltaisen CMMS-järjestelmän lisäetuna on ulkoistettujen kunnossapitopalvelujen valvonta. Voit antaa kaupallisen kiinteistöhuoltoyrityksen teknikoille rajoitetun pääsyn tilillesi ja antaa heille työmääräyksiä Limblen kautta. Näin voit varmistaa, että työt todella tehdään ja että ne tehdään nopeasti.
#4) Mahdollistaa säännölliset kiinteistöjen tarkastukset
Toinen peruskäytäntö kiinteistösi pitämiseksi optimaalisessa kunnossa on ottaa käyttöön säännölliset kiinteistöjen kunnonarvioinnit (FCA). FCA antaa sinulle kattavat perustiedot siitä, miten koko kiinteistö ja sen järjestelmät toimivat. Nämä tiedot auttavat nostamaan esiin alueita, joilla on parantamisen varaa.
Kuntotarkastusryhmä tarkistaa FCA:n aikana muun muassa kaikkien omaisuuserien nykykunnon ja tunnistaa mahdolliset turvallisuusriskit nopeita korjaustoimia varten.
Keskeiset johtopäätökset
Jos omistat tai hallinnoit tällä hetkellä asuinkiinteistöä, kiinteistöjen kunnossapito ei ole asia, jota et saa unohtaa. Sitä vaaditaan ja säännellään lailla useimmilla lainkäyttöalueilla.
Sen sanottuaan, lain noudattamisen lisäksi kiinteistöjen kunnossapidon hyödyt ovat liian monet sivuutettaviksi.
Onneksi sen ei tarvitse viedä liikaa aikaasi. Riippumatta siitä, palkkaatko kaupallisen kiinteistöhuoltoyrityksen vai perustatko sisäisen huoltoryhmän, tärkeintä on varmistaa, että kunnossapito on jatkuvaa ja että kiinteistösi kunnossapidosta vastaavilla henkilöillä on asianmukaisen toteutuksen edellyttämät taidot, rahoitus ja välineet.
Jos harkitset CMMS-ohjelmiston käyttöä kiinteistönhuollon eri osa-alueiden parantamiseksi, olemme aina valmiita keskustelemaan.
