Sidosryhmärekisterin ymmärtämiseksi on tärkeää määritellä ensin termi ”sidosryhmä”. PMBOK-oppaassa sidosryhmä määritellään henkilöksi tai organisaatioksi, joka on aktiivisesti mukana projektissa tai jonka etuun projektin toteuttaminen tai loppuun saattaminen voi vaikuttaa myönteisesti tai kielteisesti. Siinä kerrotaan, että sidosryhmä voi myös vaikuttaa projektiin ja sen tuotoksiin.
Sidosryhmärekisteri on projektinhallinta-asiakirja, johon kirjataan tunnetut sidosryhmät ja niiden tunnistetiedot. Alla olevaan ilmaiseen sidosryhmärekisterimalliin kirjataan sidosryhmän nimi, titteli tai rooli projektissa ja yhteystiedot. Mallissa on myös ”muistiinpanot”-osio, johon voidaan kirjata tietoja, kuten sidosryhmien suosima viestintämenetelmä.
Kuten kaikki projektinhallinta-asiakirjat, tämäkin malli on räätälöitävä vastaamaan projektisi vaatimuksia. Huomaa, että tämä malli on rekisteri eikä sitä ole suunniteltu sidosryhmäanalyysin suorittamiseen. Sidosryhmäanalyysi suoritetaan erillisessä asiakirjassa.